Todas las Pymes independientemente del grupo en que se encuentren tienen una serie de obligaciones, así que sea que hablemos de autónomos, sociedades mercantiles o sociedades profesionales, todas ellas tienen que estar al día con el cumplimente de una serie de trámites.
Pyme es el acrónimo para Pequeña y Mediana Empresa. Esta definición está basada en el volumen de ingresos, valor del patrimonio y número de trabajadores que pueda tener la empresa.
Así según estos parámetros se categoriza una pyme de la siguiente forma:
Fuente: Portal Pyme
Todas las pymes están sujetas a unos plazos y formas de presentación, de ahí que muchas recurran a otras empresas de servicios externos como asesorías para agilizar la carga de trabajo que pueda surgir de estas obligaciones.
Tan importante es el poder contar con esa ayuda externa para asesorar a la Pyme en cuestiones legales y fiscales como también el poder contar con una herramienta informática que le ayude a gestionar toda esa información para que sea de fácil acceso para la Pyme.
Las obligaciones de una Pyme pueden ser divididas en estos tres grupos:
- Obligaciones fiscales
- Obligaciones contables
- Obligaciones fijadas por el Reglamento europeo de Protección de Datos (RGPD)
Obligaciones Fiscales
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Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o Impuesto de Sociedades
El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se trata de un impuesto directo y de carácter personal. Grava la obtención de rentas del contribuyente teniendo en cuenta los rendimientos de trabajo, el capital, las actividades económicas, ganancias o pérdidas en cuanto a patrimonio
Se ven afectados por ésta obligación las personas físicas, comunidades de bienes y sociedades no sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
El periodo impositivo es el año natural
El Impuesto sobre Sociedades grava la renta de los sujetos pasivos, sociedades y otras entidades jurídicas residentes en todo el territorio español.
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Impuesto sobre Actividades Económicas
Todas aquellas personas físicas, sociedad o comunidad de bienes que realiza actividades dentro del ámbito nacional deben presentar este impuesto
Existen tres tipos de cuotas: nacionales, provinciales y municipales. La Agencia Tributaria gestiona las nacionales y provinciales.
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Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
Este impuesto grava el consumo de bienes y servicios. Se trata de un tributo de naturaleza indirecta.
En él se tienen en cuenta las entregas de bienes y servicios prestados por la empresa, las importaciones de bienes y adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios.
Dentro de todo esto también se incluye el gas, energía eléctrica, ejecuciones de obras, suministros de productos informáticos, autoconsumo, transportes, etc.
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Facturación
Los profesionales y empresarios están obligados a emitir facturas de toda prestación de servicios o entrega de bienes que realicen durante el desarrollo de su actividad. Además, deben conservar copia de las mismas.
Asimismo, también se debería emitir factura de los pagos anticipados.
Las obligaciones formales dependen del Régimen del IVA al que esté acogida la empresa
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Practicar las retenciones e ingresos a cuenta que indica la Ley
Se considera una retención una deuda tributaria y por lo tanto se está obligado a su liquidación e ingreso, de forma que detrae el porcentaje correspondiente y lo ingresa en la AEAT en nombre del perceptor. Esto se traduce a que la empresa está obligada tanto a practicar la retención, si procede como a hacer el ingreso pertinente.
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Comunicaciones y notificaciones
Las comunicaciones y notificaciones también se han visto afectadas por la era de Transformación Digital en la que estamos viviendo. El acceso electrónico a través de Internet ha determinado una nueva forma de notificar vía telemática.
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Estar dado de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores
La Agencia Tributaria obliga a todos los empresarios a darse de alta y mantener actualizados sus datos en el Censo de Empresarios, Profesionales y retenedores.
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Ventas a otros países de la UE, importaciones/exportaciones
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Declaración informativa anual de operaciones con terceras personas
Salvo alguna excepción deberán relacionar todas aquellas empresas o personas con quienes se hayan efectuado operaciones superiores a 3005.06 € durante el año natural.
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Comunicación de datos al pagador
Obligaciones Contables
Muchas de las obligaciones contables vienen repercutidas por las obligaciones fiscales de le empresa. Así tanto si se trata de un autónomo como de una sociedad civil o una empresa de responsabilidad limitada, la ley exige lo siguiente:
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Llevar el registro de los Libros Contables
La realidad contable a lo largo de un periodo de tiempo viene reflejada en los Libros de Contabilidad. La normal mercantil exige la llevanza del Libro de Inventarios y Cuentas anuales y el Libro Diario.
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Cierres de ejercicios, en caso de empresario con responsabilidad limitada
Al cierre del ejercicio, el empresario deberá presentar las cuentas anuales de la empresa que comprenden:
- El balance
- La cuenta de pérdidas y ganancias
- Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio,
- Un estado de flujos de efectivo
- Obligaciones registrales: Legalización del Libro Diario, de Inventario y de Cuentas Anuales
Al presentar los libros en el Registro Mercantil estamos haciendo oficial y pública la información contable de la empresa. Mediante la Legalización se establece la veracidad de los datos y mediante el Depósito se hace posible el acceso a esos datos a cualquier persona.
Obligaciones de protección de datos
Si tratamos con datos de personas físicas estamos en la obligación de cumplir con la RGPD. El incumplimiento de la obligación en la protección de datos puede ser sancionado por Ley. Por la tanto como empresa habría que tener como mínimo muy presente lo siguiente:
- Debemos obtener el consentimiento de nuestros clientes para obtener los datos de carácter personal
- Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos la existencia de un fichero con dicha información.
- Sin el consentimiento de la persona afectada no se puede hacer uso de los datos ni cederla a terceros
- La RGPD es muy amplia y cubre diferentes circunstancias, como empresa deberíamos informarnos de lo que afecta a nuestra empresa en materia de protección de datos para poder cumplir con ello.
Debido a todas estas obligaciones que como Pymes debemos soportar se crea la necesidad de disponer de herramientas de trabajo que nos faciliten la introducción y alimentación de datos para poder cumplimentar todos los trámites necesarios. De forma que con la simple realización de nuestro trabajo diario a través de aplicaciones y ERP podamos disponer de toda la información para después presentar la documentación necesaria, de forma que mediante la simple emisión de facturas por nuestra ERP o la introducción de gastos de la empresa podamos sacar un registro de facturas emitidas y recibidas que repercutan en la presentación de los libros de IVA o en la declaración periódica de las cuotas de IVA, por ejemplo.
