Implantar un software ERP es una decisión importante desde el punto de vista económico, productivo y funcional, ya que afectará a todos los trabajadores y a todos los departamentos de tu empresa.
Lo más importante es que tu ERP cubra las necesidades de tu negocio. De no ser así, la herramienta no te ofrecerá lo que necesitas, algo que puede ocasionar una importante pérdida de dinero y de tiempo a largo plazo.
A continuación, enumeramos algunos de los errores que NO debes cometer al elegir un ERP.
Cómo elegir el mejor ERP: errores que debes evitar
1. No tener en cuenta las necesidades presentes y futuras de tu negocio
Normalmente, las pequeñas y medianas empresas suelen apostar por ERP integrados para optimizar sus procesos y aumentar su productividad. Y es que la digitalización en las PYMES es muy importante.
Sin embargo, para no cometer errores al elegir tu ERP, debes tener en cuenta tanto tus necesidades presentes como futuras. Al fin y al cabo, el objetivo de cualquier negocio es crecer en recursos, servicios, productos, personal, instalaciones, etc.
Por eso, nuestro primer consejo es elegir un software de gestión ERP escalable, que pueda personalizarse cuando tus necesidades empresariales cambien.
2. Elegir un programa demasiado simple, demasiado complejo o no especializado
Aunque la recomendación general es elegir un ERP intuitivo y sencillo, a veces un negocio puede requerir funciones que solo algunos software más completos y/o especializados ofrecen.
De hecho, si apuestas por un software de gestión demasiado simple, quizá no tenga las opciones que necesitas para automatizar y simplificar tus operaciones y tus labores diarias.
De la misma forma, un software demasiado complejo, con muchas funcionalidades que no vas a utilizar o que es difícil de manejar, dificultará su implantación y será complicado sacarle el máximo partido.
En este mismo sentido, uno de los errores más comunes a la hora de elegir un ERP es no apostar por un software de gestión especializado, sobre si te dedicas al sector industrial, químico o agroalimentario.
¿Nuestro consejo? Consultar con una empresa profesional antes de tomar una decisión.
3. Dejarte llevar únicamente por el precio
Otro de los errores que no debes cometer a la hora de elegir un ERP es dejarte llevar únicamente por el precio.
Sabemos que implantar un ERP en la empresa conlleva un importante gasto, pero no debes olvidar que esta herramienta será clave para mejorar tus procesos productivos, para optimizar el trabajo de tus empleados y para gestionar la información más relevante de tu empresa (datos de tus clientes, cifras de contabilidad, etc.), así que la inversión merece la pena.
Además, si te decantas por un ERP fijándote únicamente en el precio, puedes encontrarte con problemas de obsolescencia, con actualizaciones complicadas o con una nula escalabilidad que, al final, te obligará a gastar más dinero para conseguir los resultados que buscas.
Antes de elegir un ERP, te aconsejamos que hagas un presupuesto y que tengas en cuenta determinados aspectos como el servicio de soporte técnico, cada cuánto se actualiza el programa o si podrás trabajar en la nube. Todos ellos aumentarán el coste del software, pero te evitarán problemas a largo plazo.
4. No formar a tus empleados
Implantar un ERP en la empresa es un proceso transversal, es decir, que afecta a todos los departamentos de tu organización y, por ende, también a todos tus trabajadores.
Otro de los errores que debes evitar al elegir un ERP es no invertir los recursos necesarios en formación.
Tener una persona que lleve un control de la formación sobre esta herramienta es importante: los tutoriales pueden ser útiles para otros programas más sencillos, pero en este caso conviene invertir todos los esfuerzos posibles. A fin de cuentas, cuanto antes informes a tus empleados de los cambios y antes les formes, antes empezarán a utilizar ERP y antes llegarán los buenos resultados…
5. No invertir tiempo suficiente en la implementación
Si vas a implementar un sistema ERP en tu negocio, debes darle la relevancia y el tiempo que merece.
También conviene que todas las decisiones relacionadas con sus funciones estén consensuadas, especialmente si afectan al departamento de administración.
Por otra parte, conviene dar al proveedor escogido margen de tiempo suficiente para personalizar el programa, formar a los empleados o importar los datos del sistema anterior.
6. No informarte sobre las especificaciones, adaptaciones o compatibilidades del ERP
Cuando contratas un ERP, conviene consultar con el proveedor cuáles son las condiciones respecto al uso de datos en caso de cese de actividad o contratos de permanencia. En ocasiones, los clientes desean cambiar su sistema de gestión y desconocen el proceso para ello.
También te aconsejamos comprobar que tu ERP sea compatible con otros programas que utilices habitualmente, como módulos de contabilidad, integración con ecommerce, y con algunos MarketPlace como Amazon o eBay. De hecho, si esta compatibilidad no existe, las integraciones en el futuro pueden resultar costosas, complicadas e incluso imposibles.
Por último, a la hora de contratar un ERP, infórmate sobre las modificaciones que puede o no puede hacer el sistema, de manera que sepas previamente hasta qué punto se va a adaptar a las características de tu negocio. Es importante que selecciones un proveedor que tenga capacidad de desarrollo y adaptación de la herramienta a tus necesidades empresariales.
7. No tener definidos los hitos del proyecto
A la hora de empezar la implantación de un ERP es muy importante tener claros los hitos del proyecto. Deberás establecer desde el principio conceptos básicos que serán cruciales para el buen funcionamiento del ERP.
El plan de implantación, los interlocutores tanto por parte del cliente como por parte de la empresa de software, los tiempos de implantación de cada hito y lo que se incluye dentro del proyecto (traspaso de datos, personalización de formularios/módulos, formación usuarios).
Sí tienes en cuenta todos estos conceptos y evitas estos errores a la hora de elegir tu software de gestión, la implementación del ERP en tu empresa será bastante satisfactoria y podrás beneficiarte de todas las ventajas del mismo sin ningún inconveniente o contratiempo.
