No sé si habéis sentido alguna vez esa sensación de estar perdiendo el tiempo en el trabajo mientras trabajas. A ver, suena raro y no sé si me explico. No me refiero a cuando comentas con un compañero como ha pasado el fin de semana, donde va a ir de vacaciones o si vio la película de la tele. A lo que me refiero es a estar realizando tareas que están dentro de lo que se supone corresponden a las competencias de tu puesto de trabajo, pero que realmente el esfuerzo que dedicas a esas labores no se corresponde con los beneficios que va a obtener la empresa por realizarlas o simplemente y lo que aún es más grave, parece que no sirven para nada.
Seguramente ahora si sabréis de lo que estoy hablando y estoy seguro de que alguna vez habéis vivido esta sensación, muchas veces debido a viejas costumbres de la empresa, colaboradores o incluso propias y otras porque así lo estipulan las instrucciones de trabajo de la organización.
Una vez llegados a este punto debéis realizar una reflexión sobre cuáles son los motivos principales que causan esta sensación de “pérdida de tiempo en el trabajo mientras trabajas”. Aunque ya puedo comentaros que hay cuatro motivos principales divididos en dos bloques:
Bloque 1: Interrupciones y correos
La gran cantidad de interrupciones inesperadas y montañas de correos interminables. Depende de nosotros poder solventar estos motivos para rendir más en el trabajo.
Cuantas veces estamos haciendo algo y nos han interrumpido. Suena el teléfono, viene el jefe y te pide algo, o un compañero te pregunta… y se nos va el santo al cielo de lo que estábamos haciendo. Pues bien, debemos ser metódicos, y en primer lugar aprender a decir NO y si no es posible, debemos grabar en nuestro disco duro (cabeza, libreta…) la idea de lo que estamos realizando, para poder retomarlo más tarde. Siempre que sea posible debemos intentar no dejar tareas a medias para luego retomarlas.
El correo electrónico es una herramienta de comunicación increíble, es difícil trabajar sin él, pero sólo es una herramienta y como tal debemos saber gestionarla. Recibimos multitud de correos que no sirven para nada, que no necesitan una contestación o simple spam, debemos dedicar a la gestión del correo el tiempo justo y necesario. No podemos estar constantemente pendiente del correo. Un email puede esperar.
Por otro lado, hemos de tener en cuenta que al planificar nuestra agenda debemos dejar tiempo para interrupciones, tareas imprevistas e incluso para gestionar el correo electrónico. A mí me gusta dejar algún rato a la semana aunque sea un par de horas para dedicarlas a pensar, aunque eso es otra historia.
Bloque 2: Reuniones y burocracia
Seguro que te suena, las reuniones improductivas y el papeleo administrativo innecesario. No depende de nosotros poder solventar estos motivos para rendir más en el trabajo, pero si podemos comunicarlo al departamento de RRHH para que tome las medidas oportunas de forma que pueda optimizar vuestro rendimiento.
Con respecto a las reuniones improductivas, solo puedo decir que únicamente deben convocarse si es estrictamente necesario y no hay otro medio para evitarlo. Y de realizarse la reunión ha de ser planificada y con unos objetivos concretos estipulados.
En cuanto al papeleo administrativo innecesario, habrá que estudiar si es realmente un trámite burocrático que consiste en documentar por documentar, que nadie aprovecha esa información que se archiva por duplicado, porque así lo dice la instrucción de trabajo establecida por la empresa, etc. etc. etc. De lo que se trata es de simplificar los procesos en la medida de lo posible para que el colaborador rinda al máximo y se centre en su “Core Business”. Lo que debemos hacer es ver cómo podemos mejorar esa situación y comunicarlo al departamento de RRHH para que proceda a modificar ese procedimiento laboral.
¿Cómo salir de esta?
Según el pintor francés Jean-Pierre Sergent, “El éxito no se logra con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización”. Yo sólo espero que esta breve lectura os ayude un poquito en vuestro día a día a conseguir vuestro éxito y satisfacción laboral.
imagen: Nick