Una empresa necesita un programa de nóminas para proceder según la legislación actual y evitar errores, así como para calcular los impuestos y la cantidad a deducir de cada trabajador. Su uso es imprescindible para favorecer la digitalización de tu negocio.
A continuación, te ofrecemos más información al respecto.
¿Qué es y para qué sirve un programa de nóminas?
Se trata de un software especialmente diseñado para que la persona que lo utilice pueda confeccionar una nómina de los empleados de forma sencilla. Incluye todos los apartados necesarios para realizarla de forma más rápida. De este modo, se reduce la carga de trabajo de forma considerable.
Además, es un programa que puede personalizarse para que se ajuste perfectamente a las necesidades de cualquier empresa. Tras incluir los datos de los empleados, es posible conocer, por ejemplo, la jornada de cada empleado, cuándo finaliza cada contrato, cuando se van a jubilar, quiénes son los nuevos trabajadores, quién está de vacaciones o quién se ha beneficiado de ciertas promociones o aumentos de sueldo, registrando y guardando la vida laboral y cualquier cambio que ser realice en las condiciones del empleado.
Recuerda que el programa será una de las claves para mejorar la competitividad de tu negocio, ya que te permitirá controlar de forma más eficaz los datos de cada trabajador.
En definitiva, es una herramienta de gran utilidad e imprescindible en cualquier empresa.
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¿Qué deben tener los programas de nóminas?
Las funciones que debe tener un software de nómina son varias y pueden resumirse en el siguiente listado para que te sea más fácil identificarlas:
- Una base de datos operativa y personalizable que nos permita acceder a los datos de forma dinámica y sencilla. Es la clave de todo si verdaderamente queremos optimizar el tiempo y tomar decisiones rápidas y eficientes.
- Un módulo para calcular y emitir la nómina. Solo tienes que configurar la ficha de los empleados para determinar, entre otras opciones, el tipo de pago, la emisión a realizar o el tipo de jornada.
- Una conexión con tu programa de contabilidad. La información ha de ser compartida para agilizar el trabajo del Departamento de Recursos Humanos.
- Un módulo que ayude a conocer los impuestos a pagar por parte de la empresa y del trabajador. La idea es que ambas partes eviten trámites diversos con Hacienda y, sobre todo, que cada nómina sea fácilmente comprensible por parte del empleado.
- Un calendario para grabar fechas decisivas para el correcto funcionamiento de la compañía (vacaciones, accidentes, bajas, etcétera).
Aparte de todo lo anterior, es recomendable que tu programa para hacer nóminas incluya otras opciones que te posibiliten llevar a cabo estas tareas complementarias:
- Realizar el ingreso en cuenta del sueldo a los empleados para llevar los pagos al día.
- Automatizar el cálculo de las deducciones.
- Un simulador. Podrás realizar las modificaciones que prefieras en el programa y probar cuál será el resultado antes de que los cambios sean definitivos.
- Gestiones de altas, bajas, finiquitos, despidos, seguros sociales y similares. Es la parte más importante del programa y la que más vamos a consultar. Por este motivo, has de apostar por la sencillez, la funcionalidad y un panel de control eficaz y rápido.
- Tecnología web. El aumento del teletrabajo y la movilidad es una ventaja que no puedes desaprovechar. Si eres gestor en varias empresas, no dudes en usar un programa con esta característica.
- Disponibilidad de un portal del empleado que descentraliza las labores del departamento de RRHH, donde el trabajador pueda visualizar sus documentos laborales (nomina, certificado de ingresos y retenciones, etc.) y realizar solicitudes (vacaciones, cambio de banco de cobro, permisos, etcétera).
El programa por el que te decidas debe adaptarse a tus necesidades progresivamente, que te ofrezca justo lo que necesitas. Esperamos que la información de este artículo te sea de gran utilidad. Selecciona los programas de nóminas adecuados y saca el máximo partido a tu elección.