El miedo al cambio
A lo largo de la vida de cualquier empresa, es habitual el plantearse cambiar de “programa informático” o ERP (“Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales”), siendo este cambio uno de los procesos y decisiones más importantes que estas puedan realizar, equiparable a la elección de software cuando se constituye e inicia la actividad, no sólo para empresas del sector calzado o textil, ya sea productora o comercializadora, sino para cualquier ámbito.
Pero una implantación de ERP tiene alguna diferencia respecto a si es un “cambio” o si es debido por inicio de actividad. Un cambio suscita en ocasiones entre los involucrados cierta percepción de escepticismo ocasionado por: El trabajo adicional que pueda ocasionar (por ejemplo, en el proceso en el que convivan los dos sistemas antiguo y nuevo), el si va a satisfacer las expectativas iniciales generadas, posible aversión de ciertos empleados al cambio, desconocimiento del tiempo estimado de implantación y formación de los empleados, coste inicial y futuro, miedo al cambio, etc.
Los motivos de cambiar de ERP pueden ser varios: Crecimiento (o previsión del mismo) de la empresa y el software actual no se adapta o no tiene posibilidad de avanzar (no escalable), mantenimiento o modificaciones costosas y/o no está preparado para la nueva era digital (Industria 4.0), situaciones en el que el proveedor no es capaz de configurar el ERP a sus particularidades o necesidades, etc.
Pero no nos equivoquemos a la hora de elegir un ERP debemos ser cautos y procurar depositar la confianza en lo que no va a ser sólo un proveedor de servicios, sino en un socio tecnológico que nos pueda acompañar en la implantación y formación iniciales, consecución de los objetivos deseados, asesoramiento en cómo conseguir y ampliar dichos objetivos e incluso modificarlos, basados en la solidez del producto a adquirir junto con la experiencia y preparación de su personal.
El hecho de adquirir un software más caro que otro no implica el éxito del mismo, hay que saber ponerlo en marcha y usarlo en base a las necesidades del cliente, de la misma forma que debemos de desconfiar de un software barato el cual nos aseguren que hace lo mismo que otro software mucho más costoso.
¿ERP, programa, software de gestión, aplicación informática?
Otro factor a tener en cuenta es el que no todas las aplicaciones software que se ofertan en el mercado son ERP’s y se ofertan como tales.
Una de las características de un ERP debe de ser la modularidad, lo que permite al cliente que adquiere el producto poder elegir aquellas partes del programa que necesite el comprador lo que supone una ventaja económica para poder hacer crecer el software al mismo tiempo que la empresa y utilizar lo que necesite.
Además, los ERP’s tienen que permitir controlar todos los procesos de la empresa (Compras y Producción, Ventas y Tesorería, Calidad y CRM, Contabilidad, Gestión documental..), así como adaptarse a las particularidades de esta y facilitar la labor de gestión de los mandos intermedios o directivos suministrando la información de un modo a través de sistemas de obtención, análisis y transformación de los datos como por ejemplo cuadros de mandos integrales, indicadores kpi, informes y hojas de cálculo conectadas con la aplicación, etc.
Conectividad y comercio electrónico son funcionalidades demandadas estos últimos años con especial mención al sector del zapato y moda por su creciente auge, donde el ERP a adquirir debe de tener estructuras web propias auto-gestionables tipo B2B o B2C o facilitar el acceso a otro tipo de plataformas online externas, permitiendo tener mayor presencia online en adición a la web corporativa y ayudando en la labor de afianzar los lazos que tenemos con nuestros clientes y consumidores finales al mismo que aumentar nuestras ventas, todo esto conectado con nuestra base de datos de artículos, stocks…
Por último mencionar que un ERP debe permitir a los usuarios avanzados (skateholders), responsables de sistemas, gerentes.., la posibilidad, de poder realizar gestiones o modificaciones avanzadas en ciertas tareas del aplicativo tales como configurar parámetros de comportamiento, definir escritorios personalizados por usuario, diseñar informes nuevos o poder extraer y analizar información sin poner peligro el núcleo o “core” y sin depender del proveedor del software con lo que se traduce en abaratamiento del producto frente a otros aplicativos que no poseen esta particularidad.
¿Por dónde empiezo?
Analiza o haz que te analicen tu situación actual y elabora un documento con tus necesidades y objetivos a modo de planning u hoja de ruta.
Revisa la organización de tus departamentos y constata en cuales se necesita trabajar más y en qué procesos se puede mejorar, agilizar y/o automatizar tareas.
Este “autodiagnóstico” se puede realizar tanto por personal interno o contratando servicios externos, dependiendo de las necesidades, volumen y personal de la empresa. Si es a nivel externo puede ser a través de un servicio de consultoría ajena al proveedor de software a adquirir o incluso algunos fabricantes de software, también ofrecen este servicio, pero es importante contar con alguien que nos merezca su confianza y que esté preparado para desarrollar, implantar y finalizar proyectos.
El proyecto debe de estar documentado y tener una serie de características tales como objetivo, duración del proyecto y de sus fases, alcance, prioridades, relación de implicados, modificaciones, aprobaciones, recursos necesarios, etc.
Una de las ventajas que se obtiene el adquirir un ERP nuevo es la posibilidad de hacer una revisión interna a modo de reingeniería de procesos para detectar posibles deficiencias, trabajos poco eficientes, costosos, mejoras en la calidad y productividad de estos procesos, detección de prácticas innecesarios.
En definitiva, pequeñas, medianas y grandes empresas, tenemos que estar preparados no para el futuro, si no para el presente actual que nos exige ser lo más competitivos posibles y encaminarnos hacia lo que se denomina Industria 4.0 y la transformación digital, haciendo uso de tecnologías tales como el internet de las cosas, sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID), herramientas de movilidad y productividad (tablets, smartphones, pda’s) y para ello debemos aprovechar la oportunidad de elegir adecuadamente nuestro nuevo ERP y afrontar el reto de un cambio o mejora de nuestro sistema informático de gestión actual.
