Tan importante como contar con un buen software de gestión empresarial es poder aprovecharlo al máximo. Para ello resulta vital contar con la figura que consiga que el ERP cumpla su objetivo y que de verdad contribuya a impulsar tu actividad.
Que cualquier proyecto culmine con éxito requiere un responsable que lo lidere. Lo mismo ocurre con la implementación de un sistema ERP, pues exige que las personas que participan asuman roles, responsabilidades, tareas y decisiones. Son un verdadero equipo y su trabajo repercute en el equipo y en el proyecto. El ERP Project Manager es el responsable de liderar ese equipo y es el responsable, en última instancia, del éxito o fracaso de la implementación.
¿Qué es un ERP Project Manager?
Un ERP Project Manager es el encargado de liderar el proceso de implementación de un software ERP de gestión empresarial. Debe ser una persona que conozca muy bien el sector de actividad al que va destinado el ERP y conocer también perfectamente los procesos de negocio de la empresa en la que se está realizando la implantación, con la amplitud de miras suficiente para proponer mejoras en dichos procesos de negocio aprovechando las ventajas que le proporciona la implantación de la ERP. En muchas ocasiones se intenta cometer el error de pretender adaptar al milímetro el funcionamiento de la ERP a los procesos de funcionamiento de la empresa con el pretexto de qué siempre se ha trabajado de la misma forma. Se entra en un bucle de adaptaciones sin fin en el software de la ERP lo cual introduce un porcentaje de riesgo importante en el éxito del proyecto. Como se comentaba previamente es conveniente replantearse el funcionamiento actual de cada uno de los procesos de negocio con el objetivo de mejorar su eficacia y eficiencia.
Todo proyecto de implantación de un sistema ERP requiere que todos los departamentos de la empresa se involucren, se entiendan entre sí y funcionen en la misma dirección.
La gestión de proyectos de implementación de ERP es compleja. El ERP Project Manager liderará el equipo del proyecto formado por representantes de las principales áreas de la empresa con conocimiento extenso de su departamento y capacidad para la toma de decisiones.
En ese sentido es de vital importancia identificar perfectamente a todas aquellas personas que son clave para el éxito del proyecto. Se tiende a cometer muchas veces el error de tomar decisiones sólo en base al equipo directivo, y se obvia el conocimiento, y la experiencia, de otras personas que ocupan puestos de menor relevancia pero que al final son las que día a día están ejecutando los procesos, hablando con los clientes o proveedores de la empresa. Cuántos proyectos de este tipo no fracasan con el simple hecho de no contar con la persona que por ejemplo día a día gestiona directamente los pedidos de la empresa.
¿Qué habilidades debe tener un ERP Project Manager?
Las funciones de un ERP Project Manager son extensas y complejas, por ello se hace necesario contar con un buen profesional que reúna una serie de habilidades y capacidades que garanticen que pueda cumplir sus objetivos:
Comunicación
Saber exponer los objetivos del proyecto con claridad, explicar las tareas para que todos los miembros del equipo entiendan exactamente lo que se espera de ellos, informar sobre los avances del proyecto. Un proyecto puede decaer por falta de comunicación. Una buena comunicación es garantía de obtener resultados así como un compromiso por parte del equipo. En resumen, explicarte bien pero también practicar la escucha activa.
En todos los proyectos es fundamental esta habilidad, pero en este tipo de proyectos, relacionados con el software, si cabe, lo es más todavía. El tener la certeza de que todas las personas, tanto internas como externas de la organización han entendido lo mismo es fundamental. Hay que estimar el tiempo suficiente a las actividades relacionadas con reuniones de trabajo, y utilizar herramientas como diagramas de flujo, prototipado rápido, y técnicas como el storytelling.
Liderazgo
Un requisito que consideran todas las empresas para encomendar la responsabilidad de implantar un ERP es que la persona tenga experiencia liderando equipos.
La implantación de un ERP requiere tratar con distintos interlocutores (equipo, proveedor, directivos…). Debe tener mucha mano izquierda. Debe saber motivar, delegar pero sin perder la visión del estado del proyecto, hacer que todo el equipo trabaje hacia el mismo objetivo, en definitiva, conseguir que el proyecto sea un éxito.
El conocimiento de metodologías de gestión de proyectos será un buen apoyo para el liderazgo de este tipo de proyectos. Y en este sentido, la implantación de metodologías ágiles y las herramientas que la acompañan, se recomiendan como una garantía de éxito. Es fundamental organizar las entregas en ciclos iterativos que proporcionen una visión inicial de la puesta en marcha de la ERP, y una retroalimentación constante para la mejora en siguientes iteraciones.
Resolución de conflictos
En todo proyecto, cada departamento trata de obtener mayores beneficios para su área. La tarea del ERP Project Manager es saber neutralizar los conflictos y crear un buen entorno de trabajo. Debe saber afrontar pequeños contratiempos con resolución.
Tener muy claro los objetivos, y que todo el mundo esté alineado alrededor de ellos, facilitará esta labor. Es inevitable la resistencia al cambio por parte de muchas personas, pero siendo asertivos, y ofreciendo resultados lo antes posible será la mejora baza para demostrar las ventajas del cambio. De nuevo, como se ha comentado anteriormente, las metodologías ágiles serán un gran facilitador de estos obstáculos.
Capacidad de Organización y de Gestión del tiempo
Un buen ERP Project Manager debe ser una persona muy organizada. Le corresponde la misión de distribuir las tareas entre los miembros del equipo y decidir cómo gestionar los plazos y el tiempo que se destina a cada tarea.
La gestión de un proyecto no consiste sólo en cumplir los plazos programados. Un ERP Project Manager tiene que ser capaz de programar los hitos del proyecto o, incluso, decir “no” cuando los plazos o los recursos no son suficientes.
Además de las anteriormente mencionadas, hay otras habilidades que también son importantes en un buen ERP Project Manager como la capacidad de trabajar en equipo, saber delegar o la atención al detalle.
¿Cuáles son las funciones de un ERP Project Manager?
Entre las principales funciones que deberá realizar un ERP Project Manager se encuentran las siguientes:
- Planificación. Planificar los tiempos, los objetivos, los costes en que se va a incurrir y los recursos que van a involucrarse en el proyecto.
- Gestión del proyecto. Gestionar y controlar los riesgos que pueden surgir durante la implantación del sistema ERP. Localizar errores y proponer soluciones.
- Evaluación de los objetivos. Una vez definidos los objetivos, deberá comprobar su viabilidad. En ocasiones es necesario redefinirlos o introducir nuevos objetivos. Su función conlleva la evaluación y seguimiento de la consecución de los mismos.
- Analizar todos los procesos de negocio en los departamentos que se han visto involucrados en la implantación del ERP.
- Controlar el presupuesto del proyecto. Hacer el seguimiento económico de la implantación del proyecto.
- Responsabilidad del equipo. Organizar roles, responsabilidades y tareas de cada uno de sus miembros.
- Comunicación. Debe saber comunicar los objetivos y retos de la implantación de un sistema ERP a todos los trabajadores de la empresa para que se involucren en el proceso. Asimismo, debe saber transmitir cómo el nuevo software de gestión ERP va a ayudar a todos los trabajadores en su día a día.
Para el correcto funcionamiento de los procesos de tu negocio, la figura del ERP Project Manager será fundamental. Escoge bien al responsable y compleméntalo con un software adecuado.
