¿Pánico a cambiar de ERP?: Es normal, conoce las 4 fases del cambio.
A todos nos suena “la zona de confort”, y la sensación de estar al borde de un precipicio cuando nos planteamos hacer cambios importantes en nuestra rutina. El miedo es un sentimiento que está muy presente en la vida del ser humano, nuestro instinto de supervivencia quiere evitar a toda costa cualquier acción que el cerebro perciba como “sufrimiento”.
Sin embargo, nuestra capacidad de adaptación es también increíble. Al final es cuestión de convencer a la mente de que la decisión de cambio es positiva, y que obtendrá un beneficio futuro, sólo así estará preparada para atravesar las distintas fases de esta nueva aventura.
A lo largo de la vida de cualquier empresa, es habitual el plantearse cambiar de “programa informático” o ERP (“Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales”), siendo este cambio uno de los procesos y decisiones más importantes que estas puedan realizar, equiparable a la elección de software cuando se constituye e inicia la actividad, no sólo para empresas del sector calzado o textil (ya sea productora o comercializadora), sino para cualquier ámbito.
Los motivos de cambiar de ERP pueden ser varios: Crecimiento (o previsión del mismo) de la empresa; el software actual no se adapta o no tiene posibilidad de avanzar (no escalable), mantenimiento o modificaciones costosa; no está preparado para la nueva era digital (Industria 4.0), situaciones en el que el proveedor no es capaz de configurar el ERP a sus particularidades o necesidades, etc.
Una implantación de ERP tiene ciertas diferencias dependiendo de si es un “cambio” o si es debido al inicio de actividad. Un cambio suscita en ocasiones entre los involucrados cierta percepción de escepticismo ocasionado por: El trabajo adicional que pueda ocasionar (por ejemplo, en el proceso en el que convivan los dos sistemas antiguo y nuevo), el si va a satisfacer las expectativas iniciales generadas, posible aversión de ciertos empleados al cambio, desconocimiento del tiempo estimado de implantación y formación de los empleados, coste inicial y futuro, etc.
¿Por qué fases pasa una empresa u organización al enfrentarse a un cambio?
Las empresas u organizaciones están formadas por personas, el pilar más importante sin duda, y a esta misma conclusión llegaron los expertos Denis T. Jaffe y Cynthia D. Scott, que adaptaron los estudios de Elisabeth Kübler-Ross -las 6 etapas por las que pasan los enfermos terminales “Negación, enojo, depresión, miedo, negociación y aceptación”– al proceso de cambio organizacional, definiendo 4 nuevas fases: Negación, resistencia, exploración y aceptación.
La curva del cambio refleja muy bien como suelen atravesar las organizaciones estas etapas.
Para explicar este viaje he escogido a Gi-hun, que puede que os suene de “El juego del calamar”, una serie en la que los protagonistas, que llevan unas vidas miserables, son escogidos para participar en un peligroso juego lleno de pruebas, en el que pueden morir o salir victoriosos y cubiertos de dinero. Vamos con las fases:
- PRIMERA FASE. NEGACIÓN O SHOCK: lo podemos resumir en «no», «no» y «nada que ver conmigo».
En esta etapa llegan las noticias de cambios a todos los rincones de la empresa, ya sea de manera oficial (comunicados) o extraoficial (rumores). La actitud de los implicados suele ser la de estar a la defensiva, sentir que no va con ellos y una aparente serenidad, como si no les afectara directamente, Sin embargo, sólo enmascaran el temor oculto a la nueva situación. En esta etapa es importante que los líderes del cambio se comuniquen con claridad y dejen claros todos los beneficios que trae la nueva iniciativa, además de asegurar la correcta formación de los empleados para la utilización de las nuevas herramientas.
- SEGUNDA FASE. LA RESISTENCIA: «Esto no es para mí, estaba mejor con el ERP de antes»
La salida de la zona de confort se percibe aquí como una amenaza, y trataremos de protegernos de distintas formas, ya sea de manera activa (quejas, protestas…) o de manera pasiva (indiferencia o apatía). Es importante que los trabajadores sean consultados, que se conozcan sus necesidades e inquietudes y se les haga sentir en todo momento parte del cambio.
- TERCERA FASE. LA ACEPTACIÓN: «Quizás este programa nuevo no está tan mal…tendré que trabajar duro para adaptarme, pero creo que puede optimizar mi trabajo»
En esta etapa el trabajador comienza a abrirse a explorar la nueva situación, y se da cuenta de que detrás de todas las amenazas que percibía se vislumbran oportunidades muy interesantes. Empieza a reconocer que el cambio era necesario y a poner de su parte para intentar que funcione. Es fundamental en esta fase tener herramientas para gestionar la frustración, la incertidumbre y el miedo al fracaso.
Una buena idea podría ser sesiones grupales entre los trabajadores y responsables en la que ir compartiendo sensaciones y experiencias en el proceso.
- CUARTA FASE. EL COMPROMISO: «Por fin veo todos los beneficios de la decisión de cambio de sistema y voy a sacarles el máximo partido»
En esta fase se vislumbra la luz, el trabajador por fin ha interiorizado el cambio y ha adquirido la capacidad de trabajar eficientemente con el nuevo ERP. En este último tramo del camino es importante el reconocimiento del esfuerzo, es decir, no olvidarnos de celebrar los logros y el trabajo del equipo. Además de mantener la motivación y enfocarse en la mejora continua.
Llegados al final de este viaje sólo me queda añadir que nuestro protagonista se enfrentó seguramente a todas estas fases en la prueba de la imagen, pero se las ingenió para salir victorioso. Lo que le supuso una amenaza cuando descubrió el contenido de su caja, supuso más tarde una oportunidad para él, y para el resto, que lo vieron e imitaron su ejemplo.
PD: En Clavei queremos acompañarte en esta aventura de transformación, y que tu experiencia sea lo menos traumática posible. Nos gusta verte crecer ¿Te apuntas?
