Tras finalizar con las obligaciones fiscales del último trimestre del 2018, y de los resúmenes anuales del mismo, se acerca marzo de 2019 pero para asesores y contables el 2018 aún no ha finalizado de hecho, aún queda mucho por hacer.
Como muchos ya sabréis, aunque el ejercicio fiscal y contable de una sociedad termina por lo general el 31 de diciembre, sus obligaciones fiscales y mercantiles se prorrogan hasta siete meses más tarde a la fecha de cierre, siendo el 30 de abril el fin del plazo para legalizar los libros contables en el Registro Mercantil. Por ello es muy importante, tener en cuenta los plazos y fechas límite que son de aplicación para el cumplimiento de estas obligaciones.
Si ponemos un ejemplo de una empresa con cierre de ejercicio 31 de diciembre, tendríamos que tener muy en cuenta los siguientes plazos a cumplir:
A continuación, resolveré algunas preguntas que nos pueden surgir a la hora de realizar la legalización de libros:
¿Por qué se legalizan los libros contables?
Es la forma que tiene la Administración Pública de sellar la información económica de la sociedad. De esta forma, se aseguran de que las cuentas no se manipularán en un futuro.
¿Dónde se realiza?
La legalización de los libros se realizará en el Registro Mercantil de la Comunidad Autónoma donde se encuentre el domicilio social de la empresa.
¿Quién tiene la obligación de realizarlos?
- Los empresarios individuales (sólo los que realicen actividades empresariales, no profesionales, acreditándolo mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto).
- Las sociedades mercantiles, siempre que estén inscritas en dicho Registro.
- Las Cooperativas que operen en su Comunidad Autónoma.
No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:
- Los profesionales.
- Las sociedades civiles.
- Las Comunidades de Bienes.
- Las Herencias Yacentes.
- Las Cooperativas de ámbito estatal.
¿Qué libros?
- Libro diario. Es el libro de registro diario de la contabilidad.
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales. El libro debe contener: Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de flujos de efectivo y Memoria.
- Libro de Actas. Toda sociedad debe realizar al menos una Acta al año (la Junta General Ordinaria, en la que se aprueban los resultados del ejercicio anterior). Se trata del libro donde se registran las Actas de las reuniones de la sociedad.
- Libro Registro de Socios o Accionistas. Si se produce alguna compra o venta de participaciones o acciones en la sociedad, será obligatorio presentar dicho libro.
- Libro de Registro de Contratos del Socio Único si hablamos de sociedades unipersonales.
¿El plazo?
Los libros obligatorios se deberán presentar para su legalización antes de cuatro meses de la fecha de cierre de ejercicio.
¿Cómo se presentan?
Existían diferentes formas de presentar los libros en el Registro Mercantil:
Papel: de manera física en forma de libros encuadernados con páginas enumeradas para evitar tener todas las hojas desordenadas.
En este formato se adquiría una instancia oficial suministrada por el Registro, en la cual se detallaban los libros que se presentaban a legalizar, en dicha instancia se hacía constar datos del presentante, domicilio, teléfono, sociedad que se presentaban a su legalización, año que se presenta, libros, totalidad de folios que contienen, año anterior de cierre y sobre todo y obligatorio sello de la sociedad. Además, se abonaba el precio correspondiente, que variaba en función del número de libros que se presentaban.
Soporte magnético: copiar los ficheros en un medio digital como un CD o DVD.
La elaboración de los ficheros se realiza mediante los programas contables que posean esa utilidad o bien utilizando el programa “Legalia”. El programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización. Se presentan dos copias, una se queda en el Registro y la otra se la lleva el interesado sellada por el Registro.
Vía telemática: Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores.
En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden por correo electrónico a su buzón de notificaciones.
Desde el 2015 la forma correcta es por vía telemática, los libros societarios (los libros contables, de actas y socios) sólo se podrán presentar en formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática (Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013 de emprendedores). Por tanto, para los ejercicios iniciados tras la entrada en vigor de la citada Ley, ya no es posible legalizar libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, formados por hojas móviles. Tampoco es posible la legalización de libros en soporte papel o soporte electrónico no presentados por vía telemática.
¿Forma de presentación?
La presentación telemática de libros se realiza a través de la página Web www.registradores.org/ Registro online, seleccionando la opción “Presentación telemática de documentos”. Para ello, se deberá estar dado de alta en los servicios telemáticos y disponer de uno de los siguientes certificados vigentes.
¿Cuánto tiempo se conservan?
El Código de Comercio exige que los libros se conserven durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Según la Ley General Tributaria, deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
Hoy en día, la gran mayoría de programas contables nos facilitan la tarea de legalización de libros que antes resultaba tan laboriosa.
Uno de los programas que permite hacer la legalización de los libros de una forma rápida y segura es la aplicación de a3ASESOR | eco. Conoce como realizarlo desde la propia aplicación a través del siguiente enlace: Legalización de Libros. Cómo generar la Legalización.
Buenos días Jose,
La legalización de los libros corresponden al ejercicio cerrado a 31 de diciembre, por lo que se pueden presentar.
A la cuestión de sí te dejará sin presentar los anteriores deberás consultarlo con el colegio de registradores donde te informarán de sus procedimientos.
Un saludo
Se pueden presentar a legalizar al RMM los libros de contabilidad de este ejercicio sin que una empresa haya presentado ejercicios anteriores
Buenos días Rafael,
Respecto a tus consultas, te contesto: https://a3responde.wolterskluwer.es/documentos/a3asesor-eco/legalizacion-de-libros-como-generar-la-legalizacion.html?utm_source=soluciones&utm_medium=ayudas&utm-campaign=programa-ayudas&utm_content=f1-a3asesor-eco
Desde la opción “Listados / Contables / Legalización de Libros”, tiene la posibilidad de listar los siguientes documentos para su presentación en el Registro Mercantil, en papel, soporte magnético, o presentación telemática:
• El Libro Diario del Ejercicio incluye el Asiento de Apertura y el de Cierre.
• Libro de Inventario, formado por el Balance de Sumas y Saldos trimestral de la empresa.
• Libro de Cuentas Anuales, formado por el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Opcionalmente y si dispone de a3ASESOR | soc, también puede incluir la memoria, el Estado de Cambios del Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo.
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales. Esta opción le permite listar en un mismo documento los Balances de Sumas y Saldos trimestrales, el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias del periodo. Opcionalmente y si dispone de a3ASESOR | soc, también puede incluir la memoria, el Estado de Cambios del Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo.
Tiene la posibilidad de enlazar con Microsoft Word para modificar, la plantilla de la carátula y el certificado. Estas plantillas son comunes para todas las empresas.
En los campos de la parte derecha de la ventana debe indicar el número de libro correspondiente a cada caso. Este dato aparecerá, si así lo desea, en el certificado correspondiente.
Diario
Seleccione en este apartado el formato del Diario que desea listar.
• Diario Normal, emite un listado reflejando todos y los asientos que se han contabilizado en el periodo seleccionado. También puede indicar si desea listar o no la descripción de las cuentas.
Si lo desea puede emitir un listado parcial del diario, para ello marque el indicador correspondiente y pulse el botón “Opciones” para informar el límite de fechas entre las que desea listar.
• Diario Resumido, presenta un asiento por cuenta y mes, reflejando el total de debe y de haber mensuales. Indique en este apartado si desea acumular las cuentas a Nivel 3, Nivel 4 o bien a nivel de subcuentas.
Inventario
• Indique los meses que componen cada uno de los cuatro trimestres. Por defecto, la aplicación propone los trimestres del año natural.
• Seleccione si desea listar el Balance de Sumas y Saldos desglosado a Nivel 3, Nivel 4 o Subcuentas.
• Indique si desea incluir el balance de apertura y el de cierre.
Cuentas Anuales
• Seleccione el formato del Balance y de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Pulsando el botón adjunto a estos campos accederá a la relación de Formatos que se entregan con la aplicación, así como los definidos por el usuario desde la opción «Tablas/Definición de Cuentas Anuales», del menú principal.
• Indique también el nivel de desglose para cada documento (cuentas a nivel 3, nivel 4 o subcuentas). Si desmarca todos los indicadores de nivel, se generará el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias a nivel de partida.
• Si dispone de a3ASESOR | soc, tiene la posibilidad de importar la memoria, el Estado de Cambios del Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo y de este modo incluirlos en el libro de Cuentas Anuales.
Estado de la legalización
Una vez generado los libros a legalizar, el estado de la legalización cambia automáticamente Generado en Soporte.
No es exactamente un comentario, sería consulta si me lo permiten:
para la Legalización:
y es; se puede presentar el libro Diario en un formato resumido por ejemplo mes a mes y a un nivel de cuatro dígitos (según el PGC), ejemplo 5700 Caja, 4300 clientes, 5720 Bancos, 7000 Ventas, ya que a último nivel es decir a nivel de subcuenta ya lo podríamos obtener con los libros auxiliares en éste caso el libro Mayor???
o por el contrario se debe presentar asiento a asiento?
Y por otra parte en el tema del Libro de Balances, mas o menos igual, se pueden presentar tanto apertura, como sumas y saldos ..etc a un nivel de cuatro dígitos en vez de a ultimo detalle.??