Estamos de acuerdo en que una buena planificación es fundamental para conseguir los objetivos marcados, sin embargo, el día a día, los imprevistos, interrupciones, provocan que frecuentemente las tareas planificadas tengan que aplazarse, quedar en «standby» o peor aún, quedar anuladas o bloqueadas, con el consiguiente perjuicio en forma de objetivos no conseguidos o interrupciones en procesos, que afectan incluso a otras tareas.
Puntos clave a la hora de planificar
Es por ello fundamental realizar una planificación correcta, en la que no debe faltar rigor y orden. A continuación detallo una serie de cuestiones a tener en cuenta para conseguir una buena planificación:
1 – Priorizar tareas
Priorizar tanto a nivel individual, como grupal, las tareas a planificar, teniendo en cuenta la importancia y/o urgencia de las mismas.
2 – Rigurosidad con los tiempos
Ser lo más riguroso posible con el tiempo que se va a emplear en la realización de la tarea. Evitar interrupciones en ese lapso de tiempo como aceptar reuniones que proponen otros miembros de la organización, rechazándolas o proponiendo otras horas, de este modo el flujo de trabajo iniciado no quedará interrumpido.
3 – Marcar plazos
Establecer en la medida de lo posible momentos de tiempos específicos para realizar cada tarea que se planifique. Determinar con claridad el momento de empezar la tarea y tratar de establecer el límite de finalización de la forma más fiel posible.
4 – Planificar tiempos
Trabajar con un margen de tiempo asumible. Si una tarea va a ser realizada en 1 hora, planificar 1 hora y 15 minutos, lo que evitará que imprevistos imposibles de evitar, o dificultades no previstas incidan negativamente en la realización de la tarea. No hay que ser excesivamente optimistas a la hora de fijar los tiempos (pero tampoco quedarse cortos).
5 – Aprovechar las horas
Intentar enlazar las tareas que se tienen planificadas a lo largo del día, para evitar momentos “vacíos” entre ellas, por ejemplo si una tarea esta prevista realizarla entre las 9:00 y las 11:00, no comenzar la siguiente a las 11:30, probablemente se habrán desperdiciado 30 minutos.
6 – Empezar por lo importante
En caso de acumulación de tareas, planificar las más importantes a principios de semana por ejemplo. Es importante planificar aquellas tareas más importantes en los periodos de máxima energía de uno mismo y no en los momentos del día o lapso de tiempo donde uno se halla bajo mínimos.
7 – Tener cierta flexibilidad
No planificar todo el tiempo disponible. Un buen método es utilizar la regla del 70-30. Planificar solo el 70% del tiempo, y dejar el 30% sin planificar, para atender cuestiones y tareas que surgen como fruto del propio desempeño diario. La flexibilidad puede ser una buena aliada.
8 – No esperar al último día
No esperar al último momento para iniciar las tareas, si tiene que estar finalizada para un día en concreto, planificar para que quede realizada al menos un día antes. Esto permitirá contar con un margen extra ante cualquier imprevisto.