Existen muchas razones por las que son necesarias las reuniones de trabajo,  pues sin ellas difícilmente podría crecer una organización que ha de mantener a todo su personal informado para que sigan una misma dirección, con unos objetivos comunes y unas funciones bien determinadas. Las reuniones son el medio a través del cual fluyen las ideas, propósitos y objetivos de los colaboradores que hacen que un grupo se fortalezca, pues el trabajo en equipo es la base fundamental para el éxito y la consolidación de una empresa.
El problema surge cuando un colaborador se pasa el tiempo en reuniones innecesarias, que no sirven para nada, que se hacen eternas y consiguen un efecto negativo en el colaborador haciendo que le falte tiempo para realizar su labor, desmotivándolo y robándole tiempo que podría dedicar a la familia, al ocio o a mejorar su vida personal.
Creo que en muy pocas ocasiones nos hemos parado a pensar el tiempo que invertimos en reuniones de las cuales salimos sin haber conseguido tomar decisiones productivas para la organización y donde se ha desperdiciado un tiempo valioso para otras labores productivas.
Por todo esto  lo que debemos conseguir es que cada reunión valga la pena, y si somos metódicos y seguimos unos sencillos pasos podremos conseguirlo:

1. Debemos convocar una reunión siempre que sea imprescindible y no se puedan conseguir los objetivos por otros medios.
2. Debemos definir qué objetivos queremos conseguir en la reunión y que puntos se van a tratar intentando no salirnos de esos puntos y evitar divagaciones de los asistentes.
3. Debemos definir quiénes deben asistir a la reunión (Asistentes exclusivamente necesarios para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos).
4. Invitar a los participantes e informarlos con antelación suficiente de los temas que van a tratarse, cuales son los objetivos y que debe aportar cada asistente. En la invitación debe solicitarse a los colaboradores que confirmen su asistencia.
5. Debemos preparar la reunión: herramientas, documentos, materiales y todo aquello que podamos necesitar para que la reunión sea fluida, efectiva y no surjan contratiempos. Debemos intentar que la reunión no dure más de 45 minutos.
6. Todo el mundo está ocupado y tiene cosas importantes que hacer, la puntualidad es muy importante y llegar tarde es una falta de respeto al resto de asistentes. Es importante seguir el horario y el tiempo destinado a cada punto de la reunión.
7. El organizador de la reunión debe comenzar con una breve introducción indicando los puntos a tratar y los objetivos marcados. Moderar la reunión resumiendo los puntos zanjados sobre los que se ha decidido, evitando divagaciones innecesarias de los participantes.
8. Una vez finalizada concluida la reunión el organizador realizara un breve resumen de las decisiones alcanzadas y las acciones que se tomaran en un futuro. Se debe plasmar por escrito en un documento. Sería necesario fijar fechas para el seguimiento de esas acciones.
9. Fijar una nueva reunión si fuera necesario.

Es fundamental rendir al máximo en una reunión, por ello con estas pautas ganaremos calidad de trabajo en las reuniones, haciéndolas más eficientes y aprovechando ese valioso tesoro que es el tiempo.

 imagen: Richard Rutter