Un PMS de un hotel también conocido como sistema de gestión hotelero, es un software específico que mejora la gestión de un hotel y permite organizar, programar y administrar todas las áreas de una forma mucho más eficiente. PMS son las siglas de Property Management System y es el centro neurálgico en la gestión de toda la operativa del hotel desde el registro de entrada y salida de los huéspedes, la asignación de habitaciones hasta la gestión de reservas, la facturación y un largo etcétera.
Para qué sirve un PMS (Property Management System)
La oferta de PMS es muy grande y dependiendo del software de gestión de hoteles utilizado obtendremos unas funcionalidades u otras, pero a continuación enumeramos algunas que básicamente debería de tener todo PMS son:
Gestión de reservas
Quizás una de las funcionalidades más importantes. Desde un PMS se pueden gestionar todos los tipos de reserva de un hotel provenientes de distintas fuentes desde huéspedes sin reserva previa, OTAs o agencias de viajes, las cancelaciones, los clientes en lista de espera o bloquear habitaciones. Con un PMS se acabaron los problemas derivados de disponibilidad ya que es muy difícil que se cometan errores si todo se lleva actualizado de forma correcta.
Control del estado de habitaciones
Controla desde el mismo lugar el estado de las habitaciones, sabiendo si está ocupada, desocupada, bloqueada o ya ha sido limpiada por el personal de limpieza. También suelen permitir determinar las necesidades de mantenimiento de las habitaciones para que el equipo de mantenimiento las mantenga en perfecto estado.
Control Hospitality
El PMS de u hotel también permite tanto el control como el desarrollo de los servicios extra conocidos como servicios hospitality tales como el mini bar, gestión de TV y servicios de internet, programación de actividades o el servicio de despertador.
Gestión mejorada de datos de clientes
Al centralizar en una misma base de datos todos los datos de los clientes, permite una gestión mucho más optimizada de los mismos. Esos perfiles de cliente no contienen únicamente los datos básicos sino todo tipo de información útil de una forma muy detallada, algo ideal para personalizar servicios y ofertas.
Control de operaciones
Con un PMS se controla de forma más eficiente todo el flujo de operaciones y procesos financieros derivados de la gestión. Control de cuentas por cobrar y comisiones, las fichas de huéspedes actualizadas garantizan la facturación precisa y sin errores.
Ventajas de un PMS para hoteles
Después de ver a groso modo las funcionalidades básicas que aporta un PMS hotelero, resultan evidentes las ventajas que va a aportar a la gestión del hotel, pero entre todas destacamos:
Minimización de errores
Con un Property Management System se minimizan los posibles errores derivados de la gestión e incluso es posible resolver problemas antes de que estos se presenten ya que el PMS permite detectarlos con antelación.
Toma de decisiones optimizada
El PMS del hotel va a proporcionar una ingente cantidad de datos que correctamente analizados nos van a permitir tomar mejores decisiones y en menos tiempo mejorando así la gestión general del hotel.
Reducción de costes
Debido a la rapidez de operación de un PMS hotelero se consigue una reducción en los costes al mismo tiempo que se incrementa la calidad de los servicios prestados.
Clientes más satisfechos
Lógicamente el uso de uno de estos programas va a conseguir que los indicadores de satisfacción de nuestros clientes se disparen ya que van a disfrutar de más servicios de una forma mucho más eficiente por lo que su experiencia en nuestro establecimiento será óptima y la relación que estableceremos con ellos más larga y duradera.
Optimización de servicios prestados
El PMS permite mejorar la prestación de los servicios del hotel a los clientes de forma que estos pueden acceder a los mismos de una forma más fácil y satisfactoria.
PMS Cloud
Un PMS actual proporciona una experiencia en la nube siendo totalmente accesible desde cualquier punto si necesidad de estar en el hotel.
Como hemos visto la incorporación de un PMS (Property Management System) es fundamental para optimizar la gestión de un hotel por lo que debe ser considerado como una inversión estratégica dentro de la toma de decisiones de dirección para conseguir las ventajas comentadas y la diferenciación respecto a nuestros competidores.
