El KPI (en inglés, Key Performance Indicator) se puede traducir como un indicador critico (clave) del progreso hacia un resultado esperado. Los KPI proporcionan un enfoque para la mejora estratégica y operativa, crea una base analítica para la toma de decisiones y ayudan a centrar la atención en lo que más importa.

No podemos definir un KPI sin establecer un objetivo y hacer un seguimiento del mismo.

Para minimizar los errores al establecer objetivos y metas, haciendo que la medición y monitorización del desempeño sean más precisas y relevantes utilizaremos la metodología SMART.

La metodología SMART (Specific, Measurable, Attaineble, Relevant and Timely) nos ayudará a garantizar que los KPI o los informes de KPI sean adecuados para sus propósitos, relevantes y exitosos.

Antes de definirlos no tenemos que perder de vista que según esta metodología el KPI tiene que cumplir los siguientes objetivos:

1. Específico: establecer claramente cuál es el propósito del KPI y lo que se pretende medir. Ser explicito supone que todo el mundo entienda el objetivo y como se va a lograr;
2. Medible: el objetivo principal de cualquier KPI es que debe ser medible.
3. Alcanzable: los KPI debes ser realistas. Ser razonables con respecto a sus objetivos ayudaran a evitar la desilusión.
4. Relevante: el KPI debe ser relevante para mostrar el rendimiento hacia la meta.
5. Oportuno: un marco de tiempo para el KPI mantiene a todos enfocados en cuando se debe alcanzar el objetivo.

Sabemos que teniendo en cuenta solo esos criterios a la hora de definir un KPI no sería suficiente si a esta Metodología no le añadimos un SMARTER (Evaluate, Revise), es decir un KPI inteligente.

1. Evaluar: a medida que los objetivos cambian, es prudente evaluar que el KPI proporciona las medidas correctas, o que aun se alinea estratégicamente con el propósito previsto.
2. Revisar: ocasionalmente, las evaluaciones determinaran la necesidad de revisar los KPI.

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Los KPI ayudan a una empresa, departamento, equipo o gerente a reaccionar instantáneamente ante cualquier evento que pueda afectar al negocio. En función de la necesidad de cada departamento se pueden elaborar:

I. Indicadores económicos/financieros – permiten medir ingresos, gastos, costes, rentabilidades, beneficios, nivel de deuda, endeudamiento, liquidez, solvencia, entre otros.

Por ejemplo, la Cuenta de Resultados extraemos una valiosa información para el diagnóstico económico-financiero. Para ellos nos fijamos en:

1. Resultado – hemos tenido beneficios o pérdidas en el ejercicio actual. Si hemos tenido pérdidas ver las causas y si hemos tenido beneficios intentar cuantificar el % de beneficios sobre un objetivo que pueden ser ventas o ejercicios anteriores.
2. Cash Flow – nos muestra en qué medida lo que nos dice la cuenta de resultados genera o no tesorería/caja. Nos ayuda también identificar si el flujo de tesorería es suficiente para cubrir las inversiones y si el impacto de las amortizaciones es suficiente. Para ver como se obtuvieron realmente los ingresos en un periodo calculamos el Cash-flow Operativo (Beneficio Neto + Amortizaciones). Financieramente lo utilizaremos para ver la capacidad de la empresa para financiar sus deudas, dividendos con los recursos obtenidos de la actividad ordinaria.
3. Cifra de Ventas – ¿crecimiento, mantenimiento o descrecimiento? Una vez visto el resultado hay que analizar las causas o hacer las comparaciones oportunas.
   En el caso del crecimiento comprar con ejercicios anteriores para ver las tendencias, ver si el crecimiento fue real o se debe a causas excepcionales o si el crecimiento está por encima o al mismo nivel que la inflación. Para el caso que la empresa registra un estancamiento o descrecimiento ver las causas y las estrategias a seguir.
4. Costes en venta – en el caso de los costes en venta tendríamos que analizar más o menos lo mismo, es decir el crecimiento, el mantenimiento o el descrecimiento y las causas que han producido esos cambios. Los costes en venta están directamente relacionados con el margen bruto, los gastos de personal, los costes financieros o los otros gastos de explotación.
5. Umbral de rentabilidad –conocido como el punto muerto o el punto de equilibrio, este indicador indica la cifra de venta en cual la empresa ni gana ni pierde para cubrir todos sus gastos, o los números de productos o servicios que tenemos que vender para cubrir los costes fijos y variables de la empresa. Se pueden comprar unidades o importes que tenemos que vender cada mes/año/día para empezar a tener beneficios.
6. Apalancamiento Operativo o de Explotación – se utiliza para estudiar el impacto de los gastos fijos sobre el beneficio de explotación (BAII) ante la variación de la cifra de venta y consiste en la sustitución de los costes variables por costes fijos. Como consecuencia a medida que se producen más cantidades menor será el coste por unidad. De esta forma un aumento de las ventas incrementará los costes variables pero no los costes fijos.

En el caso del Balance de situación podríamos analizar varios bloques de ratios: Ratios de Liquidez y Solvencia, Ratios de Endeudamiento y Estructura Financiera, Ratios de Rentabilidad y Ratios Operativos.

1. Ratio de Liquidez – Activo Corriente/Pasivo Corriente. El valor óptimo de esta ratio se sitúa entre el 1.5 y 2. Un valor inferior al 1.5 indica que la empresa tiene serios problemas de liquidez. Un valor por encima del 2 nos indica que la empresa tiene activos circulantes ociosos.
2. Ratio de Tesorería – disponible + clientes/pasivo corriente. Mide la capacidad de la empresa para hacer frente a los pagos a corto plazo. El valor de esta ratio tiene que ser próximo a 1. Si es menor la empresa tiene problemas al no tener activos líquidos para poder hacer frente a los pagos y si es por encima de 1 se perdería rentabilidad.
3. Ratio de Disponibilidad – disponible/pasivo corriente. Esta ratio indica si la empresa tiene suficiente disponible para cubrir las necesidades a corto plazo. El valor óptimo sería de un 0.3.
4. Ratio de Endeudamiento – esta ratio nos indica la proporción que tiene la deuda que tiene la empresa y nos ayuda a diagnosticar la autonomía financiera que presenta frente a terceros. Tradicionalmente las empresas se tienen que financiar en torno a un 40% de fondos propios y un 60% de deudas. El valor óptimo se sitúa entre un 0,4 y 0,6. Si es superior es que la empresa pierde autonomía financiera y si es inferior hay un exceso de capitales propios por lo cual la empresa ganaría rentabilidad mediante endeudamiento.
5. Ratio de Rentabilidad Económica – es la relación entre el beneficio antes de descontar los intereses y los impuestos (BAII) y toda la inversión empresarias tomada del activo total medio. Esta ratio nos indica si el crecimiento de la compañía está acompañado de una mejora o deterior del resultado. Cuanto más elevado esta este indicador mejor se están gestionando las inversiones en su conjunto.
6. Ratio del Rotación del Activo Total – refleja la eficacia que tiene la empresa en gestionar sus activos para generar venta. Esta ratio se calcula como ventas/activos totales. Cuanto mayor sea esta ratio, mejor será la rentabilidad de la empresa. Si el resultado es próximo a 1 lo interpretaríamos que anualmente la compañía gana 1 € por cada euro que posee en activos.
7. Ratio de Plazo Medio de Cobro/Pago – esta ratio nos indica los días medios de cobro/pago de facturas. A través de estos dos indicadores cualquier empresa puede elaborar un presupuesto de tesorería más exacto. Lo ideal sería que el período medio de pago sea superior al período medio de cobro, lo cual implica que cobramos antes que pagar las facturas a nuestros proveedores.

II. Indicadores comerciales – nos ayudan conocer y mejorar nuestra actividad comercial. Están dirigidos a convertir en ventas y facturar un artículo/servicio. Por ejemplo, podríamos analizar el Ratio de Conversión de clientes/Ratios de Clientes Perdidos/Rentabilidad Media por Clientes/Volumen medio de Pedidos Cerrados/Número de Devoluciones.

III. Indicadores de producción – ayudan a identificar errores o defectos de producción y son la base de la mejora continua dentro de una empresa. En este apartado podremos analizar el Coste Medio del Pedido de Compra/Complimiento de Plazos/Tiempo de ciclo de producción/Rendimiento de Calidad.

IV. Indicadores marketing – permiten medir el rendimiento de las acciones orientadas a captar leads. El Coste de Adquisición del Cliente/Conversión Leads a Clientes/ ROI de Inbound Marketing.

La mayoría de las empresas empiezan a trabajar con más de un indicador por el simple hecho de poder comparar cual es el más relevante y sobre cual hay que trabajar más. Óptimo sería trabajar con 3-4 indicadores, pero sí actualmente estas trabajando con más, lo que se puede hacer es atribuir a cada indicador un peso a la hora de evaluarlos. El que menos peso consigue es el que menos importancia/relevancia tiene para tu empresa en ese momento y por lo tanto menos esfuerzos hay que emplear. Esto no quiere decir de no evaluarlo cada x tiempo por si hay un cambio estratégico en la empresa o en el mercado.

¿Cuándo funciona y cuando no funciona la implantación de un sistema de KPIs?

Normalmente funciona cuando la dirección está implicada, cuando los indicadores están consensuados y entendidos por todas las partes, cuando las responsabilidades están bien definidas, cuando tenemos un sistema de gestión que nos permita sacar la información en tiempo real y cuando esta información está siempre actualizada.

No funciona cuando la dirección no está implicada, cuando la información no se introduce en tiempo real, cuando no se han definido correctamente los indicadores (los más relevantes), cuando no se está implementando en todos los departamentos y, en consecuencia, no están implicados todos los empleados.

Para que poder implantar un sistema de indicadores de progreso hay que intentar integrar los objetivos generales de la empresa con los objetivos personales de los empleados, mantener la motivación de los empleados y tener definido tanto a corto plazo (como mucho 3 meses) como a largo plazo los objetivos de la empresa.