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La industria del calzado, al igual que muchas otras, se encuentra en un proceso de transformación hacia prácticas más sostenibles y responsables con el medio ambiente. En este contexto, la tecnología desempeña un papel crucial, y los sistemas ERP (Enterprise ResourcePlanning) emergen como una herramienta integral para ayudar a las empresas del sector a avanzar hacia la sostenibilidad.
Veamos cómo un ERP puede ser un aliado en este viaje hacia una fabricación de calzado más ecoamigable y ética.
Optimización del uso de materiales:
Una de las principales preocupaciones en la fabricación de calzado es el uso eficiente de los materiales. Un ERP especializado en el sector del calzado puede ayudar a las empresas a gestionar sus inventarios demanera más eficiente, minimizando el desperdicio de materiales. Mediante la planificación precisa de la demanda, el seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario y la optimización de los procesos de producción, las empresas pueden reducir significativamente la cantidad de materiales desperdiciados.
Además, los sistemas ERP pueden ofrecer funcionalidades avanzadas de gestión de inventario, como la gestión de tallas y colores, lo que permite una mejor planificación y utilización
de los materiales disponibles. Esta optimización no solo reduce los costos para la empresa, sino que también contribuye a la reducción del impacto ambiental al disminuir la cantidad de recursos utilizados y desperdiciados.
Reducción del desperdicio:
La gestión eficiente del inventario y la producción también ayuda a reducir el desperdicio en la fabricación de calzado. Un sistema ERP puede proporcionar herramientas para monitorear y analizar el proceso de producción en cada etapa, identificando áreas donde se generan residuos innecesarios o donde se pueden implementar mejoras para minimizarlos.
Además, mediante el uso de técnicas como el lean manufacturing, apoyadas por funcionalidades específicas de un ERP, las empresas pueden identificar y eliminar actividades que no agregan valor al producto final, lo que resulta en una reducción adicional del desperdicio.
Gestión de la cadena de suministro ética:
La sostenibilidad no se limita solo al aspecto ambiental, sino que también abarca consideraciones éticas y sociales. Un sistema ERP puede ayudar a las empresas del sector del calzado a gestionar una cadena de suministro ética, asegurando que los proveedores cumplan con los estándares laborales y ambientales establecidos.
Al integrar la información sobre los proveedores en el sistema ERP, las empresas pueden realizar un seguimiento detallado de sus prácticas y desempeño, lo que les permite tomar decisiones informadas sobre la selección y colaboración con proveedores que compartan sus valores de sostenibilidad y responsabilidad social.
Seguimiento del impacto ambiental:
Por último, un aspecto crucial de avanzar hacia la sostenibilidad en la fabricación de calzado es la capacidad de medir y monitorear el impacto ambiental de las operaciones de la empresa. Un ERP puede proporcionar herramientas para recopilar y analizar datos relacionados con el consumo de recursos, las emisiones de carbono y otros indicadores clave de sostenibilidad.
Con esta información, las empresas pueden establecer metas ambientales claras, realizar un seguimiento de su progreso hacia estas metas y comunicar de manera transparente sus esfuerzos de sostenibilidad a los stakeholders internos y externos.
La sostenibilidad es un factor crucial en el éxito a largo plazo de las empresas modernas, y el software ERP en la nube, como GoCloud, juega un papel fundamental en este aspecto. GoCloud permite a las organizaciones gestionar sus recursos de manera eficiente y ecológica al optimizar procesos y reducir desperdicios. Al centralizar la gestión empresarial en una plataforma digital, GoCloud minimiza la necesidad de papel y otros recursos físicos, disminuyendo así la huella de carbono. Además, al estar alojado en la nube, GoCloud reduce la necesidad de infraestructura local, lo que implica menos consumo de energía y recursos. La integración de GoCloud no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también alinea las prácticas empresariales con los principios de sostenibilidad, contribuyendo a un futuro más verde.
En conclusión, los sistemas ERP no solo son herramientas para mejorar la eficiencia operativa y la rentabilidad en la fabricación de calzado, sino que también pueden desempeñar un papel fundamental en el camino hacia la sostenibilidad. Al optimizar el uso de materiales, reducir el desperdicio, gestionar una cadena de suministro ética y realizar un seguimiento del impacto ambiental, las empresas del sector pueden avanzar hacia prácticas más responsables y contribuir a un futuro más sostenible para todos.
Clavei, avanza en el desarrollo de GoCloud. Un proyecto que comenzó hace 3 años ,respaldado por red.es en el marco de la convocatoria de ayudas del 2021 destinados a proyectos de investigación y desarrollo de inteligencia artificial y tecnologías digitales ( C005/21-ED). En esta publicación compartimos una serie de artículos científicos que destacan los avances en la migración, gestión y optimización de sistemas empresariales a entornos cloud. Estos artículos, reflejan la innovación y el compromiso de Clavei con la transformación digital hacia GoCloud, abordan diversos aspectos críticos de la migración de datos, la continuidad del negocio y la optimización del rendimiento del software.
Estrategia para Transición y Migración de Datos de Clientes
El artículo titulado «Estrategia para transición y migración de datos de clientes» detalla el enfoque integral adoptado por Clavei para facilitar la migración de datos de clientes desde sistemas ERP tradicionales a plataformas modernas en la nube. Este documento, elaborado por los analistas de software José Manuel Martínez y Héctor Moreno, destaca la importancia de una planificación meticulosa y una auditoría exhaustiva de los datos para garantizar una transición segura y eficiente. Los procesos descritos incluyen desde la verificación de la integridad de los datos hasta la implementación de herramientas avanzadas para la migración, subrayando el compromiso de Clavei con la transformación digital y la optimización de recursos empresariales.
Planes de Contingencia y Continuidad en Entornos Críticos en la Nube
Otro artículo crucial, «Planes de contingencia y continuidad en entornos críticos en nube», escrito por Pawel Okroy y Brian Lozano, se centra en la importancia de los planes de contingencia para mantener la operatividad ininterrumpida de aplicaciones y servicios en la nube. Basado en la experiencia práctica del despliegue de una solución ERP en Azure, este estudio destaca las estrategias para anticipar y mitigar posibles interrupciones, asegurando una rápida recuperación ante incidentes. La flexibilidad de estos planes permite su adaptación a diversos proveedores de la nube, garantizando así la confianza y la operatividad continua de las operaciones empresariales.
Experiencia de una pyme en la migración de sus aplicaciones legacy al cloud «descomponiendo el monolito»
El artículo «Experiencia de una Pyme en la migración de sus aplicaciones legacy al cloud” escrito por David Perona y Antonio de Rojas detalla cómo una Pyme transformó múltiples ERPs legacy en una única aplicación ERP en la nube. Desafíos tecnológicos, organizacionales y empresariales fueron abordados, incluyendo la unificación de diversas tecnologías y la migración de datos sin interrupciones significativas. Se destacó la escalabilidad, disponibilidad y agilidad proporcionadas por los servicios en la nube como AWS, Azure y Google Cloud.
Gestión y Optimización Avanzada del Desempeño del Software Empresarial
Por último, el artículo «Gestión y optimización avanzada del desempeño del software empresarial con el Framework SWIM (Software Workflow Inspection Model)», desarrollado por Héctor Gomis y Francisco Moya, presenta un innovador marco de trabajo para evaluar y mejorar el rendimiento del software. Este framework integral propone métricas para medir aspectos críticos como rendimiento, fiabilidad, escalabilidad y usabilidad del software, esenciales para la migración de aplicaciones desde entornos legacy a cloud native. La metodología SWIM asegura que el impacto en los usuarios finales sea mínimo, facilitando así la adopción de nuevas tecnologías y mejorando la calidad del software empresarial.
Innovación y Transformación Digital
La publicación de estos artículos subraya el compromiso de Clavei con la innovación y la excelencia en la gestión empresarial en la nube. La empresa continúa liderando el camino en la transformación digital, proporcionando soluciones robustas y escalables que permiten a las empresas optimizar sus operaciones y mantener su competitividad en un entorno empresarial en constante cambio.
Durante casi cuatro décadas, Clave Informática SLU ha sido pionera en el desarrollo de soluciones tecnológicas y de gestión empresarial, atendiendo a más de 8,000 usuarios en sectores diversos como moda, calzado y agroalimentario, y garantizando siempre el más alto nivel de seguridad y cumplimiento normativo. Recientemente Clavei ha conseguido el sello de Empresa éTICa . Este sello, de no obligada adhesión, persigue atender la gran preocupación social y apoyar múltiples iniciativas en relación al impacto ético de la informática.
Un Workflow o flujo de trabajo es una forma de automatizar tareas o actividades que forman parte de los procesos del negocio. Fundamentalmente se trata de que la información pase entre los distintos participantes del proceso siguiendo algunas normas predefinidas.
Esto, aunque se puede lograr de forma manual, se puede automatizar gracias a los avances tecnológicos, lo que ofrece muchas ventajas a las empresas.
Si quieres saber más sobre el tema, desde Clavei te contamos todos los detalles.
¿Qué es Workflow y cuáles son sus principales beneficios?
Todas las empresas llevan a cabo procesos repetitivos, algunos de los cuales se realizan casi a diario. Son procesos que consisten en la ejecución de una sucesión de pasos para conseguir el resultado deseado.
Utilizando herramientas de automatización que optimizan el desarrollo de esos procesos vamos a lograr muchas ventajas. Aquí es donde entra en juego el Workflow que traducido al español, se conoce como “flujo de trabajo”, y sirve precisamente para automatizar estas tareas repetitivas.
Dichas tareas, y la información que recopilan, pasan de un trabajador a otro, siguiendo un orden jerárquico y unas reglas. Las reglas y los patrones son establecidos por la empresa.
Así se suelen sistematizar estos flujos, por medio de las tecnologías de la información. Una de las consecuencias de ello es que se puede mejorar la comunicación entre departamentos de una empresa.
Asimismo, implementar los flujos de trabajo ayuda a conectar tanto las tecnologías de la información, como los procesos de negocio.
Esto hace, a su vez, que cada empleado cumpla y ejecute las actividades que le son asignadas, mejorando así la calidad de trabajo.
La ventaja principal y general de implementar este tipo de tecnologías es la optimización del trabajo en el negocio.
Se logra gracias a la mejora en la comunicación entre departamentos y a que, todas las actividades, son planificadas y sistematizadas.
De igual manera, también ayudan a mejorar en gran medida la productividad dentro de la empresa, evitando problemas relacionados con la parte administrativa. Al mismo tiempo, se reducen costes.
Tipos de Workflows
Existen diferentes tipos de workflows, pero generalmente se clasifican en los siguientes grupos:
Workflows de producción
Cuando el conjunto de tareas que manejamos es predecible y repetitivo, hablamos de un flujo de trabajo de producción. Tan pronto como se inician este tipo de procesos, todos en la empresa saben el camino a seguir. Se puede decir que todas las acciones a desarrollar están bien definidas, han sido preestablecidas y son conocidas por todos y aunque se pueden producir cambios o ajustes, pero estos serán mínimos.
Workflows Ad-hoc
Este tipo de workflows permiten modificar el proceso conforme este se va desarrollando, es decir las reglas y tareas que lo componen pueden ser creadas o modificadas durante el funcionamiento del propio proceso.
Workflows administrativos
Es el híbrido entre los tipos de workflows anteriores. Se utiliza para el desarrollo de tareas poco o nada definidas pero que son repetitivas, previsibles y que permiten la inclusión de unas reglas de coordinación relativamente simples.
¿Cómo implementar un Workflow en el negocio?
Si quieres aplicar un flujo de trabajo automatizado en tu negocio, debes seguir las etapas que detallamos a continuación:
1.- Definir los objetivos del workflow
Lo primero a la hora de poner en funcionamiento un workflow es tener muy claros los objetivos que pretendemos conseguir con su aplicación, ¿qué queremos conseguir utilizando ese workflow? Además de definir ese objetivo también identificaremos los siguientes elementos:
Participantes. Tienes que reconocer quiénes serán los participantes del flujo de trabajo. Estos pueden ser tanto personas como sistemas, pero deben ser identificados como participantes.
Acciones. Reconocer las actividades y tareas que los participantes deben llevar a cabo para cumplir con el objetivo del negocio.
Reconocer la información. ¿Cuáles son los datos y la información importante que recopilan los participantes? Se necesita reconocer y definir los datos relevantes que dan con el cumplimiento de las tareas.
2.- Diseño Gráfico del flujo o diagrama de proceso
Cuando ya tenemos claros los participantes, las acciones que estos tienen que llevar a cabo y la información que se tiene que manejar, es interesante plasmar gráficamente todo el proceso detalforma que se puedan visualizar todos los pasos a seguir y las posibles variaciones de ruta, pasos intermedios, participantes, posibles acciones, las condiciones del mismo, y quién debe ejecutar cada paso.
La gráfica permite identificar cada detalle del proceso, y de una forma simple tenemos una visión clara del mismo, podemos así revisar cada paso y tratar de optimizar el flujo. También nos va a ayudar mucho a la hora de acometer el punto siguiente.
3.- Implementar el workflow
Una vez que ya tenemos claro para qué y cómo, será cuestión de desplegar el flujo de trabajo automatizado, de tal manera en que los usuarios puedan utilizarlo.
Plasmaremos el workflow en la herramienta correspondiente ya sea una herramienta de automatización de marketing, de marketing Inbound, de gestión documental, etc.
Es interesante primero hacer pruebas con una pequeña muestra de usuarios para asegurarnos de que el workflow cumple con lo que necesitamos antes de lanzarlo masivamente.
4.- Medir resultados
Es fundamental medir los resultados que se están obteniendo con el workflow y saber así si se cumplen los objetivos definidos en el primer punto y ver si es necesario redefinir o ajustar el mismo o por el contrario no es necesario tocar nada ya que cumple perfectamente con lo que necesitamos.
Principales KPIs para medir el éxito de un Workflow
Para asegurarnos de que nuestros workflows son eficaces, es imprescindible medir resultados, tal y como hemos indicado en el punto anterior. Para ello os dejamos algunos Kpis que os ayudarán a tener una visión integral del rendimiento de vuestros workflows y su impacto en la organización.
1. Tiempo de Ciclo.
Mide el tiempo total necesario para completar un proceso o tarea de un workflow. En general, cuanto mas corto sea ese tiempo, más eficiente será el proceso o tarea.
2. Tasa de cumplimiento de plazos.
Porcentaje de tareas o procesos que se terminan en el tiempo establecido para ello. Si los plazos se están cumpliendo en un porcentaje elevado, nuestro workflow funciona.
3. Tasa de error
Los errores son inevitables, pero es necesario tratar de reducirlos al mínimo posible. Por eso es imprescindible medir la tasa de error, para tratar de tenerla lo más baja posible, si es así estaremos garantizando la calidad y eficacia de nuestros procesos.
4. Número de retrasos.
Complementando el Kpi anterior, debemos tener controlado el número de retrasos o interrupciones del workflow. Esos retrasos se pueden producir por una mala asignación de tareas, falta de recursos, problemas de comunicación y un largo etcétera. Si los tenemos monitorizados, podremos identificar donde se producen para tratar de poner remedio lo antes posible.
5. Tasa de conversión.
Si hablamos de workflows de ventas o de marketing es importante medir el porcentaje de clientes potenciales que terminan completando la acción establecida.
6. Coste por tarea.
Es el coste asociado a la realización de una tarea o proceso. Es algo que puede resultar complejo de calcular puesto que deberíamos tener en cuenta todos los costes asociados (costes laborales, si intervienen materiales, costes indirectos proporcionales, etc.), pero a veces tenemos determinados workflows donde es fácil saber qué cuesta la realización de una tarea concreta, es interesante empezar por estos.
7. Tasa de productividad por empleado.
Mide la cantidad de trabajo completado por cada uno de los empleados que intervienen en el workflow en un periodo de tiempo específico. Podemos medirlo por ejemplo en términos de tareas completadas por cada uno, productos fabricados, servicios prestados, etc. dependerá de nuestra actividad.
8. Ratios de utilización de recursos.
Cuando implementamos un workflow se involucran recursos en el mismo y muchas veces no sabemos si tenemos recursos infrautilizados o por el contrario sobre cargados. Así que es interesante buscar métricas que nos ayuden a conocer su uso y que habrá que adecuar a nuestro tipo de actividad y a los recursos utilizados.
Ahora que sabes cómo implementar un workflow, qué es y cómo puede ayudarte a automatizar los procesos de tu empresa, es el momento de ponerlo en práctica. ¿Necesitas ayuda?
Desde su fundación en 1988, Frutas Escobi se ha consolidado como una empresa líder en la comercialización y exportación de frutas y verduras. En su búsqueda constante de innovación y eficiencia, Frutas Escobi eligió NETAGRO como su Software de gestión ERP hortofrutícola, una herramienta que ha complementado su estrategia de crecimiento y fortalecimiento en el mercado.
¿Por qué NETAGRO?
Maisa Escobar,Gerente de GreenCobi y Javier Dominguez, Gestor de Operaciones, destacan a NETAGRO por su adaptabilidad excepcional a los desafíos únicos que presenta la industria de manipulación y envasado de frutas y verduras. Su capacidad de personalización en función de las necesidades específicas de Frutas Escobi ofrece una ventaja competitiva frente a soluciones ERP más generalistas.
Proceso de Implantación
El proceso de implantación, liderado por el equipo de CLAVEi, fue cuidadosamente gestionado para asegurar una integración efectiva y sin contratiempos, demostrando el compromiso de NETAGRO con sus clientes al adaptarse a sus ritmos y necesidades operativas específicas.
Beneficios Clave de NETAGRO
Centralización de la Información: NETAGRO ha integrado y centralizado las bases de datos de diversos departamentos, permitiendo un flujo de información eficiente y accesible que mejora la coordinación entre áreas y la toma de decisiones.
Automatización y Eficiencia: La automatización de procesos esenciales ha permitido a Frutas Escobi optimizar el uso de recursos y reducir errores, lo cual se traduce en operaciones más ágiles y un mejor manejo de inventarios.
Control de Costes y Trazabilidad: Con herramientas avanzadas para el manejo de costes y la trazabilidad completa, NETAGRO apoya a Frutas Escobi en la toma de decisiones estratégicas y el cumplimiento riguroso de estándares de seguridad.
Adaptabilidad: NETAGRO se alinee perfectamente con los procedimientos y las necesidades de este tipo de empresas, desde la producción hasta la venta.
Aquí tienes el video de cómo Frutas escobi ha mejorado sus operaciones con NETAGRO, Software de gestión ERP hortofrutícola:
La relación entre Frutas Escobi y NETAGRO refleja cómo un ERP bien elegido y correctamente implementado puede ser un valioso aliado en la evolución y el éxito de una empresa. NETAGRO ha demostrado ser más que un proveedor; es un socio estratégico para Frutas Escobi, contribuyendo significativamente a su adaptabilidad y eficiencia operativa en un mercado cada vez más competitivo.
Clavei, líder en soluciones empresariales innovadoras durante más de 39 años, presentará próximamente una primera versión de GoCloud, su más reciente ERP en la nube diseñado para proporcionar no solo eficiencia y seguridad, sino también un total cumplimiento con las normativas actuales, incluyendo la ley antifraude. Este sistema no solo moderniza las operaciones empresariales, sino que también garantiza que estén alineadas con las actuales regulaciones . GoCloud está respaldado por red.es en el marco de la convocatoria de ayudas del 2021 destinados a proyectos de investigación y desarrollo de inteligencia artificial y tecnologías digitales ( C005/21-ED).
Innovación y Cumplimiento: GoCloud al Frente de la Tecnología y la Normativa
GoCloud se destaca por integrar capacidades de gestión empresarial con funcionalidades avanzadas para cumplir con la ley antifraude . Esta solución ERP en la nube se adaptará a las necesidades de verificación y transparencia que dicta esta normativa, asegurando que todas las transacciones cumplan con los requisitos legales vigentes, protegiendo así a las empresas contra riesgos legales y financieros.
Compromiso con la seguridad y Confiabilidad
En un mundo donde la seguridad de los datos es más crucial que nunca, GoCloud ha sido desarrollado con las medidas de protección más robustas. Clavei está certificada bajo el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) garantizando que la información empresarial se maneje con los más altos estándares de seguridad.
Eficiencia y Reducción de costes operativos
Implementando GoCloud, las empresas pueden esperar una significativa reducción de costos y un aumento en la eficiencia operativa. Al estar completamente alojado en la nube, GoCloud elimina la necesidad de mantenimiento continuo de hardware y actualizaciones de software, lo que reduce los costos generales y mejora la escalabilidad y accesibilidad de la infraestructura empresarial.
Facilidad de Uso y Adaptabilidad en Cualquier Entorno
GoCloud está diseñado para ser intuitivo y fácil de usar, permitiendo a los usuarios aprovechar al máximo sus capacidades sin una curva de aprendizaje extensa. Con una interfaz de usuario amigable y personalizable, GoCloud se adaptará a las necesidades específicas de cada empresa, proporcionando soluciones ágiles y eficientes en una variedad de sectores. En su primera versión, GoCloud estará enfocado en pequeñas empresas que necesiten facturar de forma adaptada a la nueva normativa. Sin embargo, en versiones futuras, GoCloud permitirá la gestión de procesos más complejos, como la fabricación y la integración con otras plataformas a través de su Marketplace.
Palabras del Director del Proyecto:
«Con GoCloud, no solo estamos ofreciendo una solución tecnológicamente avanzada, sino una plataforma que asegura a nuestros clientes sobre el cumplimiento normativo» explica Antonio de Rojas, director del proyecto GoCloud. «Esta dualidad en innovación y cumplimiento es lo que define a GoCloud y fortalece nuestro compromiso con la excelencia y la responsabilidad empresarial.»
Durante casi cuatro décadas, Clave Informática SLU ha sido pionera en el desarrollo de soluciones tecnológicas y de gestión empresarial, atendiendo a más de 8,000 usuarios en sectores diversos como moda, calzado y agroalimentario, y garantizando siempre el más alto nivel de seguridad y cumplimiento normativo. Recientemente Clavei ha conseguido el sello de Empresa éTICa . Este sello, de no obligada adhesión, persigue atender la gran preocupación social y apoyar múltiples iniciativas en relación al impacto ético de la informática
La lucha contra el fraude fiscal es una preocupación constante en muchos países del mundo y España no es la excepción. En este contexto, la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, también conocida como Ley Antifraude, ha generado un gran interés entre los especialistas en tecnología debido a la importancia que se le da a la digitalización y la tecnología en la lucha contra el fraude fiscal.
En este artículo, exploramos el papel que juega la tecnología en la Ley Antifraude, así como sus objetivos, prohibiciones y requisitos.
La Ley Antifraude en España
La Ley Antifraude es una iniciativa del Gobierno español que busca fortalecer la lucha contra el fraude fiscal y mejorar la eficacia de la Administración Tributaria en la prevención, detección y sanción de conductas ilícitas en el ámbito fiscal. La ley entró en vigor el 11 de octubre de 2021 y aborda una amplia variedad de temas, como la lucha contra el fraude internacional, el control de las criptomonedas y la regulación de los intermediarios fiscales.
La tecnología y la digitalización en la lucha contra el fraude fiscal
Uno de los aspectos más destacados de la Ley Antifraude es la importancia que se le da a la digitalización y la tecnología en la lucha contra el fraude fiscal. La ley reconoce la necesidad de adaptarse a un entorno cada vez más digitalizado y establece medidas para prevenir el uso de herramientas tecnológicas para cometer fraudes fiscales.
Entre las medidas establecidas en la ley, se encuentran la obligación, la prohibición del software de doble uso. En este caso, esta ley pretende perseguir las prácticas de fraude fiscal mediante la lucha contra los software de doble uso. Llegando a multas de hasta 50.000 € para todos aquellos que los utilicen.
La Ley Antifraude ha puesto especial foco en los programas de gestión que incurren en fraude al permitir que se pueda llevar una contabilidad B o la falta de registros de las operaciones realizadas. Con ello se pretende combatir lo que se conoce como “software de doble uso” o programas informáticos que permitan a los usuarios poder facturar sin declarar.
Objetivos de la Ley Antifraude
La Ley Antifraude establece una serie de objetivos específicos que buscan mejorar la eficacia de la Administración Tributaria en la lucha contra el fraude fiscal. Estos objetivos incluyen:
Mejorar la prevención y detección de fraudes fiscales a través de medidas tecnológicas y de digitalización.
Fortalecer la cooperación en la lucha contra el fraude fiscal.
Establecer medidas para garantizar la transparencia y que la información sea inalterable.
Reforzar los procedimientos de investigación y sanción de las conductas ilícitas en el ámbito fiscal.
Prohibición del software de doble uso
¿Qué es un software de doble uso? Un software de doble uso es todo aquel que permite:
Llevar contabilidades diferentes.
No reflejar total o parcialmente la anotación de las transacciones ejecutadas.
Registrar transacciones distintas a las anotaciones que hayan sido realizadas.
Alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable.
La Ley Antifraude establece la prohibición del software de doble uso, es decir, aquel software o dispositivo que pueda ser utilizado para ocultar o alterar datos o que pueda impedir la acción de la Administración Tributaria.
Esta medida busca evitar que se utilicen herramientas tecnológicas para cometer fraudes fiscales y garantizar la transparencia y la integridad de los procesos fiscales y de la gestión contable y financiera.Cualquier autónomo o empresa que no cumpla con la Ley 11/2201 contra el fraude fiscal podrá ser sancionado, existiendo dos tipos de sanciones.
Una sanción dirigida a los fabricantes de “software de doble uso”. Las empresas que fabriquen, produzcan y comercialicen software de doble uso que permita la manipulación de la contabilidad, podrán ser sancionadas con multas de hasta 150.000 euros.
Otra sanción para los usuarios de este tipo de software, como asesorías y despachos profesionales. Los usuarios de este tipo de software podrán ser sancionados con multas de hasta 50.000 euros.
Requisitos del software para cumplir la Ley Antifraude
Para cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude, el software de gestión debe cumplir con ciertas características y funcionalidades específicas.
Entre ellas, se encuentran:
Integridad: Deberán poder registrar toda la información contable necesaria para emitir correctamente las facturas y el resto de documentos comerciales. Al mismo tiempo, deberán permitir crear, consultar, descargar y enviar todos los documentos comerciales, cumpliendo con todos los requisitos para garantizar la autenticidad e integridad del origen de estos, sin que pueda modificarse su contenido por terceros.
Conservación: La información tiene que ser conservada por el software y permanecer en el sistema, no siendo posible su eliminación.
Accesibilidad: La información debe estar en todo momento accesible para todos los usuarios que tengan permisos. Usando roles específicos que garanticen que cada uno solo puede acceder a la información autorizada en cumplimiento del RGPD.
Legibilidad: Todo programa de gestión deberá cumplir con los formatos estándar para la legibilidad de la información, pudiendo ser almacenada, exportada, etc.
Trazabilidad: Permitirá conocer el seguimiento de todos los procesos de venta y de compra, registrando a cada usuario que produzca cada documento. Incluido la fecha y la hora en que esto se llevó a cabo, así como toda la gestión documental relacionada.
Inalterabilidad de los registros: Sin omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas. Se debe llevar un registro de todas las modificaciones realizadas sobre cualquier documento, incluidos la fecha, el usuario y la IP desde la que se realizó la modificación. También se deberá almacenar una copia exacta de todas las versiones anteriores del documento. Incluso en el caso de los elementos eliminados.
Plazos de adaptación del software a la ‘Ley antifraude’
A principios de diciembre de 2023 se aprobó el reglamento de la “Ley antifraude”, que expone cómo debe ser el software de facturación que las empresas españolas estarán obligadas a implantar para cumplir con esta norma.
Los usuarios/clientes de dicho software deberán estar totalmente adaptados al reglamento a partir del 1 de julio de 2025.
Por otro lado, los desarrolladores de software contarán con un plazo de nueve meses a partir de la publicación de la orden ministerial en el BOE para adaptar sus programas a la nueva normativa. En este documento, que se prevee que esté publicado en esta primera parte del 2024, se concretarán las especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir.
Por lo tanto, para finales de 2024 o principios de 2025, los fabricantes de software deberán tener sus programas a punto.
El reglamento del pasado mes de diciembre se le ha atribuido coloquialmente el nombre de “reglamento VeriFactu”, por la prescripción que hace de este sistema de envío.
Los registros deben enviarse de manera inmediata y automatizada a la agencia tributaria. Si no fuera así, existe la obligación de guardarlos para ponerlos a disposición de la Agencia Tributaria cuando sean requeridos. Por eso, el software de facturación debe permitir el envío automático de cada registro de facturación a Hacienda.
Para este fin, la “Ley antifraude” y la propia Agencia Tributaria promueven el sistema VeriFactu, que valida las facturas utilizando tecnología blockchain y las identifica como verificadas por este sistema.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que VeriFactu no se aplicará en los territorios forales ni en empresas que ya estén acogidas al SII (Sistema Inmediato de Información).
Por último, añadir, que es momento de olvidarse de las hojas de Excel para llevar a cabo la gestión contable de la empresa, pues se estaría incumpliendo los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros contemplados en la ley.
¿Tengo que hacer algo como cliente?
Lo cierto es que las empresas no tendrán mucho trabajo de adaptación a la “Ley antifraude”, por lo menos en cuanto a lo que se refiere a sus procesos de facturación.
Serán los proveedores del software de facturación los que tendrán que adaptar sus programas y acreditar esos cambios. Por lo tanto, toda la complejidad es para los proveedores de software, y no para sus clientes. (Ver guía: integración del sistema Verifactu en los ERP)
Con la “Ley antifraude” solo cambian algunos procesos administrativos para las empresas. Por ejemplo, en cuanto a hacer el reporte de una factura a Hacienda, se adelantará al momento en que se crea la factura, y luego no se podrán hacer modificaciones de esta, sino que se deberá emitir una rectificativa. Y, por otro lado, las empresas deberán llevar un control más exhaustivo de cobros y pagos, algo que en muchas pymes se suele descuidar.
Diferencias entre la “Ley antifraude” y la Ley Crea y Crece, que promueve la factura electrónica
Conviene no confundirlas, aunque es cierto que ambas han coincidido en el tiempo e implican cambios en los procesos de gestión de las empresas.
Sobre el papel, la normativa antifraude fomenta la transparencia en la contabilidad y la gestión fiscal, mientras que la Ley Crea y Crece promueve la eficiencia y modernización en la creación y gestión de empresas.
La realidad es que, mientras que la Ley Crea y Crece pretende reducir la morosidad a través del uso obligatorio de la factura electrónica, la Ley antifraude persigue promover el control fiscal combatiendo el uso de los softwares que permiten a los usuarios llevar una contabilidad B.
En esencia, son dos normativas que obligarán a las empresas a hacer cambios en sus herramientas de gestión y facturación.
Pero la gran diferencia está en sus plazos de implantación. La factura electrónica obligatoria que promueve la Ley Crea y Crece aún espera un reglamento para marcar plazos de implantación ,de uno o dos años, dependiendo del nivel de negocio de la compañía. Por lo tanto, todo indica que no será al menos hasta 2026 o 2027 cuando las empresas definitivamente tendrán que operar con este formato.
Sin embargo, los cambios en el software de gestión que impone la “Ley antifraude” están a la vuelta de la esquina, ya que a principios de diciembre de 2023 fue aprobado el reglamento que especifica las características que deberán tener estos softwares para evitar dobles contabilidades y acabar con la economía sumergida.
Por lo tanto, ya se sabe que las empresas tendrán que empezar a operar con un software válido a partir del verano de 2025, y que a finales de 2024 los proveedores de software deberán tener susprogramas totalmente alineados con la norma. Y garantizar, de esta manera, la generación de facturas y anotaciones que puedan ser remitidas a la Agencia Tributaria a través del sistema VeriFactu, impulsado por este organismo precisamente para luchar contra el fraude fiscal.
Por último, conviene recordar que VeriFactu excluye a los territorios forales, Canarias, Ceuta y Melilla. Y tampoco se aplica a las empresas que ya estén acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).
En conclusión, la Ley Antifraude establece un marco regulatorio que busca fortalecer la lucha contra el fraude fiscal a través de la digitalización y la tecnología.
Gracias a la digitalización y las tecnologías, la Administración Tributaria puede disponer de una información transparente, fiel y honesta, además, en tiempo real de todos los usuarios.
En Clavei queremos que te ocupes de tu negocio, nosotros nos ocupamos de tu tranquilidad en lo tecnológico. Estamos al día de las nuevas normativas que van surgiendo y adaptamos nuestros softwares a ellas. Contacta y confía en nosotros.
