La reciente Orden HAC/1177/2024, conocida popularmente como la «Orden Ministerial de Verifactu», marca un antes y un después en los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación en España. Esta normativa, publicada en octubre de 2024, tiene como objetivo garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por estos sistemas. A continuación, detallamos los aspectos clave de esta normativa y su impacto en las empresas.
¿Qué es la Orden Ministerial de Verifactu y por qué es importante?
La Orden Ministerial de Verifactu surge en el marco de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003), que introduce nuevas obligaciones para los productores y usuarios de sistemas de facturación. Según la normativa, estos sistemas deben evitar la manipulación y ocultación de datos, asegurando la transparencia y exactitud de la información tributaria enviada a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Objetivos principales:
- Integridad de los datos: Evitar que la información sea modificada o manipulada.
- Trazabilidad y accesibilidad: Permitir a la AEAT acceder a los registros en cualquier momento.
- Estándares de certificación: Exigir que todos los sistemas de facturación estén certificados y usen formatos estándar.
Principales Requisitos Técnicos para los Sistemas de Facturación
La Orden define una serie de especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los sistemas de facturación Verifactu :
- Integridad e inalterabilidad de los registros
Cada sistema debe implementar una «huella» o hash en cada registro de facturación para verificar que no ha sido alterado. Además, debe poder firmar electrónicamente los registros y almacenar esta firma junto a los datos. - Capacidad de remisión de información
Los sistemas de facturación deben estar preparados para enviar registros automáticamente a la AEAT y gestionar certificados electrónicos para asegurar la autenticidad de la información transmitida. - Conservación de registros
Se especifica que los registros de facturación deben ser conservados en un formato electrónico legible y accesible durante el tiempo estipulado por la ley.
Sistemas de Emisión de Facturas Verificables o VERI*FACTU
La Orden HAC/1177/2024 presenta el concepto de «VERI*FACTU», una categoría de sistemas de facturación que cumplen de forma inherente los requisitos de la normativa. Estos sistemas permiten generar un código QR en cada factura que garantiza la trazabilidad y autenticidad del documento.
Ventajas de VERI*FACTU:
- Simplificación del proceso de validación: Las facturas generadas pueden ser verificadas rápidamente a través del código QR.
- Cumplimiento automático: Al ser un sistema certificado, cumple automáticamente con las disposiciones de integridad y trazabilidad exigidas.
Generación y Formato de los Registros de Facturación
Los registros de facturación deben ser generados en formato XML y con una codificación UTF-8, incluyendo elementos específicos como:
- NIF del emisor
- Número y serie de factura
- Fecha de emisión
- Tipo de factura (alta o anulación)
- Cuota e importe total
Esta estructura uniforme permite una mayor claridad y legibilidad de los registros, facilitando la revisión y auditoría por parte de la AEAT.
La Declaración Responsable para los Sistemas Informáticos
Cada sistema de facturación debe contar con una «Declaración Responsable», un documento que identifica al sistema y asegura que cumple con las normativas establecidas en la Orden Ministerial. Esta declaración incluye detalles como el nombre del sistema, su versión, componentes principales y los certificados electrónicos utilizados.
Elementos Adicionales en las Facturas: Código QR y Otros Detalles
Uno de los requisitos destacados de la Orden es la inclusión de un código QR en cada factura, especialmente para aquellos sistemas considerados VERI*FACTU. Este código permite la verificación directa de la factura, evitando posibles alteraciones en los documentos y facilitando su validación.
Repercusiones para las Empresas y los Desarrolladores de Software de Facturación
La Orden Ministerial de Verifactu impone nuevas responsabilidades a los desarrolladores y usuarios de software de facturación:
- Desarrolladores de software: Necesitan adaptar sus productos para cumplir con los requisitos de VERI*FACTU, implementando funcionalidades de hash y firma electrónica.
- Empresas: Deben asegurarse de que sus sistemas de facturación cumplen con la normativa y garantizan la trazabilidad y accesibilidad de sus registros.
Conclusión: La Nueva Era de la Facturación Electrónica en España
La Orden Ministerial supone una modernización de los procesos de facturación con Verifactu, permitiendo a las empresas adaptarse a las exigencias de la era digital con transparencia y seguridad. Este cambio regulatorio no sólo aumenta la confianza en el cumplimiento tributario, sino que también contribuye a una mayor eficiencia y control en la gestión de la facturación.
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