A menudo resulta difícil establecer la diferencia entre tareas importantes y tareas urgentes, tenemos problemas a la hora de priorizarlas, y como consecuencia, la productividad se resiente, los plazos no se cumplen y los procesos no funcionan.

Determinando los niveles de urgencia

En primer lugar debemos saber que la urgencia, es una cualidad asociada al tiempo, en la quela relación fecha entrega/finalización vs volumen de la tarea determina el nivel de urgencia, teniendo en cuenta que:

• Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
• Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
• Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
• Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
• Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente, toda tarea debe tener un plazo de realización adecuado.

¿Qué es lo importante?

Por otro lado, la importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea es más importante o no en función de la gravedad de las consecuencias que sufriremos al no realizarla.

• Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
• Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no finalizarla
• Puede que una tarea no cambie, pero sus consecuencias si podrían variar, por lo tanto la importancia de esta aumentará o se reducirá en función de la variación de sus consecuencias.

Tipos de tareas según urgencia e importancia

Según Alec Mackenzie (autor de “The Time Trap”), experto en teorías de administración del tiempo, existen 4 tipos de tareas en base a lo urgente y lo importante:

1. Urgentes e Importantes: Aquellas que tienen una fecha límite de finalización y que generan un beneficio, son por tanto las que deben tener prioridad.
2. No Urgentes e Importantes: Las tareas que aun no teniendo fecha límite pueden generar igualmente un beneficio. Son las adecuadas para realizar una planificación adecuada para ir realizándolas con tiempo. Son las típicas tareas que pueden esperar, pero no aplazar indefinidamente.
3. Urgentes y No Importantes: Las adecuadas para delegar. Son aquellas que coinciden en el tiempo, y al no poder realizarlas al mismo tiempo, generan estrés. Por ejemplo teniendo planificada una tarea, a la misma hora surge un imprevisto, como una reunión de urgencia, etc.
4. No Urgentes y No Importantes: Las que no tienen fecha de finalización y no tienen ningún efecto o consecuencia. Por supuesto se pueden aplazar o no realizar, por ejemplo llamadas telefónicas sin ninguna relación con tus obligaciones, revisiones de RRSS, etc.

¿Por cuales empezar?

Es fundamental una buena administración del tiempo y planificación, cuando esto no se realiza, todo se vuelve urgente e importante. Es importante clasificar, evaluar y priorizar las tareas.
A menudo se aplazan tareas que no son urgentes, pero si importantes, porque no resultan “agradables” o porque son complicadas de realizar, y al final crean un “colapso” de tareas en la organización y aquellas que no eran urgentes, se vuelven urgentes pues, al aplazarlas, se va agotando el tiempo límite establecido.
Como conclusión, si una tarea parece muy complicada, empezar por la parte más sencilla, puede ser la mejor opción. Si una tarea se puede delegar (que no “despachar”), se delega. Muchas tareas rutinarias también son importantes para conseguir los fines propuestos. No hay que dejar de hacer cosas importantes por pensar que hay otras que son demasiado urgentes, pero que en el fondo no son tan importantes.