Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, en inglés) es una valiosa herramienta para una empresa. Un software ERP permite a las empresas integrar y gestionar de manera eficiente todos sus procesos empresariales, desde la gestión financiera hasta la gestión de la cadena de suministro, pasando por la gestión de recursos humanos y la gestión de ventas y marketing.
Ventajas de contar con un ERP en tu empresa
La implantación de un sistema ERP tiene como objetivo principal mejorar la eficiencia, la efectividad y la rentabilidad de los procesos empresariales mediante la integración de procesos, la automatización de tareas, la mejora de la transparencia y la visibilidad, la reducción de costes, la mejora de la atención al cliente y el cumplimiento normativo.
Entre las principales ventajas que ofrece un ERP se encuentran las siguientes:
- Mayor eficiencia y productividad: Un ERP puede automatizar muchos procesos empresariales, permitiendo que los empleados trabajen de manera más eficiente enfocándose en tareas de mayor valor añadido.
- Reducción de costes: Al automatizar procesos y eliminar tareas manuales, un ERP permite reducir sus costes operativos y aumentar su rentabilidad.
- Mejora de la visibilidad y la transparencia: Un ERP proporciona una visión completa y en tiempo real de la información de la empresa, permitiendo a los gerentes tomar decisiones informadas, así como a identificar oportunidades de mejora.
- Integración de los procesos empresariales: Un ERP permite a las diferentes áreas de la empresa compartir información y trabajar en conjunto, eliminando la necesidad de trabajar con diferentes sistemas y bases de datos separadas, lo que se traduce en una reducción de errores y redundancias.
- Mejora de la toma de decisiones: Un ERP ayuda a tomar decisiones basadas en datos, mejorando la calidad de éstas y reduciendo el riesgo de posibles errores.
- Mejora de la satisfacción del cliente: Un ERP puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente al permitir un seguimiento más efectivo de los pedidos, la facturación y la resolución de problemas.
- Cumplimiento normativo: Un ERP contribuye a que las empresas cumplan con los requisitos legales y normativos al proporcionar una visión completa y detallada de los procesos y las transacciones comerciales.
Los principales KPIs en un ERP y cómo medirlos
Un sistema ERP puede medir una gran cantidad de indicadores clave de rendimiento (KPIs) que pueden ayudar a una empresa a evaluar su desempeño además de tomar decisiones informadas (apoyadas en datos), y aumentar la eficiencia en los procesos mediante la mejora continua de los mismos, gracias a la posibilidad de identificar los puntos clave que influyen en ellos, el impacto de los mismos y permitiendo así su corrección.
Algunos ejemplos de los principales KPIs que se pueden medir con un ERP incluyen:
- Tiempo de ciclo: el tiempo que se tarda en completar un proceso, desde la solicitud hasta la entrega.
-¿Cuánto tardamos en servir X pedido/s? o a X proveedor/grupo de proveedores?
-¿Cuánto tardamos en obtener beneficios por X? - Eficiencia operativa: el grado en que una empresa utiliza sus recursos para producir bienes o servicios.
- Inventario: la cantidad de bienes que una empresa tiene en stock en un momento dado además de su distribución por características de interés, como pueden ser: Caducidad, ubicación, rotación, pertenencia a un grupo o subgrupo determinado.
- Gestión de almacén y pedidos: todas las actividades operativas que tienen lugar en el proceso de compra, desde los factores que influyen en la toma de decisión del cliente, pasando por la gestión del pedido hasta la llegada del producto al cliente final.
- Control de la trazabilidad: un ERP gestiona la trazabilidad de los pedidos en tiempo real y durante todo el ciclo de vida del producto, garantizando de esta manera la correcta entrega a través de controles de fechas de caducidad por lotes, la consulta del histórico de ventas y compras por lotes o el control del historial de movimientos entre almacenes.
Esta información puede totalizarse por fechas, productos, almacenes etc… y dar lugar a KPIs que nos permitan ver rápidamente evoluciones o comparativas de gran valor en la toma de decisiones. - Costes de producción: los costes directos e indirectos asociados con la producción de bienes o servicios.
- Rentabilidad: el margen de beneficio que obtiene un proyecto, un área, una empresa.
- Retorno de la inversión: la cantidad de ingresos que se generan en relación con la inversión realizada.
- Satisfacción del cliente: el grado en que los clientes están satisfechos con los productos o servicios de la empresa.
- Tasa de rotación de empleados: la frecuencia con la que los empleados dejan la empresa en relación con la cantidad total de empleados.
- Tiempo medio de respuesta: el tiempo que se tarda en responder a las solicitudes de los clientes o en resolver los problemas de los clientes.
- Productividad: la medida en que una empresa está utilizando sus recursos para producir bienes o servicios.
- Paneles de control: Muchos ERP incluyen paneles de control personalizables que te permiten ver rápidamente los KPIs más importantes para cada función o departamento. Estos paneles pueden incluir gráficos, tablas y otros elementos visuales que ayudan a comprender mejor los datos y a tomar decisiones informadas.
- Informes personalizados: Los ERP suelen incluir una amplia variedad de informes predefinidos que permiten a los usuarios medir diversos KPIs. Además, muchos ERP también permiten a los usuarios crear informes personalizados que se adapten a sus necesidades específicas.
- Análisis de datos: Los ERP también incluyen herramientas de análisis de datos que te permiten profundizar en los datos y obtener información valiosa sobre el desempeño de la empresa. Estas herramientas pueden incluir análisis de tendencias, análisis de causa y efecto y análisis de segmentación.
- Integración con otras herramientas de análisis: Muchos ERP también se pueden integrar con otras herramientas de análisis, como herramientas de análisis de negocios o Business Intelligence y herramientas de análisis de big data. Estas integraciones pueden proporcionarte una vista aún más amplia de los KPIs de la empresa.
- Automatización de procesos: Los ERP pueden automatizar muchos procesos empresariales, lo que puede ayudar a mejorar los KPIs relacionados con la eficiencia, la productividad y la rentabilidad. Por ejemplo, un ERP puede medir el KPI de tiempo de ciclo de producción para ayudar a la empresa a identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
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