Optimiza tu gestión financiera con el Mejor Software Contable

por Jose Luís Costa | Oct 23, 2023 | CLAVEi

Hoy en día, una gestión financiera efectiva es fundamental para el éxito y la continuidad de cualquier negocio. Tomar decisiones financieras informadas y mantener un registro preciso de tus operaciones es esencial. En este contexto, la elección del mejor software contable adquiere un papel crucial.

Imagina poder simplificar tus tareas contables, agilizar los procesos financieros y mantener una visión clara de la salud financiera de tu negocio, todo con una herramienta intuitiva y poderosa. En este viaje hacia una gestión financiera más efectiva, vamos a ayudarte a elegir el mejor software contable que se adapte a tus necesidades actuales y que te brinde la flexibilidad y el poder enfrentar los desafíos financieros del mañana.

Por qué necesitas el mejor software contable

Un software de contabilidad es una herramienta esencial para cualquier negocio, independientemente de su tamaño o actividad. Su importancia radica en su capacidad para facilitar la gestión financiera y proporcionar una serie de beneficios que ayudan a mantener el orden, la precisión y la eficiencia en todas las operaciones relacionadas con las finanzas de la empresa.

Aquí hay algunas razones clave por las que necesitas el mejor software de contabilidad:

Registro preciso de operaciones

Un software de contabilidad te permite registrar y hacer un seguimiento preciso de todas las operaciones financieras de tu negocio, tales como ingresos, gastos, cobros, pagos y más. Esto garantiza que no se pasen por alto detalles importantes y que tus registros sean completos y fiables.

Organización y Estructura

El software contable organiza tus datos financieros en categorías y subcategorías específicas, lo que facilita la búsqueda y el análisis de la información relevante. Esto es especialmente valioso al generar informes financieros o cuando necesitas revisar operaciones pasadas.

Generación de Informes

Puedes crear informes financieros detallados con facilidad, como balances generales, cuenta de resultados y flujos de caja. Estos informes te brindan una visión clara de la salud financiera de tu negocio y te ayuda a tomar decisiones informadas y a planificar estratégicamente.

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Cumplimiento normativa fiscal

El software contable puede ayudarte a mantener el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes y a generar informes necesarios para presentar impuestos de manera precisa y oportuna. Esto minimiza los riesgos de errores fiscales y posibles sanciones.

Ahorro de Tiempo

Automatiza tareas manuales y repetitivas, como el cálculo de impuestos y la conciliación bancaria. Esto libera tiempo para que tú y tu equipo se enfoquen en actividades más estratégicas y de valor añadido.

Seguimiento de Inventarios

Para las empresas que manejan inventarios, un software de contabilidad puede ayudar a realizar un seguimiento de las existencias y los costes de manera eficiente, lo que es esencial para la gestión de la cadena de suministro.

Gestión de nóminas

Algunos programas de contabilidad ofrecen funciones de nómina, facilitando la administración de los sueldos de los empleados, así como el cumplimiento de las normas laborales. Incluso la elaboracion del fichero necesario para la automatizacion del pago de la misma.

Análisis financiero

El mejor software contable te permite realizar un análisis financiero más profundo, ayudándote a identificar tendencias, oportunidades y desafíos financieros.

Trabajo y acceso Remoto

Algunos software contables basados en la nube permiten el acceso y el trabajo remotos, lo que es útil si tienes empleados o colaboradores que trabajan desde ubicaciones diferentes.

Planificación Financiera

Utilizar un software de contabilidad puede ayudarte a establecer metas financieras, realizar presupuestos y hacer un seguimiento de tu progreso hacia tus objetivos a lo largo del tiempo.

Cómo elegir el mejor software contable

Elegir el mejor software contable para tu negocio es una decisión importante que puede tener un impacto significativo en la eficiencia de tus operaciones financieras.

Aquí tienes algunas preguntas clave que deberías hacerte al evaluar opciones de software contable:

• ¿Cuáles son mis necesidades específicas?: Define claramente tus necesidades contables. ¿Necesitas llevar un registro de facturas, gastos, ingresos, nóminas, inventario u otros aspectos financieros? Cuanto más claro seas acerca de tus requerimientos, mejor podrás encontrar un software que se adapte a ellos.
• ¿Es fácil de usar?: El software debe ser intuitivo y fácil de aprender para ti y para tu equipo. Evalúa la interfaz, las funciones de navegación y la capacidad de importar/exportar datos.
• ¿Es escalable?: Considera si el software puede crecer con tu negocio. Asegúrate de que pueda gestionar un aumento en el volumen de operaciones y la complejidad financiera a medida que tu negocio se expanda.
• ¿Ofrece soporte técnico adecuado?: Revisa qué tipo de soporte técnico proporciona el proveedor. ¿Hay asistencia telefónica, chat en vivo, documentación detallada? La disponibilidad de soporte es esencial para resolver problemas rápidamente.
• ¿Es compatible con la legislación fiscal local?: Asegúrate de que el software cumpla con las regulaciones fiscales y contables de tu país o región. Debe ser capaz de generar informes financieros y cumplir con las normativas locales.
• ¿Ofrece funciones de seguridad sólidas?: La seguridad de tus datos financieros es fundamental. Verifica si el software ofrece cifrado de datos y medidas de seguridad sólidas.
• ¿Integración con otras herramientas?: Si ya utilizas otras herramientas empresariales como sistemas de CRM o de gestión de inventario, considera si el software contable se integra con estas aplicaciones para facilitar el flujo de datos.
• ¿Tiene capacidad de generar informes?: Evalúa si el software puede generar informes financieros personalizados, cuenta de resultados, balances generales y otros informes que sean esenciales para tu negocio.
• ¿Cuál es el coste total?: Comprueba todos los costes, incluidas las tarifas de licencia, actualizaciones, soporte y cualquier otro cargo adicional. Calcula si el valor que obtendrás supera el coste.
• ¿Qué opinan otros usuarios?: Investiga las opiniones y reseñas de otros usuarios del software. Esto puede darte una idea de las experiencias de otras empresas similares a la tuya.

ClaveiCON es nuestro software contable, a día de hoy con más de 1500 usuarios, muchos de ellos despachos profesionales. Os dejo un enlace a una demo donde podeis apreciar que cumple con todas las premisas relacionadas en parrafos anteriores. Demo Day | ClaveiCon – YouTube

Cómo gestionar el stock de una empresa de calzado de forma automatizada

por Jose Luís Costa | Oct 16, 2023 | CLAVEi

Qué es el stock de una empresa de calzado 

El stock de calzado hace referencia a la cantidad total de productos de calzado que la empresa posee en un momento dado. Representa el inventario o las existencias de productos que la empresa tiene disponibles para la venta o para su uso en la producción. 

El stock de una empresa de calzado suele incluir una variedad de productos, como zapatos de diferentes estilos, tallas, colores y materiales y abarca tanto productos terminados y listos para la venta, como también materiales y componentes utilizados en la fabricación de calzado. 

El stock de calzado se clasifica en dos categorías principales: 

• Stock de materias primas: Incluye los materiales y componentes utilizados en la fabricación de calzado, como pieles, tejidos, suelas, hebillas, cordones, entre otros. Estos elementos son adquiridos y almacenados para su uso en el proceso de producción. 

• Stock de productos terminados: Comprende los zapatos ya fabricados y listos para su venta. Estos productos están disponibles en diferentes modelos, tallas y variantes y se encuentran en el inventario hasta que se vendan. 

El stock es un activo importante para una empresa de calzado, pero su gestión efectiva es crucial para garantizar la disponibilidad adecuada de productos, evitar la falta o el exceso de existencias, y maximizar la eficiencia y rentabilidad del negocio. 

Es fundamental realizar un seguimiento y control continuo del stock para garantizar que se mantenga en niveles óptimos, que se ajuste a la demanda del mercado y que se eviten problemas como la obsolescencia de productos o la pérdida de ventas debido a la falta de existencias.  

La gestión adecuada del stock de calzado implica planificación, control de inventario, reposición oportuna y una visión clara de las existencias disponibles en todo momento.  

Importancia de una gestión automatizada del stock de calzado 

No llevar una gestión automatizada del stock de calzado puede plantear varios problemas para una empresa. Veamos en qué pueden consistir los principales problemas:

• Errores y falta de precisión: La gestión manual del stock está sujeta a errores humanos, como errores de registro, recuentos inexactos o desajustes en los niveles de inventario. Estos errores pueden llevar a discrepancias en los registros, dificultad para rastrear productos y una falta de precisión en la información sobre el stock disponible.

• Ineficiencia en el tiempo y los recursos: La gestión manual del stock requiere mucho tiempo y esfuerzo. Tareas como el recuento manual, la actualización de registros en hojas de cálculo y la comunicación manual con proveedores y otros departamentos consumen recursos valiosos. Esto puede llevar a una menor eficiencia operativa, retrasos en la toma de decisiones y una menor capacidad para responder rápidamente a cambios en la demanda o el suministro. 

• Falta de visibilidad y control: Sin una gestión automatizada puede resultar difícil tener una visión clara y actualizada del estado del inventario. La falta de información en tiempo real sobre las existencias disponibles, los movimientos de productos y las tendencias de la demanda dificulta la toma de decisiones informadas. Además, puede llevar a situaciones de falta o exceso de stock, afectando negativamente la satisfacción del cliente y los costes operativos. 

• Pérdida de ventas y oportunidades: Si no se tiene un control preciso del inventario es más probable que se produzcan situaciones de falta de existencias, pérdida de ventas, clientes insatisfechos y una reputación negativa. Además, puede dificultar la identificación de oportunidades de venta, como la introducción de nuevos productos o la respuesta rápida a cambios en la demanda. 

• Mayor riesgo de obsolescencia y obstrucción: Sin una gestión automatizada, existe un mayor riesgo de mantener productos obsoletos o de movimiento lento en el inventario y puede influir en costes adicionales asociados con el almacenamiento prolongado, la depreciación de los productos y la necesidad de realizar descuentos significativos para deshacerse del stock no vendido. 

A la vista de los errores y problemas que se originan de la falta de una gestión del stock de calzado automatizada, implementar una solución automatizada de gestión del stock puede ser crucial para optimizar los procesos, mejorar la rentabilidad y garantizar una satisfacción del cliente óptima. 

➔ Conoce estas 10 funcionalidades que debe tener un software de producción de calzado 

Ventajas de una gestión del stock de calzado automatizada 

La gestión automatizada del stock ofrece varias ventajas significativas para una empresa de calzado. Veamos algunas de las más destacadas: 

• Precisión mejorada: Al automatizar la gestión del stock, se reducen considerablemente los errores humanos asociados con tareas manuales, garantizando una mayor precisión en los registros de stock y evitando problemas como la falta de existencias o los desajustes en los niveles de inventario. 

• Ahorro de tiempo y esfuerzo: La automatización elimina la necesidad de realizar tareas repetitivas y consume mucho tiempo, como recuentos manuales o seguimiento manual de las entradas y salidas de productos. Esto libera tiempo y recursos para que el personal se enfoque en actividades más estratégicas, como la atención al cliente, la optimización de la cadena de suministro o el análisis de datos. 

• Optimización del inventario: Un sistema automatizado proporciona información en tiempo real sobre el estado del inventario, incluyendo existencias actuales, movimientos y tendencias de demanda. Esto permite una mejor planificación y toma de decisiones más informadas sobre la reposición de existencias, la gestión de la demanda y la optimización de los niveles de inventario. 

• Reducción de costes: Al tener un control más preciso del inventario, se evitan situaciones de exceso o insuficiencia de stock, reduciendo los costes asociados con el exceso de inventario, almacenamiento adicional, obsolescencia de productos, costes derivados de la falta de existencias, pérdida de ventas o la necesidad de envíos urgentes.  

• Mejora del servicio al cliente: Una gestión del stock de calzado automatizada permite garantizar un suministro constante de productos y evitar situaciones en las que los clientes no encuentren lo que buscan, ofreciendo una experiencia de compra más fluida y reduciendo los tiempos de espera o los retrasos en la entrega. 

• Análisis más precisos: Los sistemas automatizados de gestión del stock recopilan y analizan datos en tiempo real para identificar patrones de demanda, productos más populares y otras tendencias relevantes. Esto facilita la generación de informes y análisis más precisos y ayuda a realizar pronósticos de demanda más ajustados, identificar oportunidades de venta y tomar decisiones estratégicas basadas en datos. 

Hoy en día existen tecnologías que facilitan mucho esta automatización, nombraré las tres más importantes: 

• Sistema MRP: Este sistema se nutre de una lista de materiales, el plan maestro de producción y el inventario de materiales.  Básicamente se encarga de elabora la lista de pedidos a proveedor necesaria para producir las unidades necesarias, optimizando el stock de materiales. 

• Plataforma eComerce B2B: Con este tipo de tecnologías ponemos a disposición de toda la red de distribución el stock de producto terminado. Hoy en día es crucial o crítico en la definición de las campañas el tener la posibilidad de hacer pedidos rápidamente en el momento que se detecta un campeón en una colección, por tanto el poder hacer pedidos de manera inmediata sin límite de horarios y que estas plataformas estén completamente integradas con el ERP de la empresa agiliza mucho el proceso y acorta el famoso TIME TO MARKET. 

• Herramientas de BI: Por último cualquier empresa y más las de este sector, por su variedad en la oferta, deben analizar constantemente que está pasando para poder anticipar cualquier situación. Además estos análisis han de ser con datos para que sean fiables y este tipo de herramientas ofrecen la capacidad de analizar gran número de datos y de diferentes fuentes proporcionando a las empresas que lo usan conclusiones mucho más objetivas, de manera rápida y fiable. 

Implementar un software de gestión del stock de calzado automatizada integrado en el ERP,  ofrece ventajas significativas que pueden tener un impacto significativo en la eficiencia y rentabilidad de una empresa de calzado.  

Confía en Clavei para la implementación de un sistema automatizado de gestión del stock de tu empresa de calzado. Somos especialistas. 

Go cloud: La innovadora plataforma de clavei que revolucionará la migración al cloud en múltiples sectores

por Clave Informática S.L. | Oct 2, 2023 | CLAVEi

Clavei, líder en soluciones de gestión empresarial con más de 38 años de experiencia, está en pleno desarrollo de una innovadora plataforma cloud llamada Go Cloud. Este proyecto, respaldado por red.es en el marco de la convocatoria de ayudas de 2021 destinadas a proyectos de investigación y desarrollo de inteligencia artificial y tecnologías digitales (C005/21-ED), tiene como objetivo revolucionar la forma en que las empresas migran sus soluciones de gestión a la nube. 

Go Cloud atiende a dos grupos clave en el mercado. Por un lado, las empresas desarrolladoras y comercializadoras de software de gestión verán facilitada la migración de sus soluciones a la nube, lo que les permitirá aprovechar al máximo las ventajas de esta tecnología. Por otro lado, los usuarios finales de software de gestión, especialmente en sectores como moda, calzado, textil y agroalimentario, junto con las empresas de distribución mayorista, se beneficiarán de las capacidades mejoradas y la versatilidad que ofrece esta plataforma. 

En la actualidad, Go Cloud se encuentra en pleno desarrollo, con el objetivo de proporcionar una plataforma que garantice una migración eficiente y segura de aplicaciones y soluciones a la nube. Esto se logrará mediante la construcción de un core de producto sólido y una metodología en la nube diseñada específicamente para este propósito. Además de optimizar los tiempos y reducir los costes de la migración al cloud.  

Antonio de Rojas, Director del Proyecto, declaró: «Estamos entusiasmados por este proyecto que fusiona nuestro profundo conocimiento de los negocios con las últimas tecnologías, y que apasiona a todos los miembros de un equipo en constante crecimiento tanto en número como en calidad y talento». 

Eloy Montaña, Director General de CLAVEi comentó: “Es emocionante ver la evolución de un proyecto tan innovador que aportará un alto valor tanto tecnológico como una herramienta de migración al cloud versátil para nuestros clientes actuales y futuros” 

Acerca de Clave Informática SLU 

Con 38 años de experiencia, Clave Informática ha sido un referente en la identificación e implementación de tecnología y software para la gestión empresarial, permitiendo a las organizaciones desplegar todo su potencial. Con más de 2.000 clientes y 8.000 usuarios activos de sus soluciones en industrias como Moda, Calzado, Textil, Agroalimentario, Fitosanitario y Distribución Mayorista. La empresa está certificada en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS nivel medio), garantizando la seguridad de los sistemas, datos, comunicaciones y servicios electrónicos que gestiona.

Mitos en implantaciones de ERP

por José Manuel Quiles | Sep 26, 2023 | CLAVEi

La implantación de un ERP en una empresa no es una tarea sencilla ya que no existe un sistema único para todas ellas, sino que debe adaptarse a las necesidades, objetivos y recursos disponibles en la empresa.

Para disponer de información que te permita decidir cuál es el sistema ERP que tu empresa necesita, vamos a empezar explicando qué es un ERP, cuáles son los beneficios que conlleva la implantación de un ERP y vamos a desmontar algunos mitos que existen alrededor de esta tecnología.

Qué es un ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning, en inglés) es un sistema de gestión empresarial que integra y automatiza los procesos y actividades de diferentes áreas de una empresa.

Es la pieza fundamental del sistema de información de una empresa y permite a estas gestionar y optimizar sus procesos empresariales de manera eficiente, al proporcionar una visión completa de la información en tiempo real que se traduce en una toma de decisiones más informada y rápida.

Los sistemas ERP suelen estar compuestos por diferentes módulos que se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa y, por tanto, permite personalizar el sistema y adaptarlo a las características y procesos empresariales de ellas.

Beneficios de un ERP para tu empresa

La implantación de una solución ERP en una empresa puede proporcionar múltiples beneficios, entre los que se destacan:

• Mejora la eficiencia y la productividad: Al integrar y automatizar los procesos empresariales, un sistema ERP puede reducir el tiempo y los costes necesarios para completar tareas y procesos.
• Mejora la visibilidad y el control: Un sistema ERP puede proporcionar a la empresa una visión completa y en tiempo real de sus procesos empresariales, lo que permite a sus responsables tomar decisiones informadas y rápidas basadas en datos precisos.
• Permite la integración y el intercambio de datos: Un sistema ERP integra los datos de todos los departamentos de la empresa en una sola plataforma, lo que permite la colaboración entre departamentos y mejora la comunicación y la coordinación en toda la empresa.
• Mejora la gestión de inventarios: Un sistema ERP puede ayudar a la empresa a mejorar la gestión de sus inventarios, reduciendo el coste de almacenamiento y procurando disponer del stock suficiente para evitar roturas de este.
• Mejora la atención al cliente: Al proporcionar a los empleados una visión completa de las interacciones de la empresa con los clientes, un sistema ERP mejora la calidad de la atención y la satisfacción del cliente.
• Simplifica la gestión financiera: La automatización de los movimientos contables y económicos, simplifican la gestión financiera, lo que se traduce en una reducción de los errores y una mejora de la precisión de los informes financieros.

Implantación de un ERP: Metodología

La metodología de implementación de un ERP puede variar dependiendo de las necesidades específicas de la empresa, sin embargo pueden distinguirse unas determinadas fases que dependiendo de la situación de madurez digital e información de la empresa, serán más o menos significativas en el proceso:

• Planificación: En esta fase, se define el alcance del proyecto, se identifican los objetivos y los requisitos de la empresa, se establece un calendario previo de implantación y se crea un equipo de proyecto que se encargará de la implementación.
• Análisis: En esta fase, se analizan los procesos empresariales actuales y se identifican las áreas que necesitan mejoras o cambios. También se analizan los datos existentes y se definen los requerimientos técnicos para el sistema ERP.
• Parametrización: En esta fase, se configura el ERP de acuerdo a las necesidades detectadas, se despliegan los módulos requeridos y se realiza la integración con otros sistemas.
• Migración de datos: En la mayoría de ocasiones, las empresas ya disponen de sistemas de información anteriores y es muy importante migrar exclusivamente los datos válidos y necesarios. Es un buen momento para clasificar y depurar la información existente, con la finalidad de no traspasar datos innecesarios o erróneos.
• Capacitación: La formación a los usuarios es una fase vital de la implementación, y permite el correcto uso y aprovechamiento del ERP.
• Arranque o implementación: En esta fase, se instala el sistema ERP en el entorno de producción de la empresa y se realiza una prueba final para asegurarse de que el sistema funciona correctamente y cumple con los requisitos de la empresa.
• Soporte y mantenimiento: Después de la implementación, se proporciona soporte y mantenimiento continuos para el sistema ERP, incluyendo la resolución de incidencias, actualizaciones y las mejoras continuas de sus funcionalidades.

Mitos en la implantación de un ERP

Existen varios mitos relacionados con la implantación de un sistema ERP. A continuación, se presentan algunos de los más comunes:

• El ERP es una solución rápida y fácil:
  Este es uno de los mayores mitos relacionados con los sistemas ERP. Muchas empresas creen que la implementación del ERP es rápida y fácil, pero en realidad es un proceso complejo que requiere tiempo, planificación y esfuerzo. La implementación de un ERP implica cambios significativos en la forma de trabajar de la empresa, lo que requiere una buena gestión del cambio.
• El ERP resolverá todos los problemas de la empresa:
  Otro mito común es que la implementación de un ERP resolverá todos los problemas de la empresa. Sin embargo, un ERP no puede resolver todos los problemas de la empresa de forma mágica. Es importante tener en cuenta que el ERP es una herramienta que puede ayudar a la empresa a mejorar su eficiencia, pero no es la solución a todos los problemas.
• El ERP es demasiado caro:
  Muchas empresas creen que la implementación de un ERP es demasiado costosa, pero en realidad, el coste de un ERP puede variar dependiendo del tamaño de la empresa y del alcance del proyecto y el retorno de la inversión dependerá del estado inicial y la mejora que hayan podido experimentar en sus procesos.
• El ERP es solo para grandes empresas:
  Otra creencia común es que los sistemas ERP son solo para grandes empresas. Sin embargo, hoy en día existen soluciones ERP para empresas de diferentes tamaños, incluso para pequeñas empresas, reduciéndose muchisima su implantación con procesos previamente definidos y estructurados.
• La implantación del ERP es un proyecto de TI:
  Este es otro mito común. La implantación de un ERP es un proyecto de negocio que involucra a diferentes áreas de la empresa, incluyendo finanzas, recursos humanos, producción, ventas, entre otras. Es importante involucrar a todas las áreas en la planificación e implementación del proyecto.
• El ERP no se puede modificar una vez implantado:
  La mayoría de los sistemas ERP están diseñados para ser personalizados y configurados de acuerdo con las necesidades específicas de una empresa.

Es cierto que algunos sistemas ERP pueden tener limitaciones en cuanto a la capacidad de personalización y modificación, especialmente en lo que respecta a los procesos básicos del sistema. Sin embargo, la mayoría de los sistemas ERP modernos son altamente personalizables, lo que permite a las empresas adaptar el sistema a sus necesidades específicas y realizar cambios para mejorar la eficiencia y la productividad.

Es importante tener en cuenta que cualquier modificación o personalización del sistema ERP debe ser cuidadosamente planificada y gestionada, ya que puede afectar la estabilidad del sistema y la capacidad de actualización en el futuro. Por lo tanto, para evitar riesgos en la implantación de un ERP se recomienda trabajar con un equipo experimentado en la implementación y personalización de sistemas ERP como CLAVEI  para garantizar una implementación exitosa y una gestión adecuada de los cambios.

¡Confía en la experiencia de CLAVEI para la implantación de un ERP en tu empresa!.

Implementación de un ERP: ¿Por dónde empezamos?

por Jose Luís Costa | Sep 18, 2023 | CLAVEi

Durante el proceso de implementación de un ERP hay determinadas cuestiones fundamentales que no puedes obviar ya que son vitales para el éxito o el fracaso del proyecto. 

Empecemos explicando qué es un ERP. Un ERP (Enterprise Resource Planning, en inglés) es un sistema de gestión empresarial que integra y administra diversas áreas y procesos de una organización, como finanzas, contabilidad, recursos humanos, inventario, compras, ventas, producción, entre otros.  

Su objetivo principal es optimizar la eficiencia y la productividad de una empresa al centralizar la información y proporcionar herramientas para la toma de decisiones. 

Importancia de implantar una solución ERP en tu empresa 

Entre las principales ventajas de implementar un ERP en una organización destacan las siguientes: 

• Integración de procesos: Un ERP permite la integración de los distintos departamentos y áreas funcionales de una empresa, facilitando el intercambio de información en tiempo real y eliminando la necesidad de utilizar múltiples sistemas aislados, con lo que se consigue una mayor eficiencia operativa y una mejor coordinación entre los equipos. 

• Automatización de tareas: Un ERP automatiza numerosos procesos, como la generación de informes financieros, la gestión de inventario, la facturación, la gestión de compras y los procesos de nómina. Esto reduce la carga de trabajo manual y minimiza los errores con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos para la organización. 

• Toma de decisiones informada: Al contar con datos precisos y actualizados en tiempo real, un ERP proporciona una visión completa de las operaciones de la empresa que  permite una toma de decisiones más rápida y fundamentada, ya que los responsables de la organización tienen acceso a información actualizada sobre ventas, inventario, costes y otros indicadores clave. 

• Eficiencia en la cadena de suministro: Un ERP contribuye a optimizar la gestión de la cadena de suministro al proporcionar información sobre el estado del inventario, los tiempos de entrega, las demandas de los clientes y otros factores relevantes. Esto permite una planificación más precisa y una mejor coordinación con proveedores y clientes. 

• Mejora de la satisfacción del cliente: Al integrar y agilizar los procesos internos, un ERP contribuye a mejorar la calidad y la rapidez de los servicios ofrecidos a los clientes, contribuyendo a una mayor satisfacción del cliente, una mejor atención y una capacidad de respuesta más rápida a sus necesidades. 

• Reducción de costes: Al optimizar los procesos internos, eliminar tareas manuales redundantes y mejorar la eficiencia general de la empresa, un ERP ayuda a reducir los costes operativos. Al mismo tiempo, contar con una visión integral de las operaciones permite identificar áreas de ineficiencia y tomar medidas correctoras. 

Para que la implementación de un ERP tenga éxito se requiere una planificación cuidadosa, un análisis de las necesidades de la organización y una capacitación adecuada de los usuarios. Veamos a continuación, cómo debe realizarse el proceso de implementación de un ERP. 

Fases en la implementación de un ERP 

Todo proceso de implementación de un ERP debe llevarse a cabo siguiendo varias fases para asegurar una transición exitosa y una adopción adecuada dentro de una organización.  

A continuación, se presentan los pasos para la implementación de un ERP: 

• Planificación: En esta fase inicial: 
  • Se definen los objetivos y requisitos del proceso de implementación del ERP.
  • Se forma un equipo de implementación que incluye representantes de diferentes áreas funcionales de la organización.
  • Se establecen los plazos y los recursos necesarios.
  • Se elabora un plan detallado que guiará todo el proceso. 
  • Se elabora el acta de constitución del proyecto donde se detallan todos estos puntos anteriormente descritos, con la idea de ser lo más trasparente posibles en el proceso. 

• Análisis de necesidades: Nuestros consultores están especializados en determinados sectores y conocen bien los procesos de este tipo de empresas. Es por ello que en esta fase analizan la necesidad y determinan si es necesario algún tipo de adecuación en el ERP o por el contrario se puede modificar el proceso existente haciéndolo más eficiente. Es por esto por lo que nuestras implantaciones suelen tener tiempos más cortos que en otro tipo de ERPs. 

• Configuración y parametrización: En esta fase se realiza la configuración del software ERP según los requisitos específicos de la organización. Esto incluye: 

• • la personalización de módulos 
  • la configuración de permisos de usuario  
  • la adaptación de informes y pantallas a las necesidades de la empresa. 

• Desarrollo y pruebas: Si es necesario, en esta etapa se desarrollan o integran módulos adicionales o funcionalidades específicas que no están disponibles en el ERP estándar. Posteriormente, se llevan a cabo pruebas exhaustivas para garantizar que el sistema funcione correctamente y cumpla con los requisitos establecidos. Esto incluye pruebas de funcionamiento, pruebas de integración y pruebas de rendimiento. 

• Formación: Es fundamental formar a los usuarios finales en el uso del nuevo ERP. Se llevan a cabo sesiones de formación y talleres para familiarizar a los empleados con el sistema, enseñarles a utilizar las funciones y flujos de trabajo, y abordar cualquier duda o problema que puedan tener.  

• Migración de datos: En esta fase, se lleva a cabo la migración de los datos existentes al nuevo sistema ERP. Esto implica extraer, limpiar y convertir los datos desde los sistemas antiguos o archivos de origen al formato requerido por el nuevo ERP. Se realizan pruebas adicionales para asegurarse de que la migración se haya realizado correctamente y que los datos sean precisos y completos en el nuevo sistema. 

• Implementación y puesta en marcha: Una vez que el ERP está configurado, probado, los usuarios formados y los datos migrados, se procede a la implementación y puesta en marcha del sistema. Es decir, se pone el ERP en funcionamiento en la infraestructura de la organización, se realizan ajustes finales si es necesario y se asegura de que todo el personal esté listo para utilizar el nuevo sistema en su trabajo diario. 

• Soporte y mantenimiento: Después de la implementación, se proporciona soporte continuo. En Clavei pusimos en marcha en el año 2020 la zona de clientes en nuestra web, donde nuestros clientes pueden ver el estado de todos los casos abiertos y controlar el tiempo de respuesta  de los mismos asi como ver la planificación de cualquier acción del departamente de soporte y consultoría dando un feedback
  continuo en todo momento para mayor transparencia de este servicio. Dentro de este espacio privado de nuestros clientes tienen una serie de métricas muy interesante del uso que se les da a nuestros ERPs por los usuarios del mismo. Con respecto al mantenimiento del ERP hoy en día el mejor planteamiento es apostar por una solución SaaS (del inglés Software as a Service, Software como servicio). Este tipo de formulas incluye tanto la actualización y soporte del ERP, como la posible inversión por cambio de plataforma, evitando así tener que plantear inversiones en tecnología cada poco tiempo, debido a los escenarios tecnológicos tan inciertos que existen hoy en día. 

Consejos para el éxito de un proceso de implementación de un ERP en una empresa 

Los siguientes consejos pueden ser muy útiles al implementar un ERP en tu empresa: 

• Definir claramente los objetivos: Antes de comenzar la implementación, es importante tener una comprensión clara de los objetivos que se desean lograr con el ERP. Esto ayudará a mantener el enfoque durante el proceso de implementación y garantizará que todas las decisiones y acciones estén alineadas con esos objetivos. 

• Involucrar a los usuarios finales desde el principio: Los usuarios finales son quienes utilizarán el ERP en su trabajo diario, por lo que es esencial involucrarlos desde el principio. Escucha sus necesidades, obtén su feedback y ten en cuenta sus requerimientos al configurar y personalizar el sistema. Además, asegúrate de proporcionarles una formación adecuada para garantizar una adopción exitosa. 

• Realizar un análisis exhaustivo de los procesos: Es fundamental comprender los procesos existentes en la organización. Realiza un análisis detallado para identificar áreas de mejora, cuellos de botella y posibles problemas de integración. Esto te permitirá optimizar los procesos y adaptar el ERP a las necesidades específicas de tu organización. 

• Mantener una comunicación abierta y transparente: Durante todo el proceso de implementación, asegúrate de mantener una comunicación abierta y transparente con todos los miembros del equipo de implementación y los usuarios finales. Fomenta un ambiente de colaboración y asegúrate de que todos estén informados sobre el progreso, los desafíos y las decisiones tomadas. 

• Establecer un cronograma realista: La implementación de un ERP es un proyecto complejo que requiere tiempo y recursos. Es importante establecer un cronograma realista que tenga en cuenta los plazos necesarios para cada fase del proceso. Considera también posibles contratiempos y establece un margen de tiempo adicional para manejar cualquier problema que pueda surgir. 

• Contar con el apoyo de expertos y consultores: La implementación de un ERP puede ser un desafío técnico y estratégico. Busca el apoyo de expertos y consultores con experiencia en implementaciones de ERP como Clavei. Ellos pueden brindar orientación y asesoramiento especializado y te ayudarán a evitar errores comunes garantizando una implementación exitosa. 

• Realizar pruebas exhaustivas: Antes de poner en marcha el ERP, asegúrate de realizar pruebas exhaustivas en un entorno controlado (pruebas de funcionamiento, pruebas de integración, pruebas de rendimiento y pruebas de migración de datos). Te ayudarán a identificar y solucionar problemas antes de que el sistema sea utilizado por los usuarios finales. 

• Planificar la migración de datos cuidadosamente: La migración de datos es un paso crítico en la implementación de un ERP. Asegúrate de planificar y ejecutar la migración de datos de manera cuidadosa y precisa. Realiza copias de seguridad de los datos existentes, verifica su calidad y consistencia, y planifica el proceso de migración de manera gradual y controlada. 
• Evaluar y ajustar continuamente: Una vez implementado el ERP, es importante realizar evaluaciones y ajustes, cuando sea necesario. 

Asegúrate de contar con asesoramiento especializado en todo el proceso de implementación de un ERP. Nuestros asesores estarán encantados de ayudarte en todos los pasos del proyecto.

Business Software Group a través de Clavei adquiere DAF ERP en Barcelona

por Clave Informática S.L. | Sep 13, 2023 | CLAVEi

Elche, 12 de septiembre del 2023 – Business Software Group (BSG) continúa su estrategia de crecimiento inorgánico a través de su marca Clavei, con la reciente adquisición de DAFErp.com, empresa líder en desarrollo y comercialización de software de gestión empresarial ubicada en Esplugues de Llobregat, Barcelona. 

Con una sólida trayectoria de más de 25 años y un amplio conocimiento en diversos sectores, DAFErp.com se destaca por su capital humano formado por más de 20 profesionales. Atienden a una extensa base de más de 500 clientes, abarcando las tres áreas principales de la empresa: soluciones de gestión ERP, servicios de TI y seguridad, y estrategias de marketing online. Esta combinación de experiencia y expertise garantiza un servicio integral y eficiente para sus clientes.

Eloy Montaña, Director general de Clavei , «La integración de DAFErp.com en Clavei nos permite fortalecer nuestra estrategia de crecimiento a nivel nacional, sumando más de 80 colaboradores y 5 sedes en todo el país. Este crecimiento se traduce en mayor talento, una oferta más amplia de productos y servicios, y, lo más importante, fortalece nuestro compromiso de mejorar constantemente nuestra propuesta de valor tanto para nuestros clientes actuales como futuros.»

 

Por su parte, Isaac Puig , Director general DAFErp.com,  destacó las oportunidades que esta unión brinda a su empresa: «Formar parte del Grupo BSG a través de Clavei nos permite acceder a nuevas oportunidades para el desarrollo de nuestro equipo y a una gama ampliada de soluciones que podrán beneficiar a nuestros clientes, pensando en un futuro con grandes cambios a nivel tecnológico, fiscal, de uso, y de seguridad en sistemas y datos.»

Acerca de Business Software Group S.L. 

Acerca de Clave Informática S.L.U 

Acerca de DAFErp.com