Aunque todos sabemos que no debería ser así, que estamos muy avanzados tecnológicamente, que nuestra empresa cuenta con este sistema y aquél otro, que hacen que nuestra producción sea la envidia del sector. A pesar de todo, a día de hoy todavía son muchas las que continúan apoyándose en papel como parte de su proceso de distribución y reparto. Posiblemente porque no hemos medido el coste adicional que habría que repercutir a nuestro producto, derivado de los problemas que se pueden generar en este aspecto. Problemas que pueden ir desde la pérdida de documentación que, recuerda, estará firmada por tu cliente, hasta modificaciones hechas “a mano” sobre el documento y que nunca tuvieron reflejo en el sistema, anulaciones, observaciones de tu cliente hacia dirección de las que nunca hubo constancia, y como estas un sinfín de posibilidades.
Afortunadamente existen soluciones que te permiten olvidarte de todos estos problemas, posibilitan que esta parte de tu negocio esté en línea con el resto de la empresa, y además contribuyen con el medio ambiente eliminando esa cantidad de papel innecesario.
Imagino que ya habrás recibido algún paquete en casa, como entrega de alguna compra que hayas hecho online. Dependiendo de lo que estés recibiendo, es posible que lo único que hayas tenido que hacer haya sido dar tu DNI, y hacer un garabato con el dedo sobre la pantalla (hecha añicos a veces), del dispositivo que te ofrece el repartidor. ¿Verdad? ¿Bueno, y ya está? ¿Con eso es suficiente? Sí, con esto es suficiente siempre y cuando las dos partes estén de acuerdo en reconocer esa firma. Es decir, esa firma será válida hasta que deje de serlo.
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Existen varias formas de recoger la firma de una persona y asociarla a un documento. Estas tendrás más o menos fuerza legal, cuanto mayor sea la seguridad y las normas que se apliquen sobre ella. Os detallo a continuación las que me parecen más interesantes, siempre dirigidas a la recogida de firmas desde una app móvil.
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Firma sobre la pantalla SIN certificado
Firma electrónica SIN certificado. Este es el modelo más simple y por tanto con una validez jurídica más ligera. Como os decía antes, mientras que ambas partes estén de acuerdo en que esa firma es correcta, no habrá problemas. Ahora bien, si la transacción se complica, tanto uno como otro pueden decir que esa firma no vale, y efectivamente no vale. Piensa que el repartidor se puede haber equivocado de casa, ir a la del vecino (que casualmente conoce tu DNI), y firmar con un garabato inventado quedándose así tu paquete. No hay garantías ni de quien firma ni de cómo se firma.
Esa firma se incrustará como una imagen en el documento, y poco más. No existe ningún control posterior sobre modificaciones de este.
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Firma sobre la pantalla CON certificado
Firma electrónica CON certificado. Este mecanismo es exactamente igual que el anterior, pero por lo menos en esta ocasión, cuando el sistema genera el documento con la imagen de la firma incrustado, utiliza un certificado digital que el dispositivo debe tener instalado, para añadir la información de este certificado al documento. Con esto al visualizar el documento podremos ver tanto la imagen con la firma del cliente, como los datos del certificado digital del dispositivo móvil, así como los datos del momento de la firma. Así, si posteriormente el documento es editado, podremos saber que esa firma no se aplica sobre la información actual del mismo, si no sobre una copia anterior de la que ya no tenemos información. Por tanto, esa firma no se aplicaría sobre el documento.
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Firma con dispositivos de recogida de datos biométricos
Firma biométrica. Para la recogida de datos biométricos de la firma, necesitaremos obviamente una herramienta capaz de capturar estos datos. Podremos utilizar un lápiz digital destinado a este fin, con sensores de presión y fuerza tanto en el puntero como en los puntos de sujeción, o en lugar de esto, usar una tableta que medirá también presión, velocidad, etc. datos estos que pueden permitir diferenciar tu firma de la de cualquier otra persona.
Aquí contaremos con distintas opciones para la obtención e inserción de la información en el documento. Desde plataformas online que reciben en tiempo real esta información, junto con el documento, y te lo devuelven firmado y con todas las garantías de su servicio, hasta aplicaciones que por sí mismas incrustan la información en el documento. Estas últimas, garantizan mediante un certificado digital, quién certificó esa firma, además de quién la firmó manualmente.
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Envío del documento al cliente, para que lo firme mediante su propio certificado
Firma del cliente mediante su propio certificado. Esta opción descarga la responsabilidad de la firma del documento, al propio cliente. No es tan versátil, pues todos tus clientes deben tener instalados y en vigor su propio certificado digital. Además, perdemos esa inmediatez que tenemos con el resto de las opciones, pero no por ello vamos a sacarla de esta lista.
En este caso el repartidor se limita a enviar por correo el documento a la cuenta del cliente. Este lo tendrá que descargar y firmar utilizando un certificado digital instalado en su equipo. Una vez firmado, se lo reenvía al repartidor dando por finalizada la transacción.
Existen plataformas destinadas a la firma de documentos, que se basan en este mecanismo para la recogida de firmas que, aplicando sus directivas y políticas de seguridad garantizan que el documento ha sido firmado por quien dice haberlo firmado, y en el momento que dice haberlo hecho.
Como refuerzo para todos estos sistemas, debemos tener claro que cuanta más información seamos capaces de recoger del momento de la firma, mucho más respaldado estará el documento si hubieses que recurrir a terceros para la validación de la misma. Es decir, podemos recoger datos como la geolocalización del momento de la firma, datos del dispositivo, o incluso imágenes de las personas firmantes, por qué no. Todo esto asociado al documento firmado, con el uso de un certificado digital que garantice que no se ha editado el mismo una vez firmado, darán a nuestro documento más fuerza antes una revisión posterior.
El uso de una u otra forma va a depender como es lógico, de la necesidad de autenticidad que vayan a exigir tus documentos, y del destino al que vaya dirigida tu mercancía. Ni todos los documentos se pueden firmar con un garabato sin ningún control, ni todos los clientes tienen porqué disponer de un certificado digital. Es por ello que conozcamos lo más interesante que el mercado nos ofrece en cuanto a este tema, y que seamos capaces de decidir cuál es nuestra necesidad.
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