Nos encontramos en una era donde la hiperconectividad y la revolución tecnología está muy ligado a nuestro día a día. Como ejemplo claro, las comunicaciones electrónicas han pasado a ser obligatorias en muchos ámbitos.
Muchas son las preguntas que nos vienen a la cabeza ante una notificación electrónica, como pueden ser las siguientes:
¿Hay normativa al respecto?
Sí, son varias:
- Las Leyes 39/2015 y 40/2015 que entraron en vigor desde octubre de 2016 y exigen a las empresas mantener sus comunicaciones con la Administración a través de medios electrónicos.
- La Orden ministerial ESS/214/2018 que entró en vigor el 1 de octubre de 2018 donde los trabajadores autónomos deben realizar sus trámites con la seguridad social de forma telemática.
Por lo tanto, a partir de esas fechas clave las notificaciones administrativas tanto a personas jurídicas como autónomos dejaran de realizarse por correo certificado o domicilio físico, sino que pasaran hacerse a través de las diferentes plataformas electrónicas.
¿En qué consiste una Notificación Electrónica?
Es la publicación en la Sede Electrónica de una comunicación administrativa con consecuencias jurídicas, como pueden ser el comienzo del plazo para contestar o presentar documentación, presentar alegaciones o recursos, etc.
¿Dónde consultar las Notificaciones Electrónicas?
Hay varias opciones:
- A través de la DEH o Dirección Electrónica Habilitada, donde para activar dicho Buzón se requiere un certificado digital. Posteriormente para acceder se realizará desde el ordenador que tenga instalado el certificado accediendo a la web.
- En la propia Sede Electrónica que para poder acceder habrá que dar de alta el acceso.
¿Con qué problemas nos podemos encontrar?
Cada vez más organismos se están sumando a la comunicación electrónica, y aquí es donde encontramos el mayor problema tanto para la Pyme como el autónomo y es la falta de un punto de acceso único. Cada organismo público, ayuntamiento, comunidad autónoma, etc. utiliza una plataforma diferente.
La cantidad de recursos y tiempo dedicados acceder a la multitud de Sedes Electrónicas en busca de Notificaciones telemáticas. Además de las sanciones por no cumplir los plazos de los requerimientos.
¿Cuándo se da por notificado un interesado?
Para que una notificación sea válida, con independencia del medio utilizado para realizarla, debe de quedar constancia del envió o puesta a disposición, de la recepción o acceso por el interesado o su representante, de sus fechas y horas, del contenido íntegro y de la identidad fidedigna del remitente y destinatario de esta. Se deberá de incorporar al expediente la acreditación de la notificación.
¿Qué sucede si el interesado no accede?
Transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica sin que nadie haya accedido a la misma se considera realizada la notificación y se continúa con el procedimiento, sin que sea necesaria la publicación en el Boletín Oficial.
¿Es posible rechazar una notificación?
Si, se puede rechazar una notificación donde se quedará registrado las circunstancias. Pero a pesar de que se rechace la notificación el trámite y procedimiento se da por efectuado y continúa su curso.
¡Estoy de vacaciones! ¿cómo solicitar los días de cortesía para el envío de notificaciones telemáticas?
Para solicitar los días de cortesía para el envío de notificaciones (hasta un máximo de 30 días en cada año natural durante los que la Agencia no podrá enviarte notificaciones) es necesario estar incluido en el Sistema de Dirección Electrónica Habilitada y haber realizado la Suscripción a los procedimientos disponibles en la Agencia Tributaria para la recepción de notificaciones.
¿Existen herramientas que faciliten la gestión de las notificaciones electrónicas?
Si, existen herramientas software que permiten unificar en un solo lugar la gestión de multitud de buzones por los que comunican los diversos organismos.
Ante la situación que nos encontramos, sería muy interesante para una empresa contar con una herramienta para la gestión de las Notificaciones.
Desde la cual podemos conseguir:
- Tranquilidad y tener todo bajo control.
- Eficiencia puesto que reduce el tiempo y el coste de tareas administrativas.
- Seguridad ya que se realiza una sincronización automática de todos los buzones suscritos.
- Gestión de las notificaciones de manera centralizada todos desde un mismo entorno.
- Previsualización de las notificaciones sin necesidad de firma dicha notificación.
- Evitar sanciones.
- Auditoria de cada notificación consiguiendo un control de sus acciones.
- Aumento de la eficiencia empresarial.
Estas soluciones tecnológicas para la gestión de las notificaciones electrónicas, permiten tramitar las obligaciones legales con los principales organismos (Agencia Tributaria, Seguridad Social, DGT, Generalitat Valenciana, administraciones autonómicas y locales, etc.) con total seguridad a través de una gestión de notificaciones electrónicas centralizada y actualizada.
