Jose Manuel quiero una gestión documental, me quiero quitar todo el papel que tengo encima de la mesa». Si me dieran un euro cada vez que me han dicho esto…
El concepto de gestión documental para eliminar el papel es como si me compro un coche para ir al trabajo que resulta que esta en la acera de enfrente. Si bien es verdad que eliminamos el papel, este no puede ser el principal objetivo de la implantación de un Sistema de Gestión Documental. Voy a mostrar algunas de las ventajas que nos una gestión documental que hará que en su conjunto sea una buena idea la implantación.
¿Qué ventajas tiene la Gestión Documental?
1. Orden y Metodología
Una gestión documental, me dará un procedimiento de guardado con un sistema de archivo organizado. Da igual cual, por cliente, por proveedor por tipo de documento, etc. lo importante es tener un método.
Que todo el mundo lo haga igual y que sea fácil de implementar. La típica frase de “si tuvieras que explicarle como funciona a tu abuela”. Pues eso, Si un método o procedimiento no se lo puedas explicar a tu abuela, quiere decir que se puede mejorar.
Uno de los principales errores cuando se implanta un software de gestion documental, es trasladar el mismo caos que tenemos encima de la mesa. Es cierto, no vemos papeles, pero seguimos teniendo que apoyarnos en el departamento IT o ese administrativo más avispado para localizar una factura.
2. Guardar solo lo necesario
Síndrome de Diógenes digital, que si que tu disco duro tiene muchos GB y que puedes guardar lo que quieras. Pero antes de guardar un documento hazte estas preguntas ¿es necesario? ¿Lo vas a volver a usar? ¿Existe ya alguna forma de localizar?
La gestión documental cuando esta estructurada y bien organizada, hará que cojamos el hábito de guardar lo que esta definido en esa estructura. El resto si no esta definido es porque no es necesario guardarlo.
3. Seguridad
La seguridad es otra de las ventajas, de los sistemas de gestión documentales. Ya no hay peligro de deterioro o perdida de documentos. Incluso muchos, como la solución DigitalDocu que distribuye clavei, permite el guardado de versiones de los documentos para poder volver a cualquier punto antes de que se hiciese algún cambio.
4. Eficiencia y Recursos
Los documentos ya no solo nos llega en papel. Cada vez más los documentos entran por otros canales, emails, descargas directas, archivos en USB, desde el ERP, etc. Una digitalización de documentos permite gestionar el archivo desde diferentes plataformas de forma ágil y sencilla. Haciendo un clic puedo tener un documento categorizado y archivado.
5. OCR o buscadores
Algunas gestiones documentales disponen de motores OCR para leer e indexar los documentos y darte la posibilidad de buscar en su contenido.
Además de pedirle a la gestión documental que me busque la factura 1900, puedo pedir que me busque todas las facturas en las que he comprado un determinado artículo. El OCR es una tecnología que cada vez a quiere más precisión y es de gran ayuda para la localización de documentos.
6. Reducción de papel.
No lo iba a poner, pero no lo voy a negar. La digitalización de documentos hará que tus montañas de papeles se reduzcan considerablemente. Hasta el punto de que las echaras de menos.
No vayas en contra de los nuevos tiempos, no te quedes estancado en antiguos métodos de archivo. Implanta una gestión documental que solo te dará alegrías. No lo entiendas como un gasto mas, es una inversión muy agradecida y de la que no te arrepentirás. Desde Clavei ponemos a tu disposición personal cualificado que te ayudara a tomar la mejor decisión la implantación.
