Actualizado.- 06/08/2020
La digitalización es un gran reto para las pymes, un reto necesario de afrontar ya que su implementación desempeña un papel estratégico en el desarrollo y avance de estas. Y también una gran oportunidad, puesto que la digitalización de sus procesos, entre otros, incrementa su competitividad y rentabilidad. ¿Y cómo emprender este camino para aprovechar las oportunidades que ofrecen la digitalización?
1. Existir para el entorno
Es innegable que los tiempos del boca a boca han cambiado, hoy cuando queremos obtener información, recurrimos a los buscadores de internet, que un potencial cliente nos busque y no encuentre al menos una página web corporativa, hace que nos reste reputación, y por otro lado ésta falta de visibilidad en las redes favorece a nuestra competencia.
La página web corporativa ha pasado a ser la nueva tarjeta de visita de nuestra empresa, por lo que no solo se trata de tener una, sino que además ha de resultar atractiva, y tener en cuenta que su resolución se ajuste también al móvil, ya que hoy en día se han incrementado las búsquedas a través de dichos dispositivos.
Además de establecer nuestra presencia en el mercado, nos puede aportar más valores añadidos, ya que es un canal directo de comunicación con el cliente, y se le pueden implementar soluciones de e-commerce, que nos permitan la venta de nuestros productos y servicios.
2. Optimizar nuestra relación con proveedores y clientes
Para ello necesitamos una gestión ágil y rápida de todos nuestros movimientos con ellos (pedidos, albaranes, facturas, cobros, pagos, etc.), ésta interacción de forma eficiente, aparte de aportar imagen de control y profesionalidad, nos reporta beneficios a nivel de ahorro de costes en tiempo y manejo de la información. Y se encuadra dentro de la tendencia a que cada vez haya menos movimientos en papel, cada día más empresas están enviando las facturas en formato digital.
Si disponemos de comerciales, el uso de dispositivos móviles, aparte de dar imagen actualizada, ofrece el pasar el pedido en tiempo real, y poder consultar la información relativa al cliente, en cuanto a consumos, pedidos anteriores, cobros, etc.
Es fundamental disponer de un buen programa de gestión empresarial (ERP o Enterprise Resource Planning) que esté actualizado y disponga de integración con otras herramientas de digitalización de archivos e inteligencia empresarial (BI o Bussines Intelligence), soluciones de movilidad y aplicaciones de gestión de relaciones con el cliente (CRM o Customer RelationShip Management).
3. Relaciones con la administración pública
Si trabajamos con organismos públicos, ya no podemos presentar nuestras facturas en papel, hemos de presentar las facturas de forma electrónica en el portal de la Administración.
Por otro lado los impuestos se presentan de forma telemática en la página de la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).
En ambos casos nos supone el tener que emitir una serie de ficheros para su presentación, para lo cual necesitaremos disponer del software adecuado.
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4. Control de almacén
Si queremos gestionar de manera eficiente nuestro almacén, hemos de anticiparnos a los costes de rotura de stock y evitar los costes de oportunidad, además de optimizar los tiempos de preparado y servicio.
Para ello nos encontramos disponibles una serie de dispositivos que nos facilitan nuestra gestión de almacén, ahorrando tiempos y desplazamientos dentro del almacén, a la vez que incorporan información a nuestro ERP del stock en tiempo real, lo que permite generar controles y avisos.
Si además disponemos de tienda web y queremos mostrar la disponibilidad de un artículo, es fundamental que tengamos un buen control de almacén.
5. Control de proyectos
Cuando hablamos de empresas de servicios, su principal input es el tiempo que se emplea para la realización de una tarea, por lo que resulta necesario, el registro de los diversos trabajos realizados, a fin de obtener no sólo la información del tiempo total dedicado, sino poder conocer el estado y grado de ejecución de un proyecto en cualquier momento.
Está información nos permite corregir desviaciones, y tener información sobre la rentabilidad del proyecto, y nos va a reportar una mayor competitividad en la planificación de futuros proyectos.
Si además queremos planificar previamente la realización de estas tareas, debemos de disponer de una agenda actualizada en tiempo real, es fundamental tener acceso por parte de todos los usuarios a la misma, y que se puedan agendar nuevas tareas, completar las existentes o finalizarlas, tanto dentro de la oficina, como fuera de la misma.
Conclusión
El cliente es cada vez más digital y el mercado cada vez más competitivo. Ante esta realidad, las empresas tienen que modernizar sus negocios para no quedar obsoletas y emprender la transformación digital de una forma transversal y global.
