Una de las obligaciones que tienes como empresario, tanto si eres autónomo como si participas en una sociedad mercantil, es la de guardar las facturas que genera tu actividad empresarial así como las facturas y tickets de gastos relacionados también con tu actividad.
En este artículo vamos a analizar qué facturas debes guardar y durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas.
¿Qué documentos tienes que guardar?
El artículo 29.2, letra e) de la Ley General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
Por otra parte, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
- Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
- Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.
En resumen, La Ley General Tributaria establece la obligación de conservar todas las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias. Esto significa que deberás guardar las facturas, justificantes de pagos, cobros, información y documentos que hayas emitido a terceros, así como aquellos que hayas recibido al efectuar cualquier gasto, inversión o compra.
Por tanto, debes guardar y tener acceso inmediato a todas las facturas relacionadas con tu trabajo y que, en algún momento, hayan intervenido en la elaboración de tu contabilidad, así como en las declaraciones de impuestos, tanto parciales como anuales.
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Por último, no hace falta que guardes en papel las facturas emitidas o recibidas. Las puedes conservar en formato electrónico. No siendo suficiente su escaneo. Solo serán válidas y aceptadas si se utiliza un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria que garantice que la copia digital es exacta al original.
¿Hasta cuándo tienes que guardar tus facturas?
Según la normativa fiscal, con carácter general, y para resolver la cuestión de cuánto tiempo hay que guardar las facturas, debes conservar los documentos fiscales durante un periodo de 4 años a contar desde el momento en que finalice el periodo voluntario de presentación de cada impuesto, pues durante este tiempo la Agencia Tributaria puede practicar una inspección y una revisión.
Además, hay algunas normas especiales:
- Los empresarios o profesionales que realicen operaciones en el régimen especial de oro de inversión, deberán conservar las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.
- En adquisiciones con cuotas de IVA soportadas cuya deducción esté sometida a un periodo de regularización, las facturas deberán conservarse durante el periodo de regularización correspondiente y los 4 años siguientes.
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A efectos mercantiles, es importante saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas puesto que varía. El Código de Comercio establece que los documentos mercantiles deberán de conservarse durante un periodo de 6 años. Por lo tanto, puede ser que a efectos fiscales la regularización de un impuesto haya prescrito pero debes conservar durante esos 6 años la documentación fiscal, o sea las declaraciones de impuestos y los documentos contables que han servido de base para su liquidación como las Cuentas Anuales, Auditorías, Contratos, Libro Registro de facturas, etc…
Hay otra especialidad, que la Agencia Tributaria dispone de un plazo de 10 años para solicitar la comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, por lo que en caso de que la sociedad se encuentre en esta situación, el plazo de conservación aumenta a los 10 años contados desde la finalización del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.
Por último, tener en cuenta que en caso de cese en el ejercicio de tu actividad no quedas eximido de tu obligación de conservar los documentos y libros contables. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicho deber.
