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Un Workflow o flujo de trabajo es una forma de automatizar tareas o actividades que forman parte de los procesos del negocio. Fundamentalmente se trata de que la información pase entre los distintos participantes del proceso siguiendo algunas normas predefinidas.
Esto, aunque se puede lograr de forma manual, se puede automatizar gracias a los avances tecnológicos, lo que ofrece muchas ventajas a las empresas.
Si quieres saber más sobre el tema, desde Clavei te contamos todos los detalles.
¿Qué es Workflow y cuáles son sus principales beneficios?
Todas las empresas llevan a cabo procesos repetitivos, algunos de los cuales se realizan casi a diario. Son procesos que consisten en la ejecución de una sucesión de pasos para conseguir el resultado deseado.
Utilizando herramientas de automatización que optimizan el desarrollo de esos procesos vamos a lograr muchas ventajas. Aquí es donde entra en juego el Workflow que traducido al español, se conoce como “flujo de trabajo”, y sirve precisamente para automatizar estas tareas repetitivas.
Dichas tareas, y la información que recopilan, pasan de un trabajador a otro, siguiendo un orden jerárquico y unas reglas. Las reglas y los patrones son establecidos por la empresa.
Así se suelen sistematizar estos flujos, por medio de las tecnologías de la información. Una de las consecuencias de ello es que se puede mejorar la comunicación entre departamentos de una empresa.
Asimismo, implementar los flujos de trabajo ayuda a conectar tanto las tecnologías de la información, como los procesos de negocio.
Esto hace, a su vez, que cada empleado cumpla y ejecute las actividades que le son asignadas, mejorando así la calidad de trabajo.
La ventaja principal y general de implementar este tipo de tecnologías es la optimización del trabajo en el negocio.
Se logra gracias a la mejora en la comunicación entre departamentos y a que, todas las actividades, son planificadas y sistematizadas.
De igual manera, también ayudan a mejorar en gran medida la productividad dentro de la empresa, evitando problemas relacionados con la parte administrativa. Al mismo tiempo, se reducen costes.
Tipos de Workflows
Existen diferentes tipos de workflows, pero generalmente se clasifican en los siguientes grupos:
Workflows de producción
Cuando el conjunto de tareas que manejamos es predecible y repetitivo, hablamos de un flujo de trabajo de producción. Tan pronto como se inician este tipo de procesos, todos en la empresa saben el camino a seguir. Se puede decir que todas las acciones a desarrollar están bien definidas, han sido preestablecidas y son conocidas por todos y aunque se pueden producir cambios o ajustes, pero estos serán mínimos.
Workflows Ad-hoc
Este tipo de workflows permiten modificar el proceso conforme este se va desarrollando, es decir las reglas y tareas que lo componen pueden ser creadas o modificadas durante el funcionamiento del propio proceso.
Workflows administrativos
Es el híbrido entre los tipos de workflows anteriores. Se utiliza para el desarrollo de tareas poco o nada definidas pero que son repetitivas, previsibles y que permiten la inclusión de unas reglas de coordinación relativamente simples.
¿Cómo implementar un Workflow en el negocio?
Si quieres aplicar un flujo de trabajo automatizado en tu negocio, debes seguir las etapas que detallamos a continuación:
1.- Definir los objetivos del workflow
Lo primero a la hora de poner en funcionamiento un workflow es tener muy claros los objetivos que pretendemos conseguir con su aplicación, ¿qué queremos conseguir utilizando ese workflow? Además de definir ese objetivo también identificaremos los siguientes elementos:
Participantes. Tienes que reconocer quiénes serán los participantes del flujo de trabajo. Estos pueden ser tanto personas como sistemas, pero deben ser identificados como participantes.
Acciones. Reconocer las actividades y tareas que los participantes deben llevar a cabo para cumplir con el objetivo del negocio.
Reconocer la información. ¿Cuáles son los datos y la información importante que recopilan los participantes? Se necesita reconocer y definir los datos relevantes que dan con el cumplimiento de las tareas.
2.- Diseño Gráfico del flujo o diagrama de proceso
Cuando ya tenemos claros los participantes, las acciones que estos tienen que llevar a cabo y la información que se tiene que manejar, es interesante plasmar gráficamente todo el proceso detalforma que se puedan visualizar todos los pasos a seguir y las posibles variaciones de ruta, pasos intermedios, participantes, posibles acciones, las condiciones del mismo, y quién debe ejecutar cada paso.
La gráfica permite identificar cada detalle del proceso, y de una forma simple tenemos una visión clara del mismo, podemos así revisar cada paso y tratar de optimizar el flujo. También nos va a ayudar mucho a la hora de acometer el punto siguiente.
3.- Implementar el workflow
Una vez que ya tenemos claro para qué y cómo, será cuestión de desplegar el flujo de trabajo automatizado, de tal manera en que los usuarios puedan utilizarlo.
Plasmaremos el workflow en la herramienta correspondiente ya sea una herramienta de automatización de marketing, de marketing Inbound, de gestión documental, etc.
Es interesante primero hacer pruebas con una pequeña muestra de usuarios para asegurarnos de que el workflow cumple con lo que necesitamos antes de lanzarlo masivamente.
4.- Medir resultados
Es fundamental medir los resultados que se están obteniendo con el workflow y saber así si se cumplen los objetivos definidos en el primer punto y ver si es necesario redefinir o ajustar el mismo o por el contrario no es necesario tocar nada ya que cumple perfectamente con lo que necesitamos.
Principales KPIs para medir el éxito de un Workflow
Para asegurarnos de que nuestros workflows son eficaces, es imprescindible medir resultados, tal y como hemos indicado en el punto anterior. Para ello os dejamos algunos Kpis que os ayudarán a tener una visión integral del rendimiento de vuestros workflows y su impacto en la organización.
1. Tiempo de Ciclo.
Mide el tiempo total necesario para completar un proceso o tarea de un workflow. En general, cuanto mas corto sea ese tiempo, más eficiente será el proceso o tarea.
2. Tasa de cumplimiento de plazos.
Porcentaje de tareas o procesos que se terminan en el tiempo establecido para ello. Si los plazos se están cumpliendo en un porcentaje elevado, nuestro workflow funciona.
3. Tasa de error
Los errores son inevitables, pero es necesario tratar de reducirlos al mínimo posible. Por eso es imprescindible medir la tasa de error, para tratar de tenerla lo más baja posible, si es así estaremos garantizando la calidad y eficacia de nuestros procesos.
4. Número de retrasos.
Complementando el Kpi anterior, debemos tener controlado el número de retrasos o interrupciones del workflow. Esos retrasos se pueden producir por una mala asignación de tareas, falta de recursos, problemas de comunicación y un largo etcétera. Si los tenemos monitorizados, podremos identificar donde se producen para tratar de poner remedio lo antes posible.
5. Tasa de conversión.
Si hablamos de workflows de ventas o de marketing es importante medir el porcentaje de clientes potenciales que terminan completando la acción establecida.
6. Coste por tarea.
Es el coste asociado a la realización de una tarea o proceso. Es algo que puede resultar complejo de calcular puesto que deberíamos tener en cuenta todos los costes asociados (costes laborales, si intervienen materiales, costes indirectos proporcionales, etc.), pero a veces tenemos determinados workflows donde es fácil saber qué cuesta la realización de una tarea concreta, es interesante empezar por estos.
7. Tasa de productividad por empleado.
Mide la cantidad de trabajo completado por cada uno de los empleados que intervienen en el workflow en un periodo de tiempo específico. Podemos medirlo por ejemplo en términos de tareas completadas por cada uno, productos fabricados, servicios prestados, etc. dependerá de nuestra actividad.
8. Ratios de utilización de recursos.
Cuando implementamos un workflow se involucran recursos en el mismo y muchas veces no sabemos si tenemos recursos infrautilizados o por el contrario sobre cargados. Así que es interesante buscar métricas que nos ayuden a conocer su uso y que habrá que adecuar a nuestro tipo de actividad y a los recursos utilizados.
Ahora que sabes cómo implementar un workflow, qué es y cómo puede ayudarte a automatizar los procesos de tu empresa, es el momento de ponerlo en práctica. ¿Necesitas ayuda?
La discontinuidad de una plataforma de software empresarial puede plantear desafíos significativos para cualquier organización. En particular, si has estado confiando en Microsoft Dynamics AX para gestionar tus procesos empresariales, sabrás que Microsoft ya no proporciona soporte y es posible que te estés preguntando qué camino tomar para garantizar el buen funcionamiento de tu empresa.
Afortunadamente, no estás solo en esta situación. Existen numerosas alternativas en el mercado de sistemas ERP(Enterprise Resource Planning) que pueden ayudarte a mantener la eficiencia, la productividad y el control de tus operaciones comerciales.
A continuación, vamos a explorar las razones detrás de la discontinuidad de Dynamics AX y analizaremos algunas de las mejores alternativas disponibles. Tanto si eres una pyme como una gran organización, la elección del ERP adecuado es esencial para el éxito continuo de tus operaciones. Te ayudamos a encontrar la solución perfecta que te permita enfrentar con confianza la discontinuidad de Microsoft Dynamics AX.
¿Qué es Microsoft Dynamics Ax?
Microsoft Dynamics AX es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) desarrollado por Microsoft. Este software ERP se diseñó para ayudar a las organizaciones a gestionar y optimizar unaamplia gama de operaciones comerciales, que incluían finanzas, cadena de suministro, Recursos Humanos, Producción y más.
Dynamics AX proporciona herramientas para la gestión de procesos empresariales, como informes, análisis y automatización de flujos de trabajo, todo dentro de una misma plataforma.
¿Por qué Microsoft ha dejado de mantener Dynamix Ax?
La razón de la discontinuidad de Dynamics AX se encuentra en la estrategia de evolución y rebranding de productos que Microsoft ha estado implementando en su línea de soluciones empresariales:
Convergencia en la plataforma Dynamics 365: Microsoft está consolidando su oferta bajo esta marca. Una solución integral que abarca CRM y ERP.
Microsoft busca ofrecer nuevas características a los usuarios y acceso a las últimas capacidades (flexibilidad, escalabilidad, personalización, etc…)
Actualización de tecnologías subyacentes: como la migración hacia la nube y la adopción de arquitecturas más modernas.
Con la discontinuidad de productos antiguos puede centrarse en brindar un mejor soporte y mantener altos estándares de seguridad en sus soluciones actuales.
Microsoft Dynamics AX ya no se vende ni recibe actualizaciones. Y, aunque los clientes siguen recibiendo soporte durante un tiempo, se alienta a migrar a las últimas versiones del nuevo Dynamics AX upgrade, Dynamics 365.
Valorando alternativas ERP:
¿Actualizar a una versión compatible o migrar a otro ERP?
Ante la discontinuidad de Dynamics AX, las empresas se enfrentan a una encrucijada importante en la gestión de sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta decisión tiene implicaciones significativas para la eficiencia operativa y la capacidad de adaptación de una organización en un mundo empresarial en constante cambio.
Las dos alternativas principales que las empresas deben considerar son la actualización a una versión Dynamics AX upgrade o la migración a un sistema ERP diferente. Ambas opciones tienen sus ventajas y desafíos y la elección dependerá en última instancia de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa.
Por un lado, la actualización a una versión compatible de Dynamics AX upgrade ofrece la ventaja de la continuidad y familiaridad. Los usuarios que han estado utilizando Dynamics AX durante mucho tiempo pueden encontrar una actualización a una versión más reciente de Microsoft.
Por otro lado, la migración a un sistema ERP diferente es una opción excelente para aquellas empresas que desean aprovechar el momento para explorar nuevas capacidades, características o enfoques tecnológicos que Dynamics AX upgrade no ofrece. Al considerar un sistema ERP diferente, las organizaciones tienen la oportunidad de repensar y optimizar sus procesos empresariales de una manera que quizás no era posible con su ERP anterior.
Prácticas recomendadas para una transición exitosa al ERP
Si optas por aprovechar el momento y apostar por un cambio de ERP que te ofrezca más posibilidades, has de saber que una transición exitosa a un nuevo ERP requiere tiempo, planificación, paciencia y la colaboración de todos los miembros de la organización. La implementación de un nuevo sistema ERP es un proyecto significativo y seguir las siguientes prácticas recomendadas puede ayudar a minimizar los problemas y maximizar los beneficios de la nueva solución:
Designa un equipo de proyecto compuesto por miembros de diferentes departamentos que comprendan los procesos y necesidades de la empresa. Este equipo será responsable de planificar, implementar y supervisar la transición.
Antes de seleccionar un sistema ERP, asegúrate de tener definidos objetivos comerciales claros y requisitos específicos. Esto servirá de base para evaluar y seleccionar la solución adecuada.
Investiga y realiza una evaluación detallada de varias soluciones ERP para encontrar la que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa. Para ello, ten en cuenta factores como funcionalidades, escalabilidad, facilidad de uso, costes, soporte, etc…
Desarrolla un plan de implementación detallado que incluya un calendario, recursos, presupuesto de los costes y un plan de contingencia en caso de retrasos o problemas.
Proporciona capacitación adecuada y concienciación a tus trabajadores para que puedan utilizar eficazmente el nuevo sistema. La capacitación y la concienciación son esenciales para minimizar la resistencia al cambio.
Planifica la migración de datos desde tu antiguo sistema al nuevo ERP. Asegúrate de que los datos se transfieran de manera precisa y sin errores.
Personaliza el ERP solo en la medida en que sea necesario para adaptarse a tus procesos comerciales. Evita una sobre personalización que podría aumentar los costes y complicar las actualizaciones futuras.
Realiza pruebas del sistema antes de la implementación. Identifica y resuelve cualquier problema antes de que afecten a la operación cotidiana.
En lugar de cambiar todos los procesos de inmediato, puedes considerar una migración gradual por fases. De esta forma, se reduce el impacto en la operación y permite abordar problemas a medida que surgen.
Establece un plan de soporte post-implementación sólido para atender problemas, responder preguntas y brindar asistencia técnica a medida que los usuarios se familiarizan con el nuevo sistema.
Después de la implementación, supervisa el rendimiento del sistema ERP y busca formas de mejora continua y optimización para satisfacer las necesidades cambiantes de tu empresa.
Comunica de manera efectiva los cambios a todos los niveles de la organización. Asegúrate de que todos los trabajadores estén informados sobre el proceso de transición y los beneficios del nuevo sistema.
Implementa un proceso de gestión de cambio para abordar la resistencia y las preocupaciones de los trabajadores. Escucha sus comentarios y adapta la estrategia cuando sea necesario.
Realiza una evaluación periódica de la implementación para asegurarte de que el ERP esté cumpliendo con los objetivos establecidos y realiza ajustes cuando sea necesario.
Lo más importante:
encontrar tu partner tecnológico.
Las empresas, ante la migración a un nuevo sistema ERP, deben considerar factores como la inversión en tecnología existente, la flexibilidad, la escalabilidad y la adaptación a los cambios en el mercado. Pero, en
este punto, también, la asesoría de expertos en tecnología y consultores de ERP puede desempeñar un papel crucial en la toma de decisiones informadas.
Clavei es el socio tecnológico que tu empresa necesita y que te acompañará en la implementación de tu nuevo sistema ERP:
Experiencia en proyectos de implementación de ERP.
Reputación y testimonios de clientes.
Soporte posterior a la implementación.
Alineados con los valores de tu negocio.
Las ventajas de Clavei Ges como ERP
Clavei Ges es la solución de software ERP diseñada para optimizar y controlar todas las operaciones comerciales de tu empresa. Este sistema controla todas las etapas del proceso de ventas: gestión de cobros y pagos, administración de compras y el control de inventario.
Clavei Ges se encarga de integrar y gestionar de manera eficiente todos los aspectos necesarios para administrar tu negocio. Es la solución más completa para una gestión empresarial eficaz y exitosa.
El entorno digital ofrece muchas ventajas a nuestros negocios, pero también nos enfrenta a nuevos retos en materia de seguridad.
De hecho, el actual Reglamento General de Protección de Datos (GDPR/RGPD) y el uso de nuevas tecnologías hacen que las empresas puedan verse afectadas de forma permanente por las brechas de seguridad, es decir, por incidentes que afectan a los datos de carácter personal de sus clientes y cuyo origen puede ser intencionado o accidental.
Según datos de la Agencia Española de la Protección de Datos (AEPD), en 2021 se notificaron 1.647 brechas de seguridad en España, un 20,2% más que en 2020, una tendencia al alza que se mantiene en 2022.
Pongamos un ejemplo práctico: imagina que entra un virus en tu ordenador y que eso supone una pérdida de información relacionada con los datos de tus clientes. ¿Sabes cómo debes actuar?
¿Qué es una brecha de seguridad informática?
Según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), una brecha de seguridad es “un incidente de seguridad que afecta a datos de carácter personal” y que puede provocar la “destrucción, pérdida, alteración, comunicación o acceso no autorizada de datos personales”.
Por otra parte, el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RPGD) define la brecha digital como “toda violación que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales trasmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizado a dichos datos”.
Las formas en las que se pueden producir las brechas de seguridad en las empresas son numerosas, y van desde una modificación no autorizada de la base de datos a la destrucción de copias de seguridad pasando por los diferentes tipos de ciberataques.
De forma genérica, y en función de su grado de peligrosidad podemos distinguir entre:
Brecha de confidencialidad. Se trata de accesos a la información de nuestros clientes no autorizados o sin un propósito legítimo.
Brecha de integridad. Cuando el objetivo es alterar la información original y sustituirla por otra.
Brecha de disponibilidad. En estos casos, el ataque busca impedir el acceso de los datos de los clientes de la empresa, de manera temporal o permanente.
¿Qué ocurre si detecto una brecha de seguridad que afecta a la protección de datos de mis clientes?
En el año 2018, la AEPD publicó su «Guía para la notificación de brechas de datos personales«, guía que se ha actualizado en varias ocasiones, la última en 2021. Este documento está centrado en los casos en los que las brechas de seguridad RGPD afectan a los derechos y libertades fundamentales de las personas.
Ante este tipo de incidencias en nuestra empresa, debemos seguir estos pasos:
Contención. El primer paso para gestionar una brecha de seguridad es contenerla, es decir, tomar decisiones rápidas y progresivas que aíslen la redes y deshabiliten funciones, limitando cualquier movimiento o expansión del incidente.
Solución/ Erradicación. Después, es necesario solventar determinados efectos del incidente de seguridad, como eliminar un malware o desactivar las cuentas de usuario vulneradas.
Recuperación. Una vez solucionada la brecha de seguridad, se deberá confirmar el funcionamiento normal de las actividades afectadas.
Una vez retomada la actividad, procederemos a:
Registrar la incidencia. Es decir, realizar un informe donde se recojan el lugar, día y hora de detección de la violación de seguridad.
Valorar el alcance de la brecha de seguridad. O lo que es lo mismo, comprobar qué sistemas, datos y equipos pueden verse afectados por la brecha de seguridad, especialmente si alguno de ellos ha sido usado para el ataque. También debemos corroborar si la brecha ha afectado a un único equipo o a toda la red de la compañía.
Notificar la brecha de seguridad a la autoridad de control. La notificación a la AEPD debe hacerse en un plazo máximo de 72 horas. Para ello, es necesario cumplimentar un formulario estándar en el cual se incluirá la naturaleza de la violación, el tipo de datos, los interesados afectados, las medidas impuestas para resolver la situación y las medidas adoptadas para reducir los posibles efectos negativos sobre los interesados.
Informar a las personas afectadas. Si la brecha de seguridad de protección de datos entraña un riesgo alto para las personas afectadas, tendremos que comunicárselo a la menor brevedad posible. En cualquier caso, el RGPD, en su artículo 34, enuncia una serie de casos en los cuales esta comunicación no es obligatoria (por ejemplo, si se han tomado medidas técnicas antes de la violación como el cifrado de datos).
¿Qué hacer tras detectar y notificar la brecha de seguridad?
Una vez hemos comprobado que existe una brecha de seguridad y lo hayamos comunicado de la manera y los tiempos oportunos, debemos realizar una serie de actuaciones específicas, entre ellas:
Contratar a un experto en informática forense.
Adoptar medidas procesales.
Realizar un informe final sobre la brecha de seguridad.
Hacer un informe sobre las acciones que vamos a tomar para cerrar la brecha de seguridad.
Todos los negocios deben mantener un registro documental de aquellos incidentes de seguridad que afecten a los datos de sus clientes, detallando el tipo de incidente, la descripción del mismo, la gravedad y las medidas adoptadas para su resolución.
Algunas de las acciones básicas para prevenir estas brechas de seguridad en el futuro son:
Apostar por la doble verificación para el acceso a datos personales.
Realizar copias de seguridad periódicas.
Actualizar los sistemas.
Utilizar el cifrado de dispositivos.
Como has podido ver, si tu empresa sufre una brecha de seguridad, es imprescindible que se tomen las medidas necesarias para ponerle solución de la forma más rápida posible. Esperamos haberte ayudado a entender cómo gestionar esas brechas de seguridad.
Los e-commerce han experimentado un importante crecimiento en los últimos años: según el “Estudio E-Commerce 2021” elaborado por IAB Spain, el 76% de los internautas españoles de entre 16 y 72 años compran online, lo que supone que aproximadamente 25,8 millones de personas son compradores online.
Estos buenos datos han provocado que, además de los negocios nacidos directamente en el entorno digital, muchos comercios tradicionales hayan apostado por dar el salto a la red. Y es que las ventajas del ecommerce son muchas tanto para las empresas como para los propios consumidores.
¿Qué beneficios ofrecen los eCommerce a las empresas?
Cuando hablamos de un e-commerce, nos referimos al método de compra-venta de bienes, servicios o productos a través de Internet.
Las ventajas de este modelo frente a los comercios físicos tradicionales son muchas, entre ellas:
Reducción de costes
Poner en marcha y mantener un e-commerce es más asequible económicamente que poner en funcionamiento una tienda física.
No es necesario disponer de un local, con el ahorro que esto supone gastos fijos como alquiler y suministros (agua, luz, etc.). Además, hay un ahorro en los costes asociados a la comercialización, la atención al cliente, los procesos de información o gestión de inventarios ya que todos estos procesos se realizan de una forma más simple y eficiente.
También ahorraremos en publicidad, puesto que la publicidad online es mucho más barata que la realizada en los medios tradicionales y además es mucho más precisa, puesto que se puede segmentar y ajustar al público objetivo de la empresa ganando así en efectividad.
Satisfacción del cliente
Una de las ventajas de las tiendas online es que llegamos a los clientes de una manera más directa y, si conseguimos generar una buena experiencia de compra en ellos, será más fácil fidelizarlos.
De esta forma estamos consiguiendo, a la vez, una reputación corporativa positiva que servirá como reclamo a otras personas y un mejor posicionamiento de nuestra empresa en lamente de los consumidores consiguiendo así que cuando tengan necesidad del producto o servicio comercializado, optarán por volver a comprar online nuestros productos como primera opción.
Sin limitaciones de espacio, horarios o crecimiento potencial
Las tiendas online tienen un potencial de crecimiento prácticamente infinito: al no existir limitaciones geográficas, podemos ampliar nuestro negocio a nivel nacional, continental e incluso mundial.
Por otra parte, los negocios online tienen mayor accesibilidad porque están disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, sin depender de los horarios comerciales convencionales.
Usuarios más activos y facilidad para personalizar las ventas
Casi todas las personas que compran a través de Internet investigan antes de adquirir cualquier producto, lo cual da una clara ventaja a las tiendas online frente a los comercios tradicionales.
Además, cuando un cliente online realiza una compra, debe rellenar una serie de datos que nos permitirán personalizar al máximo su experiencia de compra: así, en el futuro, podremos enviarle ofertas de productos/servicios/complementos relacionados por ubicación o preferencias, según los artículos que haya comprado o visitado.
Aumento eficacia y productividad de actividades comerciales
Con las tiendas online aumentamos la eficacia y la productividad de nuestras actividades comerciales porque automatizamos muchas tareas de gestión y administración.
Además, si lo deseas, puedes conectar tu e-commerce con diferentes herramientas software para sincronizar el stock y tener gestión de almacén, los precios y el catálogo de productos/servicios.
¿Cuál es la principal ventaja de esta automatización? Que podrás invertir ese tiempo en otras tareas que generen valor, como el desarrollo de estrategias comerciales y de marketing.
Posibilidad de conseguir un crecimiento más rápido
El mundo online ofrece posibilidades de crecimiento mucho más rápido si lo comparamos con el proceso que hay que seguir para crecer en el mundo offline. Todos conocemos ejemplos de empresas que han conseguido llegar muy lejos de forma rápida utilizando estas posibilidades, un recorrido que sin duda hubiera sido más complicado realizar únicamente de forma offline.
Facilidad para mostrar más productos
En una tienda online no tenemos limitaciones de espacio físico por lo que hay mucha más facilidad para mostrar un gran catálogo de productos, con mucha información sobre los mismos y a mucha gente al mismo tiempo.
¿Qué beneficios ofrecen los eCommerce para los clientes?
No sólo hay beneficios para las empresas, las ventajas de la compra online para los clientes son muchas y muy variadas. A continuación, exponemos algunas de ellas.
Sin limitaciones geográficas o de horarios
Para los usuarios se eliminan las limitaciones geográficas. Se abre el mundo entero para poder realizar compras en empresas de cualquier parte del mundo. Además, los eCommerce están siempre disponibles lo que permite realizar una compra cuando se quiera sin tener que esperar a que abran las tiendas.
Facilidad para comparar productos y precios
Las tiendas online permiten a los usuarios comparar de una forma muy rápida y fácil el producto deseado en diferentes tiendas, pudiendo además conocer a fondo las características de los mismos y encontrar así la opción que mejor se adapta a sus necesidades tanto funcionales como de calidad/precio.
Ahorro de tiempo
Para todo el mundo el tiempo es un bien muy valioso. Por tanto, para los clientes supone una gran ventaja la compra en una tienda online ya que se evitan colas, aglomeraciones, desplazamientos y tiempos de espera. En general se puede comprar en cualquier momento y en cualquier lugar ya que la mayoría de tiendas online son totalmente accesibles y funcionales desde dispositivos móviles.
Transacciones seguras
Al vender o comprar a través de plataformas electrónicas, contamos con procedimientos protegidos y privados en los sistemas de pago. Esto es una garantía tanto para los usuarios que realizan sus pagos de forma totalmente segura, como para los propios negocios online, que no recibirán dinero falso y reducirán el riesgo de robo.
No todo son ventajas, algunos inconvenientes
Las tiendas online son sinónimo de facilidad, accesibilidad y comodidad. Sin embargo, este tipo de negocios también tiene para las empresas algunas desventajas frente a los comercios tradicionales.
La primera de ellas es la competencia. Si este factor es muy importante en cualquier ámbito, cuando entramos en el mundo online su importancia se multiplica de forma exponencial, ya que nos enfrentamos a tiendas online de todas las partes del mundo.
Otro inconveniente respecto al comercio offline es que los productos se tienen que enviar al cliente. Esto implica que intervienen muchos factores desde que se realiza un pedido hasta que este es entregado al cliente. Si los tiempos de entrega no se ajustan a las necesidades de los clientes se pueden perder muchos pedidos. Además, está el coste de los envíos que, si bien en ocasiones se repercute al cliente, la tendencia es que este sea soportado por la empresa lo que reduce los márgenes.
Los e-commerce también se enfrentan a una mayor cantidad de devoluciones, ya que los clientes no pueden ver los productos que han comprado hasta que llegan a su domicilio.
Por eso, cuando montamos una tienda online, es fundamental tener en cuenta los gastos de envío o la logística para controlar stocks, gestión de pedidos, envíos, devoluciones, facturación, etc.
Por suerte, actualmente existen herramientas online, como los ERP, que pueden conectarse con nuestra tienda online para mejorar su gestión y poder tener todos estos aspectos totalmente controlados.
Antes de entrar en materia y explicar cuál es el papel de un CRM Manager dentro de la empresa, hay que empezar por el principio. ¿A qué nos referimos con CRM? Pues CRM son las siglas utilizadas para Customer Relationship Management y engloba la estrategia y las herramientas utilizadas en la gestión de tus clientes.
En la era de las nuevas tecnologías y la transformación digital, la gestión de las relaciones con los clientes también ha experimentado una notable evolución. Todo se centra en el cliente, pero ya no trata de la tradicional atención del cliente a través de sus diferentes puntos de contacto, trata de gestionar la satisfacción del cliente.
Cuando un cliente ha tenido una buena experiencia de compra, volverá a comprar en el futuro y recomendará a otros tus productos.
El CRM Manager es la figura en tu organización que tiene encomendada la gestión de las relaciones con tus clientes. Debe entender lo que necesitan analizando las interacciones con los mismos, debe saber adaptar el producto para captar nuevos clientes. Define las estrategias de negocio y tareas encaminadas a la fidelización de clientes, consiguiendo así aumentar tus ventas y mejorar la rentabilidad de tu negocio.
Es una confusión habitual ya que en muchas organizaciones las funciones de ambos pueden coincidir, sin embargo, se trata de dos perfiles diferentes.
El puesto de CRM Manager se puede encontrar bien integrado en una agencia de marketing o bien en el área de Marketing. La función principal del CRM Manager es gestionar todas las interacciones con los clientes, así como implementar y mantener las herramientas que gestionan las relaciones con los mismos. Esto es, la gestión integral de la estrategia y la herramienta CRM.
La función del Analista CRM se centra en el análisis y segmentación de los clientes. Esto es, en extraer información de calidad del CRM, segmentarla y desarrollarla para el diseño de las campañas de marketing.
Aptitudes que debe reunir un CRM Manager
Para un óptimo desempeño del trabajo, te contamos las aptitudes más características y relevantes que debe reunir un CRM Manager:
Para ser un excelente CRM Manager se precisa ser un buen comunicador, saber trasladar con eficacia la información. También ha de ser resolutivo en la toma de decisiones y contar con las capacidades técnicas necesarias para poder manejar con éxito el software CRM y sacarle el máximo partido.
Un buen CRM Manager además debe tener una gran capacidad analítica. Prestar atención a los detalles, comprender a los clientes, obtener toda la información posible de cada uno de ellos para, en definitiva, conseguir su fidelización.
Finalmente, es importante en un buen perfil de CRM Manager que cuente con habilidades de gestión y capacidad de liderazgo ya que tendrá que trabajar con diversos equipos, gestionarlos con éxito y guiarlos para conseguir los objetivos.
¿Qué funciones tiene un CRM Manager?
En base a todo lo que hemos comentado, vamos a detallar las funciones que realiza un CRM Manager en la empresa:
Estrategia de CRM
En primer lugar, entre las funciones del CRM Manager se encuentra definir e implantar las estrategias de CRM. Debe implementar todas aquellas acciones necesarias para mantener al día y mejorar la base de datos de clientes, así como dar solución a las posibles incidencias que se originen.
Supervisión del CRM
Además, otra de sus funciones es la de supervisar el correcto funcionamiento del CRM en todos los departamentos de la empresa. La utilización de la herramienta de CRM está muy extendida en casi todas las áreas del negocio. Desde el departamento de marketing para la gestión de sus campañas, el departamento comercial para llevar el seguimiento de las ventas como el departamento de fidelización para retener a tus clientes.
Entre las funciones del CRM Manager se encuentra asegurar que se registra toda la información necesaria de cada cliente, en cada momento. Para ello, debe ayudar a que todos los usuarios del CRM hagan un uso óptimo de esta herramienta.
Monitorización de la relación con los clientes
En relación con esta función, debe encargarse de supervisar las comunicaciones entre empresa y clientes y asegurar suficientes puntos de contacto entre ambos para maximizar las oportunidades comerciales. En este sentido, deberá buscar aquellos canales de comunicación que sean más efectivos y rentables a la empresa.
La comunicación siempre debe ser personalizada según cada segmento de clientes. Nunca se puede hacer una comunicación de genérica para todos tus clientes, porque el cliente de 25 años es distinto del cliente de mediana edad y porque no es lo mismo un cliente que ha comprado su primer producto que el que realiza compras con frecuencia. El éxito de la comunicación con tus clientes se encuentra en su segmentación.
La supervisión de la comunicación directa con los clientes a través de un CRM conlleva, también, la resolución de las quejas de los clientes lo más rápidamente posible.
Colaborar en las campañas de marketing y ventas
Los grandes beneficiarios del uso de un CRM son los departamentos de marketing, ventas y fidelización. Sobre todo, ante el lanzamiento de nuevos productos y campañas. Para ello, entre las funciones del CRM Manager está la de supervisar que la base de datos de clientes esté correctamente segmentada para las campañas de marketing, así como realizar estudios de mercado que sirvan para la elaboración de propuestas comerciales. Ello contribuirá a una mejor compenetración y colaboración entre todos los departamentos, especialmente, los de marketing y ventas.
Analizar los diferentes Kpis y acciones realizadas
Como en cualquier área de la empresa, también será necesario tener un control de los principales Kpis en este caso, relacionados con el CRM. Será una función del CRM Manager mantener un control constante de esos Kpis, así como de todas las acciones realizadas para poder tomar decisiones de forma ágil y basadas en datos.
Desarrollo de programas de fidelización
Tal y como hemos comentado anteriormente, el CRM Manager tendrá que definir las estrategias encaminadas hacia la fidelización de los clientes. Por tanto, una de sus funciones más importantes es la de desarrollar los programas de fidelización basados en la información y feedback proporcionado por los propios clientes.
Una mejor gestión de las relaciones con los clientes generará nuevas oportunidades de negocio y aumentará los beneficios de la empresa, por eso es cada vez más importante la figura del CRM Manager.
Microsoft Dynamics AX es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) desarrollado por Microsoft. Este software ERP se diseñó para ayudar a las organizaciones a gestionar y optimizar unaamplia gama de operaciones comerciales, que incluían finanzas, cadena de suministro, Recursos Humanos, Producción y más.
Las empresas, ante la migración a un nuevo sistema ERP, deben considerar factores como la inversión en tecnología existente, la flexibilidad, la escalabilidad y la adaptación a los cambios en el mercado. Pero, en
