La gestión de cobros es un trabajo administrativo y financiero dirigido a obtener recursos monetarios procedente de una transacción económica.
Los principales problemas con los que nos confrontamos desde el departamento administrativo y financiero en el proceso de cobro son:
- No hay un registro de lo que se habló/acordó con el cliente en un primer momento.
- El proceso de búsqueda de lo que debe un cliente es bastante engorroso.
- El cliente no recibe la factura o la recibe tarde.
- El cliente no entiende exactamente lo que se le ha facturado.
La correcta gestión no depende exclusivamente del departamento administrativo y financiero e implica una coordinación eficiente entre varios departamentos dentro de la propia empresa.
El plazo de cobro no empieza cuando se ha emitido físicamente la factura si no mucho antes de todo esto, en sí empieza cuando el cliente ha solicitado el servicio o producto o cuando ha firmado el contrato. De la organización y la coordinación entre departamentos depende que el cobro efectivo del servicio o mercancía se alargue o no en el tiempo.
Nuestro objetivo final es disminuir el tiempo que transcurre entre que se consigue la venta de nuestro producto servicio y que se convierta en dinero, mediante su cobro.
¿Cómo disminuir los plazos desde la venta hasta el cobro?
Para conseguir este objetivo tenemos que intentar disminuir los pazos entre:
- Primer contacto con el cliente – es el momento en cual el departamento comercial negocia las condiciones económicas y los plazos de entrega que tienen que ir alineadas a las condiciones generales de la empresa.
- Conversión venta – firma pedido/contrato que se traduce en la grabación propia del pedido de venta. Muchas veces se pierde mucho tiempo entre que se firma una venta y que se graba en el sistema de gestión por falta de medios tecnológicos. Los plazos de cobro y sus condiciones deben ir plasmados en este documento.
- Preparación Pedido – intentar que los pedidos se preparen solo una vez para que no vuelvan a empaquetarse o revisarse los datos de envío, reducir la distancia en el almacén organizándola por ejemplo por familia y subfamilia, utilizar la tecnología para la preparación de pedidos;
- Entrega Mercancía – seleccionar bien las agencias de transporte y los plazos de entrega para evitar posibles demoras en la entrega de los productos. La forma en cual se envía la mercancía y el tiempo que tarde en llegar al cliente son muy importantes porque el plazo de pago vendrá dado muchas veces por la fecha de la entrega de la mercancía.
- Facturación – intentar acotar los días entre que sale y llega el albarán firmado del cliente, se confección la factura y se envía al cliente. Buscar herramientas que permitan firmar los documentos digitalmente y enviarlos por correo electrónico. La persona a quién se envía el documento digitalmente tiene que ser la responsable de la introducción/validación de la misma por lo cual hay que tener siempre actualizada la base de datos de nuestros clientes y con los responsables de cada departamento.
- Cobro factura – para que pueda empezar el proceso de cobro la factura emitida tiene que ser muy bien confeccionada evitando errores que puedan perjudicar al cobro, es muy importante la planificación como la gestión del cobro de las facturas. Para la planificación necesitaríamos un sistema de gestión que nos permita consultar en cualquier momento una previsión de tesorería a corto y largo plazo. A corto plazo nos ayudará hacer frente a pagos inmediatos y a largo plazo a anticiparnos a posibles faltas de liquidez en periodos puntuales.
El uso de las nuevas tecnologías es muy importante para el departamento administrativo y financiero porque nos ayuda a tener una fotografía real del estado financiero de la empresa en cada momento.
8 consejos para mejorar y agilizar la gestión de cobros
A continuación, te dejo 8 consejos para mejorar y agilizar la gestión de cobros:
- Tener una visión real de nuestra tesorería: Nuestro sistema de gestión nos tiene que permitir no solo tener una visión general de lo pendiente de cobros pagos de facturas, si no poder también incluir pagos puntuales o periódicos que no se generan a través de la facturación como pueden ser los pagos de las nóminas, seguros sociales, impuestos, préstamos, etc.
- Mejorar el periodo medio de cobro que normalmente tiene que ser inferior al periodo medio de pago, por lo cual si tenemos clientes que tienen un periodo medio de cobro superior al del pago de la empresa tendríamos que intentar renegociar su plazo de cobro para evitar financiar el cobro de sus facturas. Podríamos incentivarlo ofreciéndole descuentos por pronto pago.
- Trabajar con formas de pago que nos permita asegurar el cumplimiento de los vencimientos como los cheques y los pagarés.
- Contratar un seguro de cobros para asegurarnos el cobro frente a los impagos.
- Configurar avisos o alertas de las facturas que vencen próximamente y enviar recordatorios a los clientes.
- Si no se cobra en el vencimiento la factura tener una herramienta que permita reclamar los cobros de forma fácil y ágil. Si en 30 días no conseguimos cobrar la factura suspender o bloquear la cuenta del cliente.
- Plasmar en la factura los conceptos claros de lo que se ha facturado al cliente, comunicar el vencimiento, incluir información para el pago o incluso adelantar la información mediante una factura proforma.
- Tener disponible un apartado para que el cliente pueda descargarse en cualquier momento sus facturas y tener acceso a su historial de facturación o pagos;
Como bien sabemos para que una empresa pueda desarrollar su actividad es importante vender, contar con el personal adecuado y gestionarlos bien, pero para que pueda funcionar bien en el tiempo es imprescindible ser proactivos para que la gestión de cobros sea una prioridad no sólo para el departamento financiero sino de toda la empresa.
