En otra entrada en este mismo blog, comentamos los problemas más habituales cuando nuestro proceso de preparación de pedidos ha crecido de manera notable, pero no hemos podido aplicar ningún tipo de mejora al mismo. Si te interesa, la puedes consultar en el siguiente enlace: Atascos en el proceso de picking.
En esta ocasión vamos a comentar cómo utilizando una herramienta como ClaveiMobility Picking, puedes descongestionar el proceso de preparación de pedidos, además de permitir ahorrar costes y aumentar la productividad.
De la adaptación física del almacén, de la parte dura de la adaptación a este nuevo escenario (el que implica que tu volumen de ventas ha crecido más de lo esperado y en muy poco tiempo, debido a ese salto que diste hacia internet), poco podemos decir. No hay demasiadas opciones, o está bien, o esta NO bien. Comentamos en el anterior Post del blog, que la lógica nos decía que los artículos más vendidos debían estar más cerca, que esas zonas debían estar adaptadas para recibir mucho tráfico, que debíamos conocer con precisión y sin margen de error, dónde se encontraba cada cosa, etc. Son cosas lógicas y que el mismo día a día te va a ir marcando, y digo que es la parte dura porque implica modificaciones físicas, en algunos casos, de la estructura del almacén. Pero es que por aquí tienes que pasar obligado, no tiene sentido que los productos de tu TOP 10, los tengas al final del almacén, en una zona estrecha y poco iluminada, ¿verdad?
Lo diferente es la adaptación (o introducción) de tu sistema informático. Si ese crecimiento del que hablábamos surgió como de la nada, y has pasado de un almacén a otro en cuestión de meses, seguramente no hayas podido ni plantearte usar alguna herramienta que facilite el trabajo de tus operari@s. Lo bueno es que siempre estás a tiempo, y sobre todo, que este paso no te va a suponer ningún otro sacrificio más allá que la propia adopción del sistema por parte de estos operari@s. Te voy a contar de forma muy resumida, cómo te podría ayudar el uso de ClaveiMobility Picking.
Asignación automática de pedidos
Asignación automática de pedidos a operarios, en función de un determinado conjunto de reglas. Los pedidos no tienen por qué caer a un saco común, del que todos los operari@s van cogiendo según van preparando pedidos. Es mucho más eficiente que, conforme entra el pedido en el sistema, sea este el que, de forma automática, asigne el pedido a Juan, a Sonia, al empleado 27… según por ejemplo la carga de cada uno de ellos, la prioridad del pedido, el stock disponible o el destino del mismo. Pero, además, el sistema podría asignar este pedido a varias personas a la vez, unos artículos a una, y otros artículos a otra. Podríamos programar que los artículos ubicados en la primera planta, los prepare Sonia, y los de la segunda planta que los prepare Juan. Así evitaríamos que tengan que andar subiendo y bajando escaleras. Bien, ¿no?
Preparación múltiple de pedidos
Preparación múltiple de pedidos. De esta forma con un mismo recorrido, podemos preparar N pedidos al mismo tiempo. Nos olvidamos de cuando el operario hacía 20 recorridos para preparar 20 pedidos. Si le damos un carro adaptado al almacén, en el que hayamos colocado 5 Boxes distintos, pasará de hacer 20 recorridos a necesitar solo 4 para preparar el mismo número de pedidos.
Selección de pedidos según afinidad
Selección de pedidos en función de su afinidad. Esto añade potencia al punto anterior. Ya no solo estamos preparando 5 pedidos en un mismo recorrido, sino que, además, el sistema nos está diciendo que 5 pedidos son los que, por afinidad de su contenido, son los óptimos. Lo voy a intentar explicar un poquito mejor. Yo como operario seleccionaré el siguiente pedido que voy a preparar de los que tengo en mi lista (que ya aparece ordenada según fecha prevista de la entrega). Bien, pues al seleccionar ese pedido, el sistema nos mostrará y puntuará los pedidos más afines al mismo. Es decir, nos mostrará los pedidos ordenados según su porcentaje de artículos coincidentes con los del pedido que he seleccionado. Nos dirá que el pedido XX tiene un porcentaje de afinidad del 73%, que el pedido YY tiene un porcentaje del 60%, y el pedido ZZ tiene solo un 45%. Seleccionaremos todos estos pedidos y nos garantizamos así que los dos primeros pedidos muy similares, y que para el resto voy a tener que modificar muy poco la ruta original para completarlos. ¿Te das cuenta de que, solo hasta aquí, estamos reduciendo el número de recorridos del empleado de una forma muy notable? ¿Cuántos pedidos/día puede estar preparando ahora esta persona, en la misma jornada laboral?
Generación de la ruta óptima
Generación de la ruta óptima para recoger todos los productos. No es lógico que el operari@ tenga que conocer dónde está cada producto, ya que pueden existir miles de referencias que además pueden ir rotando por el almacén. El sistema agrupará los productos de todos los pedidos, y se los irá pidiendo de forma ordenada según la ruta óptima que haya calculado. Por cada referencia el sistema, además de ofrecer toda la información que el operari@ pueda necesitar, indicará cuántas unidades debe colocar en cada Box.
Generación de documentación
Generación de documentación. Cuando el recorrido haya finalizado, el sistema conocerá cuantas unidades de cada producto se han preparado para cada pedido, con lo que tiene toda la información necesaria para generar el albarán y factura. Además, podrá imprimir la documentación que queramos incluir dentro de la caja que vamos a enviar al cliente. Así evitamos, por un lado, cargar con trabajo extra al departamento de administración, y por otro, que la caja se quede abierta esperando un paso extra de que alguien venga con el documento y cierre la caja.
Notificación a agencias de transporte
Notificación a agencias de transporte. Tan simple como suena. Si la caja está ya cerrada y con todos sus productos dentro, además de contener la documentación, ¿por qué no notifica el sistema ya a la agencia de transporte para que pase a recogerla? El sistema también se encarga de esta parte, haciendo que además si la agencia de transporte en cuestión está preparada, se imprima de forma automática la etiqueta que dicha agencia quiere que peguemos en la caja. Así el transportista solo tendrá que llegar a nuestro almacén, leer el código de barras de todos los paquetes que tiene que recoger, y meterlos en su camión. Sin más documentación, sin más pasos, sin hablar con administración… solo llegará, cargará y se irá.
Gestión de agencias
Y hablando de las agencias, ¿cuál es la que tiene que venir a por el paquete? Actualmente vendrá la que hayamos indicado de forma manual en el pedido. Pero ¿por qué no hacemos que una vez tengamos todos los productos preparados, una vez que el sistema conozca el peso y las dimensiones de todos los paquetes, sea él mismo el que decida en base a un conjunto de reglas, a qué agencia tiene que asignar el envío? Sería increíble, ¿verdad? Estaríamos optimizando los recursos tanto del proceso de picking como del proceso de administración, y, además, reduciendo de forma automática los costes destinados a transporte. Pero esto lo comentaremos en el siguiente episodio.
¿Qué te parece? Son unas mejoras importantes que se pueden aplicar de forma rápida y que, junto con los cambios físicos del almacén, pueden suponer una revolución en tu proceso de picking.
Si te ha parecido interesante y quieres que hablemos de cómo se adaptaría ClaveiMobility Picking a tu almacén, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
¡Happy Picking!
