Cada día se hace más latente que el mercado se está convirtiendo en una pista de F1, las empresas necesitan adaptarse rápidamente a esta velocidad y a las necesidades de los consumidores, que cada vez son más exigentes.
La toma de decisiones debe ser también más ágil, y en este sentido, según el estudio Madurez data driven de las empresas realizado por INCIPY en 2021, un 78% de las empresas españolas afirman haber acelerado el uso de los datos por la pandemia para mejorar su eficiencia.
A medida que las empresas viven estos cambios y nuevas necesidades para adaptarse a clientes o consumidores, los sistemas internos de gestión deben ir en sintonía para realizar el acompañamiento de la empresa en su proceso de crecimiento y mejorar los resultados, así como para optimizar y rentabilizar los procesos internos de negocio. Por tanto, la utilización de sistemas que permitan extraer los datos de clientes, proveedores y potenciales clientes es fundamental. Los sistemas ERP de gestión empresarial son un gran aliado para esta tarea, pues permiten hacer un uso eficiente de los datos y además mejorar la eficiencia global de la empresa a través por ej. de la automatización de tareas o la optimización de recursos.
Hace poco, un compañero de Clavei, Francisco Moya, dio una charla sobre “Explotación de datos B2B/B2C”, y dijo una frase que me parece que refleja muy bien este tema:
Lo único que añadiría yo es que una biblioteca desordenada te quita mucho tiempo, el ERP te permite tener todo organizado, luego es cuestión de leer esos libros que te irán contando la historia de tu empresa, del mercado y de tus clientes…
Las PYMES se están subiendo a la carrera, y están apostado por la mejora de sus procesos internos y la digitalización como uno de los principales motores de transformación.
Pero, como en toda inversión, y en el caso de los ERP es costosa, las empresas se preguntan dónde está el retorno. En este artículo os voy a dar las claves de como la implantación de Un ERP se puede traducir en un ahorro de costes para la empresa.
1 – Reduce los costes operativos y administrativos
Según un estudio de Aberdeen Group, un ERP puede reducir en un 23% los costos operativos generales y en un 22% los costes administrativos.
Los costes operativos están ya presentes desde el inicio de cualquier empresa, incluso si aún no percibe beneficios, son el tipo de costes en los que incurre una empresa en el desarrollo de la propia actividad del negocio. Algunos de los ejemplos de costes operativos son los salarios, alquiler de locales, compra de suministros, etc.
Un software ERP es un sistema que centraliza toda la información en una única plataforma, que brinda acceso a cualquier tipo de datos y facilita la coordinación y la comunicación.
Las operaciones manuales y desorganizadas no son efectivas. Ni en tiempo empleado, ni en personal requerido. Y, la posibilidad de cometer errores es elevada. Estandarizar y automatizar los procesos de negocio mejora las condiciones del trabajo, aumenta la productividad y proporciona una imagen más clara del estado de situación del negocio.
Por otra parte ¿Por qué dedicar más tiempo del necesario a las actividades administrativas? ¿El tiempo es oro ¿verdad?
Los costes administrativos son aquellos relacionados con la gestión diaria de la empresa, como la emisión y cobro de facturas, el seguimiento de pedidos o el pedido de nuevos materiales necesarios para la fabricación de productos. Tener toda la información del cliente en un solo lugar, poder visualizar esos datos en tiempo real y realizar informes de manera simple, son ventajas de los ERP que ahorran mucho tiempo a los departamentos de administración.
2 – Equilibrio de inventario o stock.
Los costes de inventario afectan de manera relevante al margen de beneficios de la empresa. Disponer de un buen sistema de búsqueda de existencias y simplificar las demandas de compra son características esenciales del ERP. Algunos retos que abordan las empresas en este aspecto:
- Exceso o defecto de Stock: Cuanto más stock para su almacenamiento, mayor es el coste de inventario. Cuanto mayor sea la colaboración con el ERP, que permite reducir el exceso de existencias, menor espacio de almacén de desperdiciará. Pero el defecto de existencias también es un reto, que podemos resolver con una adecuada previsión de stock a través de los datos que nos ofrece nuestro programa de gestión.
- Pérdida de tiempo y dinero en encontrar pedidos: un ERP proporciona visibilidad de la ubicación para el picking.
- Falta de control sobre existencias: el ERP da una visión completa de las existencias y cómo el coste de almacenamiento se refleja en la empresa en su conjunto. Por otro lado, conocer el estado de cada uno de los artículos almacenados evita los agujeros negros, ya que contaremos con informes sobre devoluciones cambios y artículos que se devolverán al fabricante.
- Errores en los pedidos: Una gestión de tu inventario de forma manual supone una disminución de la eficiencia de esta área de tu negocio ya que se corre el riesgo de incremento de errores y, en consecuencia, puede suponer más coste para tu empresa. Un software ERP incorpora un módulo de control y gestión de tu stock y te permite centralizar la información logística con el resto de los departamentos de la empresa de manera que cualquier colaborador de tu empresa puede saber si hay un producto disponible, cuantas unidades e incluso ser avisado si las existencias de un determinado producto se están agotando para su reposición.
3 – Reduce costes de producción
Utilizar los datos del ERP sobre la duración de los ciclos de producción o de comercialización, también es clave para reducir los costes. Esta información ayudará a tomar decisiones orientadas a mejorar la producción, distribución, comercialización, etc. Además, comparar la estimación de la duración de los ciclos con los datos reales ayuda a definir la dirección correcta. Esta comparativa y el análisis derivado centra la toma de decisiones y la priorización de las iniciativas de mejora.
–Conoce tus costes de producción de manera más exacta. Un software ERP permite realizar un seguimiento de todos los costes asociados al proceso de producción, lo que permite conocer los costes reales e implementar estrategias para reducirlos.
–Automatiza. Un software ERP cuenta con tecnologías avanzadas y eficaces para el sector de la producción y la fabricación de producción que permiten automatizar los procesos productivos de la empresa. La automatización de estos procesos es clave para reducir los gastos en cualquier negocio.
-Ajusta. Una de las funcionalidades de un software ERP es que permite planificar los recursos. De esta forma, las empresas pueden producir lo que realmente necesitan en cada momento, planificando los recursos de forma eficaz y reduciendo los gastos.
4 – Mejora los procesos de Compras y Ventas
Una compra racional es aquella que se realiza a partir de una planificación de necesidades y en la que se han tenido en cuenta todos los factores que configuran esa adquisición, como el precio, la calidad, la necesidad de la compra, y las situaciones imprevistas en este tipo de procesos.
El uso de un sistema ERP te da la posibilidad de optimizar tus gestiones de compra, permitiendo organizar de forma lógica e inteligente tu inventario, manteniendo tus niveles de stock bajo control y agilizando tu flujo de trabajo. Conseguir comprar mejor es aprovisionar a la empresa de los stocks adecuados, en las cantidades requeridas y en el tiempo preciso. La función del departamento de compras no es nada sencilla, pero si dispone de las herramientas tecnológicas necesarias, será más fácil, no solo el desempeño de sus funciones, sino que pueda comunicarse e intercambiar información con el resto de áreas de una manera más ágil y fluida
Por otro lado, la actividad de ventas es esencialmente generadora de ingresos, pero implica ciertos costes que podría reducir al usar soluciones ERP o CRM (o las dos).
El sistema de CRM está diseñado para la gestión de clientes y prospectos. Asegura la singularidad de los datos dentro de su empresa. Al tener todos los datos en el mismo sistema, los empleados pasan menos tiempo buscando información cuando interactúan con clientes y prospectos, independientemente del departamento al que pertenezcan. El proceso de venta es personalizable según los detalles de cada cliente, producto o vendedor, lo que le permite actuar más rápidamente cuando algo no funciona como debería y para garantizar un ciclo de ventas más corto. Todo esto se traduce al final, en un aumento de la satisfacción y retención de los clientes.
5 – Ahorro de costes tecnológicos y de formación
Tener que contratar y formar a tus empleados en muchos programas que resuelvan distintas problemáticas es costoso. Centrarse en un solo programa integral que lo recoja todo es un ahorro a largo plazo, además de que se establece una armonía de procesos y de información en la empresa.
Por otra parte, mantener un departamento de informática propio es una inversión que no todas las empresas pueden permitirse. Elegir un buen Partner tecnológico que se ocupe de todo puede ser una buena opción y un motor de crecimiento.
En caso de contar con un equipo de informática, las empresas invierten en técnicos generalistas y los especialistas vas a buscarlos fuera. Es decir, aunque se cuente con informáticos propios estos deben hacer equipo con tu partner tecnológico para aportar el máximo valor a la empresa.
6 – Permite focalizar en tareas de alto rendimiento para tu negocio
Eliminar la carga del trabajo manual y que aporta poco, permite poner el foco en las tareas de alto rendimiento. Es decir, cuando se eliminan, por ejemplo, las tareas administrativas, se puede redirigir el tiempo y la energía en funciones de más peso para el negocio. Por ejemplo en formar al equipo comercial, en diseño y puesta en marcha de nuevas campañas de marketing, en innovación y desarrollo…
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