¿Cuantas veces has oído lo de que «para mejorar, hay que medir», «todo lo que se puede medir, se puede mejorar», etc.? Seguro que muchas, y si ademas gestionas una empresa, más todavía.
Cuando hablamos de medir, hablamos de adquirir conocimiento o de obtener información con respecto a algo, un proceso, un proyecto o por ejemplo las funciones de un empleado. Cuando medimos, podemos saber el desempeño de lo que se está haciendo.
Lo que ocurre, es que muchas veces confundimos medir con disponer de información en ingentes cantidades, pedimos informes y listados interminables, documentos Excel con registros guardados, información exportada del ERP, etc. Pedimos toda la información posible, la leemos como podemos, analizamos y la medición es una mera conclusión que saquemos de nuestra cabeza. Meeeeec, error.
Para medir, el sistema más eficiente es el de los KPI (Key Performance Indicators), también llamados Indicadores Clave de Desempeño; un KPI es simplemente una métrica que permite medir y cuantificar un objetivo
Medir por medir, es tontería
Es importante que la definición de los KPI no se nos vaya de la manos y empezamos a ver objetivos y mediciones en todo. Para elegir los KPI correctos, hay que comprender exactamente que es lo importante para la empresa, algo que dependerá también del departamento o área de la empresa que analice esto. Si no, acabaremos con infinidad de KPI que medir, de la misma forma que nos ocurría con los informes y listados. UN KPI es una métrica, pero no todas las métricas son KPI.
Una vez decidido el objetivo a medir, determinamos los correspondientes KPI, que deben de reunir una serie de condiciones:
- Específico. Que se claro, no tengo que pararme a pensar cada vez que es lo que está midiendo o calculando exactamente.
- Medibles. Hay que elegir cosas cuantificables, no puedo medir el estado de ánimo de un empleado, pero puedo cuantificar una encuesta de satisfacción.
- Alcanzable. Está claro que mi un indicador de rentabilidad tienda a infinito, pero hay que ser realista con lo que se puede alcanzar realmente.
- Relevante. Medir el número de monedas que hay en la caja no es relevante, el nivel de liquidez sí.
- A Tiempo. Quiero información actual, que pueda ver al momento y actuar.
Es decir, unos KPI claros y concisos que permitan medir qué es lo que está ocurriendo y que está provocando.
imagen: reway2007