CONDICIONES DEL SERVICIO – OFIMÁTICA DIGITAL
1 Contenido del servicio.
La prestación de servicios ofrecida por OFIMÁTICA DIGITAL consistente en la utilización de las herramientas de gestión empresarial disponibles en el portal www.digitaldocu.com para su explotación a través de Internet, estando las aplicaciones alojadas en la plataforma Azure de Microsoft y replicadas en uno de los Centros de Proceso de Datos gestionados por OFIMÁTICA DIGITAL. Los servicios de OFIMÁTICA DIGITAL conllevan la introducción en los procesos corporativos del CLIENTE de una potente herramienta de gestión documental, así como la integración opcional con el ERP propiedad de CLAVEi. OFIMÁTICA DIGITAL pone a disposición de CLAVEi, sus servicios profesionales para la realización de actividades al CLIENTE en concepto de asesoría, consultoría y formación en la definición, puesta en marcha y ejecución de procesos de planificación y gestión sobre las plataformas DIGITAL DOCU.
No está incluido en el contrato: el análisis, diseño y desarrollo de soluciones informáticas para la automatización de la integración de las plataformas DIGITAL DOCU ni complementarias a DIGITAL DOCU, ni otras necesidades de servicios profesionales requeridas por el CLIENTE. La realización de estos servicios adicionales requerirá en cada caso del correspondiente Contrato de Proyecto, en el que OFIMÁTICA DIGITAL y CLAVE Informática, s.l. aplicarán las tarifas vigentes en ese momento para este tipo de servicios en función del perfil del personal requerido en la ejecución del mismo y las condiciones particulares de cada caso.
2 Condiciones del servicio.
2.1 Disponibilidad y aplicación de datos.
Con el objeto de garantizar el mejor entorno de seguridad física y accesibilidad telemática posible, OFIMATICA DIGITAL no mantiene los equipos informáticos que dan soporte a los servicios DIGITAL DOCU en sus propias instalaciones, sino que trabaja con proveedores de reconocido prestigio y solvencia para el alojamiento de sus equipos y aplicaciones. Mediante la aceptación de las presentes condiciones de contratación, el CLIENTE autoriza expresamente a que los datos que él mismo introduzca en el sistema informático de OFIMATICA DIGITAL sean alojados en los servidores propios de la misma o en los de la empresa encargada del alojamiento de sus sistemas. Esta empresa puede variar por razones técnicas o de necesidad empresarial, siempre en búsqueda de la prestación de un mejor servicio para los usuarios, por lo que el CLIENTE autoriza a que llegado el caso se lleve a cabo este cambio de empresa prestadora del servicio.
OFIMÁTICA DIGITAL traslada al CLIENTE la garantía de servicio que recibe de la o las entidades proveedoras de hosting y conectividad que alojan los servicios DIGITAL DOCU. Esta garantía de servicio puede ser modificada periódicamente, siempre hacia parámetros más estrictos de garantía de disponibilidad, conforme OFIMÁTICA DIGITAL y sus proveedores aprovechan la evolución de la tecnología y la competitividad del mercado para mejorar las condiciones de oferta del servicio. OFIMÁTICA DIGITAL trabaja con todos los medios técnicos y humanos a su disposición, y en coordinación con las entidades proveedoras de hosting y conectividad, para mantener las aplicaciones accesibles y operativas en todo momento. En todo caso, en el supuesto de que el acceso al sitio DIGITAL DOCU no estuviese operativo durante más de dos horas, DIGITAL DOCU ofrece la posibilidad de poder operar con unos de nuestros servidores redundados a través de una dirección IP del tipo http://XXX.XXX.XXX
OFIMÁTICA DIGITAL garantiza en el modelo de licenciamiento/contratación Cloud la ejecución de copias de seguridad diarias sobre los datos almacenados en los sistemas que alojan los servicios DIGITAL DOCU. En el modelo de licenciamiento/contratación “Hibrido” no se incluyen los documentos escaneados/archivados que nunca estarán alojados en el servidor de DIGITAL DOCU, estos permanecerán en el servidor del CLIENTE y será él quien se ocupe de realizar las copias de seguridad oportunas responsable en última instancia
2.2 Dimensionamiento de datos y comunicaciones
En este momento OFIMÁTICA DIGITAL no establece límites (límites están establecidos en la tarifa de precios) al volumen de datos que el CLIENTE puede almacenar en cualquiera de los servicios DIGITAL DOCU, ni al volumen de datos que puede transferir entre sus instalaciones y dichos servicios durante un periodo determinado. OFIMÁTICA DIGITAL se reserva el derecho de modificar esta condición en cualquier momento, en función de la evolución del servicio y buscando siempre una mayor calidad en el uso del servicio para sus usuarios, a la vez que se desarrollan soluciones específicas para aquellos usuarios con necesidades especialmente intensas en almacenado o transferencia de datos.
2.3 Registro de visitas
OFIMÁTICA DIGITAL comunica al CLIENTE, que la navegación de los usuarios por las aplicaciones DIGITAL DOCU podrá ser registrada y analizada con el objetivo de mejorar el servicio y la propia aplicación. El registro de accesos realizado con este efecto no contendrá información ni personal ni empresarial referida al CLIENTE, limitándose a datos estadísticos de acceso a páginas Web de la aplicación.
2.4 Mantenimiento y actualizaciones
Los servicios proporcionados por OFIMÁTICA DIGITAL sobre su plataforma de gestión documental DIGITAL DOCU incluyen la ejecución de acciones de mantenimiento correctivo (resolución de errores software y recuperación de la integridad de los datos) y de mantenimiento preventivo (monitorización de la evolución de la aplicación y sus datos, de la estabilidad del sistema, de la adecuación del dimensionamiento del sistema). Los servicios ofrecidos sobre DIGITAL DOCU incluyen la actualización de las aplicaciones nuevas, mejoradas funcionalidades en cuanto éstas están disponibles, a las que el CLIENTE tendrán acceso mientras el presente Contrato de mantenimiento se mantenga vigente.
OFIMÁTICA DIGITAL comunicará puntualmente a CLAVEi para que informe al CLIENTE sobre estas actualizaciones. Estos servicios por mantenimiento y actualizaciones suponen un coste adicional del 18% (sobre el coste de las licencias) anual que será facturado 30 días después de la puesta en marcha de la solución. En el modelo de uso SaaS el precio del mantenimiento está incluido en la cuota mensual.
Dado el modelo de distribución en el que está basada la solución DIGITAL DOCU el pago del mantenimiento anual es obligado mientras el CLIENTE desee hacer uso de DIGITAL DOCU, la falta de pago de este contrato de mantenimiento otorgará a OFIMÁTICA DIGITAL el derecho a cancelar el acceso al CLIENTE tanto al Back-end como al Front-end de la solución. En el caso de que el CLIENTE solo necesite mantener su acceso a DIGITAL DOCU para visualizar los documentos que haya indexado hasta el momento se le ofrece la posibilidad de contratar un tipo de mantenimiento denominado “Parking” que supondrá un 50% de descuento sobre el total que estuviese pagando hasta ese momento en concepto de mantenimiento. En el caso de optar por el modelo de uso SaaS (pago por uso) este precio incluye tanto el mantenimiento como las actualizaciones de los módulos contratados. El contrato será mensual o trimestral y este será prorrogado de forma automática en caso de no avisar con 15 días de antelación sobre la intención de cancelar total o parcialmente dicho contrato. Una vez finalizado el contrato y solo en el caso de que el CLIENTE hayan contratado también la custodia de los documentos en cualquiera de los servidores propiedad de OFIMÁTICA DIGITAL, el CLIENTE podrá pedir una copia de todos sus documentos y OFIMÁTICA DIGITAL estará obligada a facilitar los mecanismos necesarios para que los documentos sean almacenados definitivamente bajo la responsabilidad del CLIENTE, liberando así de cualquier responsabilidad a OFIMÁTICA DIGITAL sobre la custodia de los mismos. En el supuesto de que el CLIENTE no hiciese efectiva la posibilidad de recuperación de sus documentos en un periodo superior a un mes, OFIMÁTICA DIGITAL no garantizará la disponibilidad de los mismos transcurridos ese plazo.