Empresas que utilizan un ERP: ¿Qué tipos de negocios se benefician de esta herramienta?

por Clavei | Nov 18, 2024 | CLAVEi

El uso de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se ha expandido en múltiples sectores y tamaños de empresa debido a los beneficios en eficiencia, automatización y control integral de los recursos. Aunque tradicionalmente los ERP se asociaban a grandes corporaciones, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que adoptan estas soluciones para mejorar sus procesos y optimizar sus operaciones.

¿Qué es un ERP y por qué es tan importante?

Un ERP es una plataforma integral de software que permite a las empresas gestionar y unificar procesos clave como inventario, ventas, finanzas, gestión de proyectos y más, en un único sistema centralizado. Esta integración facilita la colaboración entre departamentos, reduce errores y mejora la toma de decisiones con datos en tiempo real. Los ERP modernos, además, pueden personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de cada sector o tamaño de empresa, lo que los hace atractivos para una amplia gama de negocios.

Sectores Empresariales que Utilizan ERP:

1. Industria Manufacturera.

La manufactura es uno de los sectores que más utiliza los ERP debido a la complejidad de sus operaciones, que incluyen la gestión de inventarios, la planificación de la producción y el control de calidad. Empresas como Tesla usan un ERP para gestionar toda su cadena de suministro y coordinar la producción de sus vehículos, optimizando la asignación de recursos y minimizando los tiempos de inactividad en la planta de ensamblaje. Estos sistemas ayudan a reducir costos y garantizar una producción continua y eficiente mediante la sincronización de inventario y maquinaria en tiempo real.

2. Sector de Alimentos y Bebidas.

El sector alimenticio enfrenta desafíos únicos, como la necesidad de trazabilidad y cumplimiento con regulaciones sanitarias estrictas. Compañías como Nestlé utilizan sistemas ERP para mejorar la trazabilidad y cumplir con normativas de seguridad alimentaria. La capacidad de un ERP para controlar inventarios y gestionar la cadena de suministro permite a las empresas de este sector mejorar la eficiencia operativa y reducir el desperdicio de productos perecederos, garantizando la frescura de los alimentos que entregan a sus clientes.

3. Empresas de Distribución y Comercio Minorista.

El comercio minorista y las empresas de distribución dependen en gran medida de los ERP para gestionar inventarios, optimizar la logística y mejorar la experiencia del cliente. Empresas como Amazon integran ERP para gestionar complejas operaciones logísticas, lo que les permite realizar entregas rápidas y reducir tiempos de espera para el cliente. La centralización de la información facilita la toma de decisiones sobre pedidos, distribución y promociones en múltiples ubicaciones y puntos de venta, además de permitir una visión detallada de los inventarios en tiempo real.

4. Sector Financiero y de Servicios.

Las instituciones financieras y las empresas de servicios profesionales utilizan ERP para gestionar datos financieros, recursos humanos y relaciones con clientes. El ERP ayuda a consolidar información sobre las operaciones de clientes y empleados, lo cual mejora la gestión de proyectos y la atención al cliente. Estos sistemas permiten una trazabilidad y control exhaustivos en la gestión financiera, simplificando procesos como la contabilidad, la nómina y el cumplimiento regulatorio.

5. Empresas Logísticas.

Las empresas de logística dependen de la precisión y la eficiencia, por lo que un ERP les permite gestionar rutas de transporte, inventarios y controlar los vehículos en tiempo real. Estas empresas pueden reducir costos optimizando rutas y garantizando que sus vehículos y productos estén siempre localizables y operativos. Además, un ERP les permite realizar un seguimiento detallado de los envíos, optimizando la planificación de la cadena de suministro y mejorando la satisfacción del cliente.

6. Empresas de Construcción.

Las empresas constructoras utilizan ERP para planificar proyectos, asignar recursos y gestionar presupuestos. Este tipo de negocio requiere una planificación detallada de actividades y una gestión eficiente de recursos como materiales y personal. Los sistemas ERP permiten a estas empresas prever los costos, asignar tareas y realizar un seguimiento de los proyectos en tiempo real, lo que ayuda a evitar retrasos y optimizar la utilización de los recursos.

Ejemplos de Empresas de Éxito que Usan ERP:

• Wonders: Empresa puntera de fabricación y distribución de Calzado utiliza ClaveiPro ERP integrado con la plataforma B2B que le permite gestionar su cadena de suministro a nivel global, optimizando su producción y distribución y reduciendo sus costos operativos.
• BIG MAT: Esta compañía de distribución Mayorista de materiales de construcción implementa ClaveiGes ERP para mejorar la eficiencia en la gestión de su stock, consiguiendo optimizar su almacén y control de venta. Más información sobre este caso de éxito 👉 aquí.
• Exé Shoes: Empresa distribuidora de moda y calzado utiliza ClaveiPro ERP  para gestionar toda la comercialización de sus soluciones. Utilizando también nuestra plataforma B2B que le permite optimizar  sus canales de venta, permitiendo una mejor previsión de la demanda y optimización de inventarios. Más información sobre este caso de éxito 👉 aquí.
• Frutas Escobi: Utiliza Net Agro Erp para gestionar todos los procesos de logística, comercial y administración en las empresas de manipulado, paletización y distribución de frutas y verduras. Más información sobre este caso de éxito 👉 aquí.

Ventajas de Implementar un ERP en diferentes sectores.

✅ Automatización de Procesos

Una de las mayores ventajas del ERP es su capacidad para automatizar tareas repetitivas, lo cual libera tiempo para que los empleados puedan concentrarse en actividades de mayor valor añadido. Esto es especialmente beneficioso en áreas como la manufactura y la logística, donde la eficiencia operativa es clave.

✅ Mejora en la Toma de Decisiones

Con un ERP, las empresas tienen acceso a datos actualizados y centralizados, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas basadas en información en tiempo real. Esto es vital en sectores como el financiero, donde los cambios en el mercado requieren respuestas rápidas.

✅ Reducción de Costos Operativos

Al integrar los departamentos y procesos en un solo sistema, las empresas pueden reducir costos operativos y eliminar redundancias. Esto es evidente en empresas como Amazon y Ford, donde la optimización de la cadena de suministro y la producción resulta en ahorros significativos.

✅ Escalabilidad y Flexibilidad

Los ERP modernos son altamente escalables, lo que significa que pueden adaptarse al crecimiento de una empresa. Esto es esencial para startups y pymes que buscan expandir sus operaciones sin tener que invertir en nuevos sistemas.

Conclusión: ERP como pilar fundamental de la gestión empresarial

La implementación de un ERP no solo facilita la gestión de recursos y procesos, sino que también permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y mantenerse competitivas. Gracias a su flexibilidad y personalización, los ERP se han convertido en una herramienta fundamental tanto para grandes corporaciones como para pequeñas empresas que buscan optimizar su operativa y maximizar su eficiencia. En resumen, la adopción de un ERP es una inversión estratégica que permite a las empresas de todos los sectores y tamaños mejorar su rendimiento, reducir costos y gestionar sus operaciones con mayor precisión.

Caso de Éxito: Exé Shoes y ClaveiPro – Innovación en el Sector del Calzado

por Clavei | Nov 11, 2024 | CLAVEi

En el competitivo mundo de la moda y el calzado, mantenerse a la vanguardia implica mucho más que crear diseños atractivos; requiere eficiencia, precisión y una gestión impecable de los procesos. Hoy, compartimos el caso de éxito de Exé Shoes, una marca de calzado femenino fundada en Elche en 2004, que ha confiado en nuestro software ERP ClaveiPro para optimizar su operativa y adaptarse a los constantes cambios del mercado.

Exé shoes: Una marca audaz y de calidad

Exé Shoes ha ganado reconocimiento a nivel internacional gracias a su enfoque en el diseño atrevido, la calidad de sus productos y un precio accesible. Con más de 15 años en el mercado, Exé se ha consolidado como una marca exclusiva para mujeres de todas las edades, apasionada por ofrecer moda que destaca. Exé Shoes es sinónimo de “moda, diseño y atrevimiento.”

La oportunidad de innovación: La solución claveiPro 👌

Cuando Exé Shoes decidió dar un paso hacia la digitalización de sus procesos, eligió ClaveiPro como el ERP que le permitiría integrar y gestionar su operativa de manera centralizada. El desafío de la implantación no era menor: enfrentarse al miedo natural al cambio en cualquier organización y establecer una conexión óptima con su operador logístico, un proceso crucial para la eficiencia y control del inventario en el mundo del calzado.

«El miedo al cambio es algo normal en cualquier implantación. Sin embargo, Exé Shoes mostró una actitud ejemplar, con disposición y apertura, lo cual fue fundamental para el éxito de esta implementación.» Explica Héctor Moreno,  nuestro consultor experto en ClaveiPro.

Superando desafíos: La clave de una implantación exitosa 💪

El principal reto fue la resistencia al cambio, algo que suele estar presente en cualquier proceso de transformación tecnológica. Pero en Exé Shoes, desde el inicio del proyecto, encontramos un equipo dispuesto a abrazar la digitalización. Además, uno de los aspectos críticos fue la integración con su operador logístico, una necesidad crucial para sincronizar inventarios, documentación y flujos de información en tiempo real.

ClaveiPro no solo superó estos desafíos, sino que lo hizo con eficacia. Gracias a la integración con su operador logístico, Exé Shoes ahora puede intercambiar datos de stocks y documentación de manera bidireccional, mejorando así su capacidad de respuesta y control de inventario.

Beneficios tangibles de claveiPro en Exé shoes

La implementación de ClaveiPro no solo permitió optimizar la relación de Exé Shoes con su operador logístico, sino que también automatizó rápidamente las ventas de su red comercial gracias a nuestra herramienta de movilidad de ventas. Esto ha simplificado la labor de su equipo de ventas y ha mejorado la precisión y velocidad de sus procesos comerciales, permitiendo que el equipo de Exé pueda concentrarse en lo que mejor sabe hacer: crear calzado de moda y calidad.

Con esta solución, Exé Shoes ha logrado beneficios notables:

✅ Automatización de la Red Comercial: Nuestra plataforma B2B  integrada con nuestra solución ERP optimizó las operaciones de venta, ofreciendo al equipo comercial mayor flexibilidad y control en la gestión de pedidos.

✅ Integración Logística Completa: La integración bidireccional con el operador logístico permite a Exé Shoes un control exhaustivo de inventarios y documentación, clave para gestionar de manera ágil y precisa las necesidades de su red internacional.

Recomendaciones para el sector calzado en su transformación digital

Para el sector calzado, que combina tradición y artesanía, digitalizar los procesos puede parecer desafiante. Desde Clavei, aconsejamos a las empresas del sector perder el miedo al cambio y ver la digitalización como una herramienta clave de crecimiento.

«Confíen en su proveedor tecnológico como un aliado estratégico. Aunque el calzado es un sector muy artesanal, las barreras para digitalizarse pueden superarse con la actitud correcta.» Recomienda nuestro consultor experto.

Por Qué ClaveiPro es la elección ideal para empresas de moda y calzado

La especialización de ClaveiPro en empresas de moda y calzado hace que nuestra solución sea única en el mercado. Desde el inicio, ClaveiPro está diseñado con las particularidades de este sector en mente: el core de la herramienta es la gestión a través de tallas y combinaciones, fundamentales en el mundo del calzado. Además, nuestro equipo tiene un conocimiento profundo del sector, lo que facilita las implantaciones y permite una comunicación efectiva con nuestros clientes.

«Cuando hablamos de patrones y tallas, entendemos el contexto; no estamos hablando de términos marinos. Tener un equipo que hable el mismo idioma que el cliente agiliza los procesos y genera confianza.» Añade Héctor Moreno , consultor de industria 4.0.

Clavei y Exé shoes: Una alianza estratégica hacia el éxito 🤝

Gracias a la implantación de ClaveiPro, Exé Shoes ha dado un salto en su gestión operativa, mejorando su eficiencia, optimizando su logística y digitalizando sus procesos comerciales. Esta alianza estratégica ha permitido a Exé seguir enfocada en su misión de ser una marca de moda atrevida y de calidad, mientras aprovecha al máximo las ventajas de la tecnología.

En definitiva, el caso de éxito de Exé Shoes y ClaveiPro es un ejemplo de cómo la tecnología puede transformar el sector con un Erp para fabricantes de calzado, ayudando a empresas como Exé a mantener su esencia mientras logran una mayor competitividad en un mercado globalizado. La digitalización es el camino hacia el crecimiento, y en Clavei estamos aquí para guiar a nuestros clientes en cada paso del proceso.

Te invitamos a ver el video completo de este caso de éxito, donde exploramos cómo Clavei ha ayudado a Exe Shoes a transformar su gestión y optimizar sus procesos.

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Guía Completa sobre las Notas de Gastos en la Empresa

por Clavei | Nov 4, 2024 | CLAVEi

Las notas de gastos son documentos fundamentales en la gestión financiera de cualquier empresa. Permiten registrar y controlar los gastos realizados por los empleados en el desarrollo de sus funciones laborales. Una correcta administración de estas notas es crucial para mantener la salud financiera y cumplir con las obligaciones fiscales. En esta guía completa, explicaremos en detalle qué son las notas de gastos, su importancia, cómo gestionarlas de manera eficiente y las mejores prácticas para su control.

¿Qué son las Notas de Gastos?

Las notas de gastos son documentos que los empleados presentan para justificar los gastos realizados durante el desempeño de sus tareas laborales. Estos gastos pueden incluir viajes, alojamiento, comidas, suministros de oficina, entre otros. La nota de gasto debe detallar la naturaleza del gasto, la fecha, el importe y estar respaldada por recibos o facturas.

Componentes de una Nota de Gasto

Una nota de gasto típica incluye los siguientes elementos:

1. Fecha del Gasto: La fecha en que se realizó el gasto.
2. Descripción del Gasto: Detalle del propósito del gasto (ejemplo: almuerzo con cliente, viaje a conferencia).
3. Importe: La cantidad total del gasto.
4. Categoría: Clasificación del tipo de gasto (ejemplo: transporte, alojamiento, comidas).
5. Justificación: Razón por la cual se realizó el gasto.
6. Adjuntos: Recibos o facturas que respaldan el gasto.

Importancia de las Notas de Gastos

Las notas de gastos son vitales por varias razones:

✅ Control Financiero: Permiten un seguimiento detallado de los gastos realizados por los empleados, lo que ayuda a mantener el control del presupuesto de la empresa.

✅ Transparencia y Rendición de Cuentas: Fomentan la transparencia en la gestión de fondos, asegurando que los recursos se utilicen de manera adecuada y eficiente.

✅ Cumplimiento Fiscal: Ayudan a cumplir con las obligaciones fiscales, ya que muchas de estas notas pueden ser necesarias para deducciones de impuestos.

✅ Planificación y Presupuesto: Proporcionan datos valiosos que pueden utilizarse para la planificación financiera y la elaboración de presupuestos futuros.

Cómo Gestionar las Notas de Gastos de Manera Eficiente

La gestión eficiente de las notas de gastos es esencial para evitar errores, fraudes y optimizar los recursos de la empresa. Aquí te presentamos algunos pasos y herramientas clave para lograrlo.

 Establecer Políticas Claras

Es fundamental que la empresa establezca políticas claras y comprensibles sobre la gestión de gastos. Estas políticas deben definir:

• Tipos de Gastos Reembolsables: Especificar qué tipos de gastos son reembolsables y cuáles no.
• Límites de Gastos: Establecer límites para cada categoría de gasto (ejemplo: máximo por noche de hotel, máximo por comida).
• Procedimiento de Presentación: Detallar cómo y cuándo deben presentarse las notas de gastos.
• Documentación Requerida: Especificar qué tipo de documentación se requiere para respaldar cada gasto.

Uso de Software de Gestión de Gastos 

Implementar un software de gestión de gastos puede simplificar enormemente el proceso. Estas herramientas permiten:

• Digitalización de Recibos: Los empleados pueden fotografiar y subir los recibos directamente desde sus dispositivos móviles.
• Automatización de Procesos: El software puede automatizar la revisión y aprobación de gastos, reduciendo el tiempo y los errores manuales.
• Integración con Sistemas Contables: Facilita la integración con el software de contabilidad de la empresa, asegurando un registro contable preciso.
• Generación de Informes: Permite generar informes detallados y personalizados sobre los gastos, facilitando el análisis y la toma de decisiones.

Capacitación de Empleados

Es importante que los empleados comprendan la importancia de las notas de gastos y cómo deben gestionarlas. La empresa debe ofrecer capacitación regular para asegurar que todos estén familiarizados con las políticas y procedimientos establecidos.

Auditorías Periódicas 

Realizar auditorías periódicas de las notas de gastos ayuda a identificar y corregir cualquier problema o irregularidad. Estas auditorías pueden ser internas o externas y deben enfocarse en revisar la autenticidad de los gastos, el cumplimiento de las políticas y la detección de posibles fraudes.

Mejores Prácticas para el Control de Gastos

Adoptar las mejores prácticas en el control de gastos puede mejorar significativamente la eficiencia y transparencia en la gestión financiera de la empresa.

✅ Implementar un Sistema Centralizado

Un sistema centralizado de gestión de gastos permite un seguimiento más eficiente y coherente de todas las notas de gastos. Esto facilita la revisión y aprobación de los gastos, así como la generación de informes consolidados.

✅ Fomentar la Responsabilidad Financiera

Es importante fomentar una cultura de responsabilidad financiera entre los empleados. Esto implica hacerles conscientes de la importancia de gestionar los recursos de la empresa de manera eficiente y ética. Reconocer y premiar el comportamiento responsable puede incentivar a los empleados a seguir las políticas establecidas.

✅ Uso de Tarjetas Corporativas

Las tarjetas corporativas pueden ser una herramienta útil para controlar los gastos. Permiten un seguimiento en tiempo real de los gastos y pueden estar configuradas con límites de gasto predefinidos. Además, facilitan la reconciliación de gastos al final del mes.

✅ Revisión y Actualización de Políticas

Las políticas de gestión de gastos deben ser revisadas y actualizadas regularmente para reflejar cambios en la legislación, la economía y las necesidades de la empresa. Es fundamental mantener a los empleados informados sobre cualquier cambio en las políticas.

✅ Promover la Presentación Oportuna de Gastos

Establecer plazos claros para la presentación de las notas de gastos y promover la presentación oportuna puede ayudar a evitar retrasos y problemas de flujo de efectivo. Las herramientas de software pueden enviar recordatorios automáticos a los empleados para presentar sus gastos a tiempo.

✅ Analizar Datos de Gastos

El análisis regular de los datos de gastos puede proporcionar información valiosa para la toma de decisiones. Identificar patrones y tendencias en los gastos puede ayudar a la empresa a ajustar sus políticas y prácticas para mejorar la eficiencia y reducir costos.

Casos de Uso de la Gestión de Notas de Gastos

A continuación, se presentan algunos casos de uso comunes en la gestión de notas de gastos y cómo una gestión eficiente puede beneficiar a la empresa.

Caso 1: Gastos de Viaje 🛫

Los gastos de viaje son uno de los tipos de gastos más comunes en las empresas. Incluyen transporte, alojamiento, comidas y otros gastos relacionados con el viaje de negocios. Una gestión eficiente de estos gastos implica:

✔️ Políticas Claras de Viaje: Definir qué gastos de viaje son reembolsables y establecer límites claros.

✔️ Herramientas de Reservación: Utilizar herramientas de reservación corporativas que faciliten la comparación de precios y aseguren el cumplimiento de las políticas.

✔️ Informes de Gastos de Viaje: Requerir que los empleados presenten informes detallados de sus gastos de viaje, con todos los recibos y justificantes necesarios.

Caso 2: Gastos de Representación 🍝

Los gastos de representación incluyen aquellos relacionados con la interacción con clientes y socios comerciales, como comidas, entretenimiento y regalos corporativos. La gestión eficiente de estos gastos debe:

✔️ Establecer Límites de Gastos: Definir límites para los diferentes tipos de gastos de representación.

✔️ Justificación Detallada: Requerir que los empleados proporcionen una justificación detallada del propósito de cada gasto.

✔️ Aprobación de Supervisores: Implementar un proceso de aprobación por parte de los supervisores para asegurar que los gastos sean apropiados y necesarios.

Caso 3: Suministros de Oficina 🖇️

Los suministros de oficina son gastos recurrentes que pueden acumularse rápidamente. Una gestión eficiente de estos gastos implica:

✔️ Proveedor Preferido: Seleccionar proveedores preferidos que ofrezcan precios competitivos y descuentos por volumen.

✔️ Control de Inventario: Implementar un sistema de control de inventario para evitar la compra excesiva y el desperdicio de suministros.

✔️ Políticas de Solicitud: Establecer políticas claras sobre cómo y cuándo se pueden solicitar suministros de oficina.

Beneficios de una Gestión Eficiente de las Notas de Gastos

La gestión eficiente de las notas de gastos ofrece numerosos beneficios para la empresa:

✅ Mejora de la Liquidez

Un control adecuado de los gastos ayuda a mejorar la liquidez de la empresa, asegurando que los fondos se utilicen de manera eficiente y se eviten gastos innecesarios. Esto permite a la empresa mantener un flujo de efectivo saludable y estar mejor preparada para enfrentar contingencias financieras.

✅ Reducción de Fraudes

La implementación de políticas claras, auditorías periódicas y el uso de software de gestión de gastos ayudan a reducir el riesgo de fraudes. Un sistema robusto de control de gastos dificulta la presentación de gastos falsos o inflados, protegiendo los recursos de la empresa.

✅ Cumplimiento Legal y Fiscal

La gestión eficiente de las notas de gastos asegura el cumplimiento con las normativas legales y fiscales. Esto es crucial para evitar sanciones y penalizaciones por parte de las autoridades fiscales. Además, facilita la preparación de informes y declaraciones fiscales, ahorrando tiempo y recursos.

✅ Optimización de Recursos

La digitalización y automatización del proceso de gestión de gastos optimiza el uso de los recursos de la empresa. Reduce la carga administrativa y libera al personal para enfocarse en tareas de mayor valor añadido. Además, permite un seguimiento y análisis más preciso de los gastos, facilitando la toma de decisiones informadas.

✅ Mejora de la Satisfacción de los Empleados

Un sistema eficiente y transparente de gestión de gastos mejora la satisfacción de los empleados. Les proporciona claridad sobre las políticas y procedimientos, reduce la incertidumbre y agiliza el proceso de reembolso. Un proceso de reembolso rápido y sin complicaciones es un factor importante en la satisfacción y motivación del personal.

Conclusión

La gestión de notas de gastos es una parte fundamental de la administración financiera de cualquier empresa. Una gestión eficiente y transparente no solo asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que también optimiza el uso de los recursos, mejora la liquidez y reduce el riesgo de fraudes.

Para lograrlo, es esencial establecer políticas claras, implementar herramientas de software de gestión de gastos, capacitar a los empleados, realizar auditorías periódicas y analizar regularmente los datos de gastos. Al adoptar estas prácticas, las empresas pueden mejorar significativamente su eficiencia operativa y su salud financiera.

En última instancia, una gestión eficaz de las notas de gastos no solo beneficia a la empresa en términos de control financiero y cumplimiento, sino que también contribuye a una cultura organizacional de responsabilidad y transparencia, promoviendo la confianza y la colaboración entre todos los miembros del equipo.

Orden Ministerial de Verifactu: Todo lo que Necesitas Saber sobre la Nueva Regulación

por Clavei | Oct 29, 2024 | CLAVEi

La reciente Orden HAC/1177/2024, conocida popularmente como la «Orden Ministerial de Verifactu», marca un antes y un después en los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación en España. Esta normativa, publicada en octubre de 2024, tiene como objetivo garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por estos sistemas. A continuación, detallamos los aspectos clave de esta normativa y su impacto en las empresas.

¿Qué es la Orden Ministerial de Verifactu y por qué es importante?

La Orden Ministerial de Verifactu surge en el marco de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003), que introduce nuevas obligaciones para los productores y usuarios de sistemas de facturación. Según la normativa, estos sistemas deben evitar la manipulación y ocultación de datos, asegurando la transparencia y exactitud de la información tributaria enviada a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Objetivos principales:

• Integridad de los datos: Evitar que la información sea modificada o manipulada.
• Trazabilidad y accesibilidad: Permitir a la AEAT acceder a los registros en cualquier momento.
• Estándares de certificación: Exigir que todos los sistemas de facturación estén certificados y usen formatos estándar.

Principales Requisitos Técnicos para los Sistemas de Facturación

La Orden define una serie de especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los sistemas de facturación Verifactu :

1. Integridad e inalterabilidad de los registros
   Cada sistema debe implementar una «huella» o hash en cada registro de facturación para verificar que no ha sido alterado. Además, debe poder firmar electrónicamente los registros y almacenar esta firma junto a los datos.
2. Capacidad de remisión de información
   Los sistemas de facturación deben estar preparados para enviar registros automáticamente a la AEAT y gestionar certificados electrónicos para asegurar la autenticidad de la información transmitida.
3. Conservación de registros
   Se especifica que los registros de facturación deben ser conservados en un formato electrónico legible y accesible durante el tiempo estipulado por la ley.

Sistemas de Emisión de Facturas Verificables o VERI*FACTU

La Orden HAC/1177/2024 presenta el concepto de «VERI*FACTU», una categoría de sistemas de facturación que cumplen de forma inherente los requisitos de la normativa. Estos sistemas permiten generar un código QR en cada factura que garantiza la trazabilidad y autenticidad del documento.

Ventajas de VERI*FACTU:

• Simplificación del proceso de validación: Las facturas generadas pueden ser verificadas rápidamente a través del código QR.
• Cumplimiento automático: Al ser un sistema certificado, cumple automáticamente con las disposiciones de integridad y trazabilidad exigidas.

Generación y Formato de los Registros de Facturación

Los registros de facturación deben ser generados en formato XML y con una codificación UTF-8, incluyendo elementos específicos como:

• NIF del emisor
• Número y serie de factura
• Fecha de emisión
• Tipo de factura (alta o anulación)
• Cuota e importe total

Esta estructura uniforme permite una mayor claridad y legibilidad de los registros, facilitando la revisión y auditoría por parte de la AEAT.

La Declaración Responsable para los Sistemas Informáticos

Cada sistema de facturación debe contar con una «Declaración Responsable», un documento que identifica al sistema y asegura que cumple con las normativas establecidas en la Orden Ministerial. Esta declaración incluye detalles como el nombre del sistema, su versión, componentes principales y los certificados electrónicos utilizados.

Elementos Adicionales en las Facturas: Código QR y Otros Detalles

Uno de los requisitos destacados de la Orden es la inclusión de un código QR en cada factura, especialmente para aquellos sistemas considerados VERI*FACTU. Este código permite la verificación directa de la factura, evitando posibles alteraciones en los documentos y facilitando su validación.

Repercusiones para las Empresas y los Desarrolladores de Software de Facturación

La Orden Ministerial de Verifactu impone nuevas responsabilidades a los desarrolladores y usuarios de software de facturación:

• Desarrolladores de software: Necesitan adaptar sus productos para cumplir con los requisitos de VERI*FACTU, implementando funcionalidades de hash y firma electrónica.
• Empresas: Deben asegurarse de que sus sistemas de facturación cumplen con la normativa y garantizan la trazabilidad y accesibilidad de sus registros.

Conclusión: La Nueva Era de la Facturación Electrónica en España

La Orden Ministerial supone una modernización de los procesos de facturación con Verifactu, permitiendo a las empresas adaptarse a las exigencias de la era digital con transparencia y seguridad. Este cambio regulatorio no sólo aumenta la confianza en el cumplimiento tributario, sino que también contribuye a una mayor eficiencia y control en la gestión de la facturación.

👉 Accede al Boletín oficial del estado aquí.

 

Estados de las Facturas con la Ley Crea y Crece: Lo que Debes Saber para Cumplir con las Nuevas Normativas

por Clavei | Oct 28, 2024 | CLAVEi

La gestión de facturas es un aspecto fundamental de la administración financiera de cualquier empresa, y con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece en España, este proceso ha adquirido aún más relevancia. Esta ley tiene como objetivo mejorar el entorno empresarial en el país, facilitando la creación de empresas y promoviendo su crecimiento mediante la simplificación de los trámites y el endurecimiento de ciertas normativas, especialmente en lo que respecta a la gestión de facturas. En este artículo, analizaremos en profundidad los diferentes estados de las facturas según la Ley Crea y Crece, su impacto en las empresas, y cómo adaptarse a estas nuevas regulaciones para asegurar el cumplimiento y optimizar los procesos financieros.

¿Qué es la Ley Crea y Crece?

La Ley Crea y Crece, formalmente conocida como la Ley 18/2022, es una normativa que fue aprobada en España con el objetivo de fomentar la creación de nuevas empresas y facilitar su crecimiento. Esta ley introduce una serie de medidas para reducir las barreras administrativas y mejorar el entorno de negocio en el país. Entre los aspectos más destacados de la ley se encuentra la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas, independientemente de su tamaño, lo que representa un cambio significativo en la forma en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales.

Objetivos Principales de la Ley Crea y Crece

✅ Facilitar la Creación de Empresas: Simplificar los trámites y procedimientos necesarios para la creación de nuevas empresas, reduciendo costos y tiempos.

✅ Promover el Crecimiento Empresarial: Fomentar el crecimiento de las empresas existentes mediante la reducción de barreras burocráticas y la mejora del acceso a financiamiento.

✅ Aumentar la Transparencia: Mejorar la transparencia en las transacciones comerciales y reducir el fraude mediante la obligatoriedad de la facturación electrónica.

✅ Fomentar la Digitalización: Impulsar la digitalización de las empresas, promoviendo el uso de tecnologías avanzadas para mejorar la eficiencia y la competitividad.

Impacto de la Ley Crea y Crece en la Gestión de Facturas

La Ley Crea y Crece ha introducido cambios significativos en la gestión de facturas, que ahora deben cumplir con ciertos requisitos adicionales para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo. Uno de los aspectos más importantes de la ley es la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas, lo que implica la adopción de nuevas tecnologías y procedimientos para la emisión, recepción y almacenamiento de facturas.

Obligatoriedad de la Facturación Electrónica

La facturación electrónica, que ya era obligatoria para las transacciones entre empresas y la Administración Pública, se extiende ahora a todas las transacciones entre empresas (B2B). Esta medida busca mejorar la transparencia en las operaciones comerciales y reducir el riesgo de fraude y evasión fiscal. Las empresas, independientemente de su tamaño, deben emitir y recibir facturas electrónicas, lo que exige la adopción de un software de facturación compatible con las normativas vigentes.

Ventajas de la Facturación Electrónica:

✅ Reducción de Errores: Al automatizar el proceso de emisión de facturas, se reduce significativamente el riesgo de errores humanos.

✅ Eficiencia Operativa: La digitalización de las facturas facilita su almacenamiento, búsqueda y gestión, mejorando la eficiencia operativa.

✅ Cumplimiento Normativo: La facturación electrónica asegura que todas las facturas cumplen con los requisitos legales, reduciendo el riesgo de sanciones.

✅ Transparencia y Trazabilidad: Al utilizar un formato estandarizado y compatible con las normativas fiscales, se mejora la transparencia y trazabilidad de las transacciones.

Estados de las Facturas según la Ley Crea y Crece

Con la Ley Crea y Crece, se han introducido diferentes estados para las facturas que reflejan su situación en el ciclo de vida de la transacción. Estos estados son fundamentales para el cumplimiento normativo y la correcta gestión financiera. A continuación, analizamos los principales estados de las facturas y su importancia.

1. Factura Emitida 📄➡️

Una factura emitida es aquella que ha sido generada por el emisor (vendedor o proveedor) y enviada al receptor (cliente o comprador). Este es el primer estado de la factura y marca el inicio del proceso de cobro. Según la Ley Crea y Crece, la emisión de la factura debe realizarse en formato electrónico y cumplir con todos los requisitos legales, incluyendo la inclusión de datos fiscales correctos, descripción detallada de los productos o servicios y el desglose de impuestos aplicables.

Requisitos para la Emisión de Facturas:

• Formato Electrónico: Obligatorio para todas las facturas.
• Datos Correctos: Inclusión de todos los datos fiscales necesarios, como el CIF/NIF del emisor y receptor.
• Descripción Detallada: Debe incluir una descripción precisa de los bienes o servicios facturados.
• Desglose de Impuestos: Impuestos como el IVA deben estar claramente desglosados.

2. Factura Recibida ⬅️📄

Una factura recibida es aquella que ha sido aceptada y registrada por el receptor después de ser emitida por el proveedor. Es crucial que la empresa receptora verifique la exactitud de la factura recibida antes de proceder a su registro contable. La Ley Crea y Crece obliga a las empresas a mantener un registro electrónico de todas las facturas recibidas para facilitar su auditoría y control.

Acciones Recomendadas para la Recepción de Facturas:

• Verificación de Datos: Comprobar que todos los datos sean correctos y coincidan con los acuerdos previos.
• Registro Electrónico: Registrar la factura en el sistema contable electrónico de la empresa.
• Archivo Seguro: Almacenar la factura en un sistema que garantice su seguridad y fácil acceso para futuras consultas o auditorías.

3. Factura Pendiente de Cobro 📄💵❔

Una factura pendiente de cobro es aquella que ha sido emitida, pero aún no ha sido pagada por el receptor. Este estado es común en las transacciones comerciales donde se acuerdan plazos de pago. La Ley Crea y Crece destaca la importancia de gestionar de manera eficiente las facturas pendientes de cobro para mantener un flujo de caja saludable y evitar problemas financieros.

Gestión de Facturas Pendientes de Cobro:

• Monitoreo Regular: Revisar periódicamente el estado de las facturas pendientes de cobro.
• Recordatorios de Pago: Enviar recordatorios de pago automatizados a los clientes para evitar retrasos en el pago.
• Negociación de Plazos: Establecer plazos de pago claros y negociarlos si es necesario para asegurar el cobro oportuno.

4. Factura Pagada 📄💵✅

Una factura pagada es aquella que ha sido saldada en su totalidad por el cliente. Este estado indica que la transacción ha sido completada con éxito y que no hay saldos pendientes. La Ley Crea y Crece exige que las empresas mantengan un registro detallado de todas las facturas pagadas, incluyendo la fecha de pago y el método utilizado.

Registro de Facturas Pagadas:

• Actualización del Estado: Cambiar el estado de la factura a «pagada» en el sistema de facturación.
• Registro de Pago: Registrar la fecha y método de pago para futuras referencias.
• Conciliación Bancaria: Asegurarse de que el pago se haya reflejado correctamente en las cuentas bancarias de la empresa.

5. Factura Rectificativa 📄💵🔄

Como mencionamos anteriormente, una factura rectificativa es una factura que se emite para corregir errores en una factura previamente emitida. La Ley Crea y Crece refuerza la importancia de emitir facturas rectificativas en caso de que se detecten errores, en lugar de modificar la factura original. Esto asegura la transparencia y la trazabilidad en el proceso contable.

Situaciones que Requieren una Factura Rectificativa:

• Errores en el Importe: Corrección de montos erróneos.
• Datos Incorrectos: Corrección de errores en los datos del cliente o del producto.
• Descuentos no Aplicados: Ajustes por descuentos que no fueron reflejados en la factura original.

6. Factura Cancelada📄💵 ❌

Una factura cancelada es aquella que ha sido anulada por alguna razón válida, como un pedido cancelado o un servicio que no se prestó. La cancelación de facturas debe realizarse de acuerdo con las normativas vigentes, y en algunos casos, puede requerir la emisión de una factura rectificativa para dejar constancia del motivo de la cancelación.

Procedimientos para la Cancelación de Facturas:

• Justificación de la Cancelación: Registrar el motivo de la cancelación en el sistema contable.
• Emisión de Factura Rectificativa: En algunos casos, emitir una factura rectificativa para ajustar los registros contables.
• Actualización de Registros: Asegurarse de que todos los registros reflejen correctamente la cancelación de la factura.

Adaptación de las Empresas a la Ley Crea y Crece

La implementación de la Ley Crea y Crece requiere que las empresas adapten sus procesos de facturación y gestión financiera para cumplir con las nuevas normativas. A continuación, se detallan algunas estrategias clave que las empresas pueden adoptar para asegurarse de cumplir con la ley y aprovechar al máximo sus beneficios.

1. Implementación de Software de Facturación Electrónica.

La adopción de un software de facturación electrónica es esencial para cumplir con la Ley Crea y Crece. Este tipo de software no solo facilita la emisión y recepción de facturas en formato electrónico, sino que también ofrece herramientas para el seguimiento y la gestión de las facturas en sus diferentes estados.

Características Clave de un Buen Software de Facturación:

• Compatibilidad con Normativas: Asegurarse de que el software esté actualizado y cumpla con las normativas fiscales vigentes.
• Automatización de Procesos: Automatizar tareas como el envío de recordatorios de pago y la emisión de facturas rectificativas.
• Seguridad de Datos: Garantizar la protección de los datos sensibles a través de encriptación y accesos controlados.
• Generación de Informes: Facilitar la generación de informes detallados sobre el estado de las facturas y otros aspectos financieros.

2. Capacitación del Personal.

Es fundamental que todo el personal involucrado en la gestión de facturas esté capacitado en las nuevas normativas y en el uso del software de facturación electrónica. La capacitación regular puede ayudar a reducir errores y asegurar que todos los empleados comprendan sus responsabilidades en el proceso de facturación.

Áreas de Capacitación:

• Normativas Fiscales: Comprensión de la Ley Crea y Crece y sus implicaciones para la gestión de facturas.
• Uso de Software: Formación en el uso del software de facturación electrónica, incluyendo la gestión de los diferentes estados de las facturas.
• Mejores Prácticas: Implementación de mejores prácticas para la emisión, recepción y seguimiento de facturas.

3. Revisión y Optimización de Procesos.

La entrada en vigor de la Ley Crea y Crece es una excelente oportunidad para que las empresas revisen y optimicen sus procesos de facturación y gestión financiera. Esto incluye la revisión de los procedimientos actuales, la identificación de áreas de mejora y la implementación de nuevas prácticas que cumplan con la ley.

Pasos para la Optimización:

• Auditoría de Procesos: Realizar una auditoría interna para evaluar la eficiencia y el cumplimiento de los procesos actuales.
• Implementación de Mejores Prácticas: Adoptar mejores prácticas en la gestión de facturas, como la automatización del seguimiento de pagos y la emisión de facturas rectificativas.
• Monitoreo Continuo: Establecer un sistema de monitoreo continuo para asegurar el cumplimiento y la eficiencia operativa.

4. Colaboración con Asesores Fiscales.

Contar con la asesoría de expertos fiscales puede ser invaluable para garantizar el cumplimiento de la Ley Crea y Crece. Los asesores fiscales pueden ofrecer orientación sobre cómo adaptar los procesos de facturación a las nuevas normativas, así como proporcionar apoyo en la preparación para auditorías fiscales.

Beneficios de la Asesoría Fiscal:

• Cumplimiento Normativo: Asegurar que todos los procesos cumplan con las normativas fiscales vigentes.
• Optimización Fiscal: Identificar oportunidades para optimizar la carga fiscal de la empresa dentro del marco legal.
• Preparación para Auditorías: Proporcionar apoyo en la preparación y gestión de auditorías fiscales, minimizando el riesgo de sanciones.

Beneficios de Cumplir con la Ley Crea y Crece

Aunque la adaptación a la Ley Crea y Crece requiere un esfuerzo inicial, cumplir con esta normativa ofrece numerosos beneficios a las empresas a largo plazo.

✅ Mejora de la Eficiencia Operativa.

La adopción de la facturación electrónica y la automatización de procesos pueden mejorar significativamente la eficiencia operativa, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para la gestión de facturas. Esto permite a las empresas enfocarse en actividades de mayor valor añadido.

✅ Reducción de Errores y Fraudes.

Al cumplir con las normativas de la Ley Crea y Crece, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de errores y fraudes en la gestión de facturas. La transparencia y trazabilidad mejoradas protegen a las empresas de prácticas fraudulentas y garantizan la integridad de los registros financieros.

✅ Cumplimiento Normativo y Reducción del Riesgo de Sanciones.

Cumplir con las normativas asegura que la empresa esté protegida contra sanciones y multas por parte de las autoridades fiscales. Esto no solo protege la reputación de la empresa, sino que también asegura su estabilidad financiera a largo plazo.

✅ Mejora de la Transparencia y la Confianza.

La transparencia en la gestión de facturas, facilitada por la Ley Crea y Crece, mejora la confianza de los clientes, socios comerciales y autoridades en la empresa. Esto puede fortalecer las relaciones comerciales y contribuir al crecimiento y éxito de la empresa.

Conclusión

La Ley Crea y Crece introduce cambios significativos en la gestión de facturas, obligando a las empresas a adaptarse a un entorno más digital y regulado. Si bien estos cambios pueden representar un desafío, también ofrecen una oportunidad para mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo. Al adoptar software de facturación electrónica, capacitar al personal, optimizar los procesos y colaborar con asesores fiscales, las empresas pueden cumplir con la Ley Crea y Crece y beneficiarse de un entorno de negocio más transparente y eficiente. Estas adaptaciones no sólo asegurarán el cumplimiento normativo, sino que también posicionarán a las empresas para el éxito y el crecimiento a largo plazo en un mercado cada vez más competitivo. Es importante matizar que el reglamento europeo de la ley crea y crece todavía no está publicado y tendremos que esperar. Una fecha posible aunque aún no definitiva es que se aplique en el 2025 y para autónomos en el 2026.