Actualizado.- 23/09/2020
El uso generalizado de software para empresas ha convertido al Software Erp para pymes en el eje sobre el que gira cualquier tipo de negocio. Su adaptabilidad y sus funciones son solo dos de sus características más destacadas, pero antes de comentarlas, quizá sea necesario explicar en qué consiste y cómo puede ayudar a mejorar los resultados de nuestra empresa.
¿Qué es un ERP?
Un ERP (siglas de ‘Enterprise Resource Planning’ o ‘Planificación de Recursos Empresariales’) es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que nos permiten automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de nuestra empresa, facilitando y centralizando la información de todas las áreas que la componen: compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, servicios, proyectos y atención al cliente.
Algunas de las principales características de un software ERP son su modularidad y escalabilidad, es decir, la posibilidad de implementar aquellas funcionalidades que necesita en todo momento nuestra empresa sin limitar ni hipotecar el crecimiento o necesidades futuras, asegurándonos desde el inicio la inversión.
Es imprescindible para el éxito de la implantación del ERP, una consultoría previa que revise nuestro modelo empresarial, su estrategia, los procesos que lo rigen y los flujos de información necesarios entre los distintos departamentos que la forman, aprovechando dicho cambio para revisar, modelar y mejorar todos aquellos aspectos y procesos que consideremos.
La premisa básica y esencial de un ERP es centralizar y unificar los datos procedentes de las distintas áreas de nuestra empresa, evitando su duplicidad y facilitando la fluidez de la información: política de dato único.
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Principales beneficios de un ERP
1. Optimización de los procesos de gestión
La coherencia, homogeneidad de los datos e interacción entre las distintas áreas de la empresa desde una única herramienta, permite mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización.
2. Mejora el proceso de toma de decisiones
La centralización de la información, aumento de su calidad y disponibilidad en tiempo real, agilizan y mejoran extraordinariamente los tiempos de respuesta.
3. Seguridad de datos
Todos los datos de la empresa se encuentran en un único contenedor (base de datos) y su acceso protegido y restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de mantenimiento y backup.
4. Modularidad y Escalabilidad
El uso de cualquier herramienta de gestión no debe suponer nunca un freno al crecimiento o evolución de la empresa. Un buen solución ERP debe de cubrir las necesidades actuales y disponer de módulos adicionales para ser desplegados o incorporados en cualquier momento.
5. Adaptación a las necesidades reales
Mediante una consultoría previa donde se definen los requerimientos y necesidades de la empresa, el ERP debe configurarse y adaptarse totalmente a ella, si bien es cierto que durante esta fase deben cuestionarse y revisarse los principales procesos desencadenantes de la actividad principal de la empresa.
6. Mayor control y trazabilidad
Cualquier interacción en el ERP queda registrada, permitiendo realizar un seguimiento exhaustivo o auditoría del dato, proceso o documento.
7. Automatización de tareas
Las tareas periódicas o repetitivas (informes, seguimientos, comunicaciones, reclamaciones, etc.) pueden automatizarse para reducir al mínimo la dedicación de recursos y centrarse en aquellas más productivas.
El aumento de eficiencia conseguida, la disminución de errores y la reducción de tareas, permiten disminuir los costes empresariales y ganar en competitividad.
¿Por qué necesitan las empresas un software de gestión ERP?
Fundamentalmente porque no se puede seguir trabajando «como siempre» con la única excusa de que «así se ha hecho toda la vida y funciona». No ponemos en duda que así sea, pero sí que se pueda competir en igualdad de condiciones con la competencia.
El objetivo primordial de un software ERP no es tanto el cambiar la forma de trabajar como el poder responder a los clientes en poco tiempo. Poder informar de dónde está un pedido o de qué ha sucedido con la mercancía que se esperaba es una virtud imprescindible para ambas partes del proceso de venta.
Quizá muchos se pregunten si esta inversión merece o no la pena. La respuesta es un rotundo sí ya que:
- A mayor rapidez de trabajo, mejor opinión sobre tu empresa y mayor volumen de pedidos.
- La inversión se recupera en unos meses.
- El ahorro de tiempo arriba comentado es directamente proporcional a una mejora en la eficacia de cada trabajador.
- Su uso es muy sencillo y fácil de entender.
Conclusión
La digitalización de los procesos estratégicos empresariales comprende una de las áreas fundamentales de la transformación digital. El uso de un herramienta ERP en una empresa significará el inicio de una nueva etapa en la que se podrá anticiparse a los problemas que puedan ir surgiendo en la actividad comercial. Con su ayuda, será mucho más sencillo hacer planificaciones para el futuro, potenciar aquellos departamentos que podrían ofrecer mejores resultados y marcar una línea a seguir que termine en el éxito.
Un programa ERP puede, y debe, convertirse en el esqueleto de nuestro negocio. Confiando en sus prestaciones se pueden lograr buenos resultados y allanar el camino para convertir una empresa en más competitiva y flexible. El negocio comenzará a adaptarse a los clientes y no al revés. El más de lo mismo y las obsoletas formas de trabajar quedan atrás para nunca volver a lastrar el desarrollo de la empresa.
