En este artículo vamos a intentar analizar los posibles tipos de mermas que pueden darse para poder tenerlas controladas y a posteriori poder analizar las causas y darles solución.

¿Qué es una merma?

Para empezar lo mejor sería buscar la definición correcta para merma:

1. Disminución o reducción del volumen o la cantidad de una cosa.
2. Porción que se consume naturalmente o se sustrae de una cosa.
3. Un auténtico dolor de cabeza si no se gestiona correctamente.

Bueno, el punto 3 lo he incluido yo, pero creo que es la definición más exacta para este problema que ocurre en nuestro día a día.

Una forma para empezar a identificar lo que es una merma, podría ser aplicándose la siguiente formula:

MERMA = STOCK FÍSICO – STOCK TEÓRICO

Una vez evidenciado que donde deberíamos tener X tenemos Y hay que analizar por qué se ha producido esa desviación en nuestro stock.

Tipos de mermas

Pueden darse varios casos, pero principalmente los podemos englobar en 2 tipos. La merma conocida y la merma desconocida.

Merma conocida

Aquí englobaremos todas aquellas mermas las cuales tenemos claro de donde proceden, cuál es su causa y las que tras un análisis a fondo podemos darle solución.

Caducidad

En productos perennes es muy importante controlar la caducidad de nuestros productos. Es importante analizar si la causa de que nuestros productos se echen a perder por culpa de la caducidad es debido a un sobre stock y luego analizar si este se ha producido por un error de cálculo (se piden/fabrican más de la demanda que tenemos). También es cierto que en algunos casos la salida que tenga nuestro producto en el mercado puede ser por causas ajenas a nuestra gestión y que no se venda como se esperaba puede provocar que estos productos caduquen.

Una posible solución pasaría por devaluar el precio de nuestra mercancía para poder darle salida, pero en este caso estamos quitándole valor a la misma y puede afectar seriamente al margen de beneficio que teníamos previsto.

Para evitar en la medida de lo posible estos problemas lo mejor sería apoyarnos en un software que nos ayude a gestión de lotes y que podamos analizar mediante un KPI las ventas de campañas pasadas y la evolución de las mismas, para saber si se debe fabricar/comprar más de un producto o de otro.

Roturas

Otra de las causas más comunes son las roturas. Estas pueden ser producidas por errores de manipulación por parte del personal o del cliente, transporte, fallos en el packaging o incluso por una mala ubicación en nuestro almacén.
Son causas fácilmente identificables y que según la situación se le puede dar solución de diversas formas. Ya sea con formación a nuestro personal, mejor gestión del control de los clientes cuando manipulan nuestro producto, comunicar los problemas a la agencia de transporte para que ponga las medidas oportunas o gestionar mejor el espacio de nuestro almacén.

Lo mejor es ver un ejemplo para tener claro una solución fácil al problema. En una instalación reciente se analizó mediante KPIS y detectamos que se producía roturas de stock por culpa de defectos en nuestra mercancía. Se analizó todo el proceso que recorría nuestra mercancía hasta que llegaba a manos del cliente. Se detectó que había un alto porcentaje en el que el problema venia en el transporte. Se evidencio que el embalaje usado no era el adecuado y se sustituyó por otro que aportase mayor protección a la hora del transporte. Con el paso del tiempo se ha podido comprobar que ese porcentaje se ha disminuido ampliamente gracias a ese pequeño cambio.

Robos Identificados

Cuando tenemos mermas y podemos evidenciar que son provocados por robos, que o bien fue observado en el momento en el que se produjo o porque tenemos parte del embalaje, pero no el producto.
Este tipo de merma se puede controlar aumentando el control directo sobre nuestra mercancía, ya sea con vigilancia por cámaras o personal de seguridad.

Merma Desconocida

Estos casos son los que, a pesar de comprobar esa falta de stock que no cuadra con nuestro inventario no somos capaces de identificar por que se ha producido esas mermas.

Errores administrativos

Ya sea por una mala gestión a la hora de pedir el producto o bien a la hora de recepcionarlo. Si se produce un error humano a la hora de contabilizar o registrar nuestro stock al final el resultado será que no nos cuadra nuestro inventario, pero será difícil determinar la causa exacta.

Siempre es aconsejable disponer de herramientas para evitar estos errores que siempre pueden provocar fallos involuntarios. Para ello hay múltiples herramientas como sistemas de control de stock con ubicaciones, dispositivos de movilidad (PDAS, etc.), sistemas de RFID, etc. Con estas ayudas tecnológicas podríamos tener un control exacto de nuestra mercancía, donde se encuentra, cuando entra y cuando sale, si se produce un exceso de stock o no. Cuanto más automatizado este todo más fácil será reducir esos errores humanos que surgen en el día a día.

Otro ejemplo para verlo claro. En otra instalación se detectó que a la hora de gestionar toda la mercancía en el almacén se producía un pequeño caos a la hora de servir al cliente, ya que en muchos casos faltaba mercancía y no estaba claro cuál era el problema. Procedimos a instalar un sistema de control de entradas y salidas mediante PDAs. Con este proceso conseguimos filtrar estos “errores desconocidos” y se llegó a detectar que en muchos casos se daba como entrada de los fabricantes mercancía que no había llegado y se producían errores al enviar mercancía a clientes que no les correspondía. Con las PDAs, al realizar la lectura tanto de entrada como de salida, se fueron reduciendo esos errores de manera drástica.

Robos

Estos casos de robos son los que, aunque tengamos sospechas de ellos, no podemos asegurar al 100% que se ha producido uno. Pueden venir por clientes deshonestos o bien por empleados que no han podido ser detectados.
Estos casos son más difíciles de controlar al no saber con certeza de donde viene el problema. Quizás un mayor control sobre nuestros clientes o vigilancia sobre el producto pueda minimizar el impacto de este tipo de merma sobre nuestro stock final.

En resumen, las mermas son algo inevitable. Ya sea por una causa o por otra en nuestro negocio llegaremos a tener mermas. Para ello siempre es mejor contar con herramientas tecnológicas que nos ayuden a reducir esos fallos y evitar así esa pérdida de capital por culpa de las mermas. Al fin y al cabo, nuestra labor es intentar identificar por que se producen y poner controles para que el desajuste en nuestro inventario será el menor posible.