Un Workflow o flujo de trabajo es una forma de automatizar tareas o actividades que forman parte de los procesos del negocio. Fundamentalmente se trata de que la información pase entre los distintos participantes del proceso siguiendo algunas normas predefinidas.
Esto, aunque se puede lograr de forma manual, se puede automatizar gracias a los avances tecnológicos, lo que ofrece muchas ventajas a las empresas.
Si quieres saber más sobre el tema, desde Clavei te contamos todos los detalles.
¿Qué es Workflow y cuáles son sus principales beneficios?
Todas las empresas llevan a cabo procesos repetitivos, algunos de los cuales se realizan casi a diario. Son procesos que consisten en la ejecución de una sucesión de pasos para conseguir el resultado deseado.
Utilizando herramientas de automatización que optimizan el desarrollo de esos procesos vamos a lograr muchas ventajas. Aquí es donde entra en juego el Workflow que traducido al español, se conoce como “flujo de trabajo”, y sirve precisamente para automatizar estas tareas repetitivas.
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Dichas tareas, y la información que recopilan, pasan de un trabajador a otro, siguiendo un orden jerárquico y unas reglas. Las reglas y los patrones son establecidos por la empresa.
Así se suelen sistematizar estos flujos, por medio de las tecnologías de la información. Una de las consecuencias de ello es que se puede mejorar la comunicación entre departamentos de una empresa.
Asimismo, implementar los flujos de trabajo ayuda a conectar tanto las tecnologías de la información, como los procesos de negocio.
Esto hace, a su vez, que cada empleado cumpla y ejecute las actividades que le son asignadas, mejorando así la calidad de trabajo.
La ventaja principal y general de implementar este tipo de tecnologías es la optimización del trabajo en el negocio.
Se logra gracias a la mejora en la comunicación entre departamentos y a que, todas las actividades, son planificadas y sistematizadas.
De igual manera, también ayudan a mejorar en gran medida la productividad dentro de la empresa, evitando problemas relacionados con la parte administrativa. Al mismo tiempo, se reducen costes.
Tipos de Workflows
Existen diferentes tipos de workflows, pero generalmente se clasifican en los siguientes grupos:
Workflows de producción
Cuando el conjunto de tareas que manejamos es predecible y repetitivo, hablamos de un flujo de trabajo de producción. Tan pronto como se inician este tipo de procesos, todos en la empresa saben el camino a seguir. Se puede decir que todas las acciones a desarrollar están bien definidas, han sido preestablecidas y son conocidas por todos y aunque se pueden producir cambios o ajustes, pero estos serán mínimos.
Workflows Ad-hoc
Este tipo de workflows permiten modificar el proceso conforme este se va desarrollando, es decir las reglas y tareas que lo componen pueden ser creadas o modificadas durante el funcionamiento del propio proceso.
Workflows administrativos
Es el híbrido entre los tipos de workflows anteriores. Se utiliza para el desarrollo de tareas poco o nada definidas pero que son repetitivas, previsibles y que permiten la inclusión de unas reglas de coordinación relativamente simples.
¿Cómo implementar un Workflow en el negocio?
Si quieres aplicar un flujo de trabajo automatizado en tu negocio, debes seguir las etapas que detallamos a continuación:
1.- Definir los objetivos del workflow
Lo primero a la hora de poner en funcionamiento un workflow es tener muy claros los objetivos que pretendemos conseguir con su aplicación, ¿qué queremos conseguir utilizando ese workflow? Además de definir ese objetivo también identificaremos los siguientes elementos:
- Participantes. Tienes que reconocer quiénes serán los participantes del flujo de trabajo. Estos pueden ser tanto personas como sistemas, pero deben ser identificados como participantes.
- Acciones. Reconocer las actividades y tareas que los participantes deben llevar a cabo para cumplir con el objetivo del negocio.
- Reconocer la información. ¿Cuáles son los datos y la información importante que recopilan los participantes? Se necesita reconocer y definir los datos relevantes que dan con el cumplimiento de las tareas.
2.- Diseño Gráfico del flujo o diagrama de proceso
Cuando ya tenemos claros los participantes, las acciones que estos tienen que llevar a cabo y la información que se tiene que manejar, es interesante plasmar gráficamente todo el proceso de tal forma que se puedan visualizar todos los pasos a seguir y las posibles variaciones de ruta, pasos intermedios, participantes, posibles acciones, las condiciones del mismo, y quién debe ejecutar cada paso.
La gráfica permite identificar cada detalle del proceso, y de una forma simple tenemos una visión clara del mismo, podemos así revisar cada paso y tratar de optimizar el flujo. También nos va a ayudar mucho a la hora de acometer el punto siguiente.
3.- Implementar el workflow
Una vez que ya tenemos claro para qué y cómo, será cuestión de desplegar el flujo de trabajo automatizado, de tal manera en que los usuarios puedan utilizarlo.
Plasmaremos el workflow en la herramienta correspondiente ya sea una herramienta de automatización de marketing, de marketing Inbound, de gestión documental, etc.
Es interesante primero hacer pruebas con una pequeña muestra de usuarios para asegurarnos de que el workflow cumple con lo que necesitamos antes de lanzarlo masivamente.
4.- Medir resultados
Es fundamental medir los resultados que se están obteniendo con el workflow y saber así si se cumplen los objetivos definidos en el primer punto y ver si es necesario redefinir o ajustar el mismo o por el contrario no es necesario tocar nada ya que cumple perfectamente con lo que necesitamos.
Principales KPIs para medir el éxito de un Workflow
Para asegurarnos de que nuestros workflows son eficaces, es imprescindible medir resultados, tal y como hemos indicado en el punto anterior. Para ello os dejamos algunos Kpis que os ayudarán a tener una visión integral del rendimiento de vuestros workflows y su impacto en la organización.
1. Tiempo de Ciclo.
Mide el tiempo total necesario para completar un proceso o tarea de un workflow. En general, cuanto mas corto sea ese tiempo, más eficiente será el proceso o tarea.
2. Tasa de cumplimiento de plazos.
Porcentaje de tareas o procesos que se terminan en el tiempo establecido para ello. Si los plazos se están cumpliendo en un porcentaje elevado, nuestro workflow funciona.
3. Tasa de error
Los errores son inevitables, pero es necesario tratar de reducirlos al mínimo posible. Por eso es imprescindible medir la tasa de error, para tratar de tenerla lo más baja posible, si es así estaremos garantizando la calidad y eficacia de nuestros procesos.
4. Número de retrasos.
Complementando el Kpi anterior, debemos tener controlado el número de retrasos o interrupciones del workflow. Esos retrasos se pueden producir por una mala asignación de tareas, falta de recursos, problemas de comunicación y un largo etcétera. Si los tenemos monitorizados, podremos identificar donde se producen para tratar de poner remedio lo antes posible.
5. Tasa de conversión.
Si hablamos de workflows de ventas o de marketing es importante medir el porcentaje de clientes potenciales que terminan completando la acción establecida.
6. Coste por tarea.
Es el coste asociado a la realización de una tarea o proceso. Es algo que puede resultar complejo de calcular puesto que deberíamos tener en cuenta todos los costes asociados (costes laborales, si intervienen materiales, costes indirectos proporcionales, etc.), pero a veces tenemos determinados workflows donde es fácil saber qué cuesta la realización de una tarea concreta, es interesante empezar por estos.
7. Tasa de productividad por empleado.
Mide la cantidad de trabajo completado por cada uno de los empleados que intervienen en el workflow en un periodo de tiempo específico. Podemos medirlo por ejemplo en términos de tareas completadas por cada uno, productos fabricados, servicios prestados, etc. dependerá de nuestra actividad.
8. Ratios de utilización de recursos.
Cuando implementamos un workflow se involucran recursos en el mismo y muchas veces no sabemos si tenemos recursos infrautilizados o por el contrario sobre cargados. Así que es interesante buscar métricas que nos ayuden a conocer su uso y que habrá que adecuar a nuestro tipo de actividad y a los recursos utilizados.
Ahora que sabes cómo implementar un workflow, qué es y cómo puede ayudarte a automatizar los procesos de tu empresa, es el momento de ponerlo en práctica. ¿Necesitas ayuda?
Te escuchamos.
