Elegir un software de contabilidad hoy en día es una decisión que has de tener muy clara cuando defines tu idea de negocio para tu empresa. Debes tener en cuenta que esta herramienta tendrá un papel importante en el desarrollo de tu pyme. Por eso, vamos a mostrarte algunos tips que has de tener en cuenta a la hora de buscar un software de contabilidad.
Factores clave para elegir un software de contabilidad
Compatibilidad con múltiples empresas
Comenzamos enumerando algunas de las primeras características que has de tener en cuenta a la hora de elegir un software de contabilidad, debes fijarte que sea multiempresa y multiusuario, cuando hacemos referencia a multiusuario queremos decir que el software permita a diferentes personas utilizarlo. Quizá pienses que este no sea tu caso, pero si tienes más de una empresa o llevas el control de más de una esta característica es crucial. No sirve de nada tener un software limitado en el cual no puedas emplear en otros proyectos. Como hemos comentado anteriormente el poder definir varios perfiles de usuarios con distintos permisos de acceso y distinto rango de jerarquía, debe permitir tener administradores y usuarios, cada uno con sus permisos y credenciales de acceso.
Facilidad de uso
Su fácil manejo e intuición es otro factor importante a la hora de decantarnos por un software, con esta característica estamos buscando que cualquier persona con unas nociones mínimas sobre la materia sepa utilizar el programa sin apenas tener que ser formado. Con esto queremos evitar las complejas curvas de aprendizaje que demandan un valioso tiempo que nuestro negocio no dispone. La facilidad para introducir asientos contables, introducción de asientos repetitivos, acceso fácil y sencillo a las cuentas contables, opciones de búsquedas, impresión de informes, etc. son como hemos dicho al principio factores influyentes.
Crear informes contables
Disponer de un software que termita sacar de forma periódica balances de situaciones, cuentas de pérdidas y ganancias o cualquier otra información que pueda servir a terceros. Otro punto para tener en cuenta es el poder presentar liquidaciones de IVA, modelos de IRPF, cuentas anuales, libros de ingresos y gastos, Registro Mercantil, y poder exportarlos en diferentes formatos.
Generar registros de auditorias
Poder realizar auditorías sobre cualquier entidad es un punto para en cuenta, ya que facilitará el trabajo. Disponer de la información de quien ha accedido al libro contable, cuando y quien ha podido eliminar datos, consultar información, haberla editado, es un punto para tener en cuenta para controlar los movimientos de los usuarios del programa.
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Flexibilidad modular de configuración
Configurar las funciones que necesitas dentro de la interfaz para ganar en rendimiento eficacia. Debe de ser fácil de configurar y adaptarse a las necesidades de las distintas empresas que forman parte del sector económico. De nada te servirá tener un software con opciones que nunca vas a utilizar.
Opciones de escalabilidad
No tener que aprender a utilizar una nueva herramienta en un futuro es un factor que debemos de tener muy presente. Debemos de optar por una herramienta que sea capaz de adaptarse a un posible crecimiento de tu empresa. Por lo tanto, un software para un tamaño de empresa determinado lo más seguro es que se quede obsoleto en cuanto esta comience a crecer.
Automatización de tareas
Automatizar el trabajo es un aspecto fundamental en un software de estas características. Por ejemplo, la automatización de creación de facturas, el pago de nóminas, pago de cliente o proveedores. Un software contable tiene que ser capaz de coger datos y ejecutarlos por su propia cuenta, siempre claro está bajo tu supervisión, ya que los errores humanos existen, y poder detectarlos rápidamente es una tarea muy demandado por los programas de contabilidad. Nuestro software tiene que detectar por si solo donde hay un fallo, ya que dejar todo en manos del usuario puede ser contraproducente. Hay que asegurarse que entre sus características esté la de detectar y avisar al usuario en el momento que exista un error.
Guardado seguro de datos
Aquí entramos en un tema un tanto delicado como es el almacenamiento de los datos. No podemos conformarnos solo con que el programa guarde los datos de forma local. Debemos tener en cuenta que el software sea capaz de guardas las copias de seguridad en la nube evitando perdidas de información en el caso de que el ordenador sufra daños o le entre algún virus.
