Actualizado.- 21/08/2019
En este artículo me gustaría reflejar el tipo de acciones y las ventajas de disponer de un Portal del empleado.
¿Qué es el portal del empleado?
El portal del empleado es aquel en el que empresa y empleados intercambian información y documentación de forma online, segura y fiable. Ambos están conectados a través de una WEB/ APP y esto permite una mejor gestión de dicha información por ambas partes.
Hoy en día nos están concienciando de que no debemos usar tanto papel, tenemos que intentar utilizar otros medios que lo reduzcan y considero que en muchas acciones es bastante sencillo enviarlo, como por ejemplo entregar la nómina a los empleados. Al final, dicha nómina la revisas y luego acaba en ese cajón que todos tenemos.
Poner a disposición de tus empleados un portal del trabajador, ofrece muchas posibilidades y ventajas que comentamos a continuación.
¿Qué tipo de acciones podemos realizar a través del portal del empleado?
En los tiempos en los que estamos, es muy común ver empresas que disponen de una web del empleado. En la mayoría de los portales se pueden realizar entre otras acciones:
- Comunicación y modificación de los datos personales de los empleados.
- Solicitud de vacaciones.
- Comunicación de ausencias justificadas.
- Adjuntar justificantes.
- Visualizar y descargar las nóminas.
- Cumplimentar datos para modelo 145.
Muchas de ellas cuentan con una aplicación para móviles y tablets que incluso hacen que sea mucho más cómodo para los trabajadores, el poder visualizar su nómina sin necesitad de solicitarla a la empresa, lo que implica en muchos casos, tardanza a la hora de recibirla, que esa persona que te la va a entregar no pueda atenderte en ese momento, etc.
Otra ventaja importante, es el cumplimiento con el nuevo Reglamento General de Proteccion de Datos. Una web del empleado en el que cada empleado tiene su acceso privado con su contraseña, permite cumplir con la RGPD.
A continuación, podemos destacar dos portales, uno destinado a asesorías (a3hrgo) y otro para empresas (Portal del Empleado de A3equipo).
¿Por qué a3hrgo para Asesorías?
a3hrgo es una herramienta para asesorías de Wolters Kluwer a la cual se accede a través de una URL configurada previamente con el nombre de la propia asesoría y el logotipo de ésta.
A través de dicho portal, la empresas y la asesoría podrán compartir toda la información que habitualmente se envían a través del email. El proceso consiste:
1. ASESORÍA
- Se encarga de subir al portal nóminas, certificados de ingresos y retenciones, finiquitos y contratos de los empleados para que la empresa pueda visualizarlo antes de su publicación.
- Puede subir al portal otros documentos para la empresa como resumen de costes, facturas, etc.
2. EMPRESA
- Se encarga de revisar los documentos publicados por la asesoría y los publica de forma masiva.
- Puede subir al portal otros documentos para la asesoría como resumen de costes, facturas, etc.
3. EMPLEADO
- Cuando la empresa lo ha publicado, éste recibe un email para que tenga constancia que en el portal ya dispone de dicho documento. Puede acceder al portal desde la web, o desde la propia APP para poder visualizar o descargar dicho documento.
Además de poder compartir documentos, el portal a3hrgo dispone de un control horario de los empleados.
Esto permite que los empleados puedan fichar a través de la APP de su móvil (o desde la propia web) cuando entran o salen de su centro de trabajo. Es una mejora importante puesto que el portal saca un listado con dichos registros y el total de horas diarias, lo que permite a las empresas cumplir con la normativa sobre el registro de horas, que a día de hoy, sigue en el aire a expensas de que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, indique si es obligatorio o no.
La importancia de optar por el portal del empleado de A3equipo para empresas
El Portal del Empleado de A3equipo, es otro portal interesante de Wolters Kluwer pero enfocado para empresas.
Dicho portal es más amplio que el anterior, puesto que está enfocado a la empresa y a todas las gestiones de RRHH de la propia empresa.
El empleado va a poder realizar entre otras acciones:
- Comunicar a la empresa cualquier modificación de sus datos personales, tales como dirección, iban, etc.
- Visualizar y descargar tanto sus nóminas como su certificado de ingresos y retenciones.
- Comunicar su situación personal para facilitar a la empresa el calculo del IRPF (modelo 145).
- Solicitar vacaciones.
- Visualizar el calendario laboral de cada año.
- Comunicar bajas de IT adjuntando los propios justificantes médicos.
- Justificar las ausencias.
Además de ello, el Portal del Empleado de a3EQUIPO permite a las empresas descentralizar el propio departamento de RRHH, lo que le permite gestionar nóminas, competencias, talento, etc.
Las empresas que han optado por dicho portal, tienen claro que tres ventajas fundamentales tiene:
- Autonomía para el empleado: que permite hacerlo todo desde su APP y no necesita de nadie para descargarse sus documentos tantas veces como los necesite.
- Accesibilidad: puedes acceder desde la web, asi como desde la app del móvil o tablet.
- Optimización de procesos.
